заполнение счет-фактуры

Плательщики нередко сталкиваются с ситуацией, когда налоговый орган отказывает в применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, составленным с нарушением порядка, установленного пунктами 5 - 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ). Чтобы избежать спорных ситуаций и трудностей при получении вычетов, рассмотрим, какие именно сведения должны указываться в строках счета-фактуры, и в каких случаях у плательщика могут возникнуть трудности при получении вычетов.Постановлением Правительства РФ от 02.12.200 №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление №914) установлены следующие показатели, которые должен содержать счет-фактура.

В строке 1 – порядковый номер и дата выписки счета-фактуры.

Как и любой документ, счет-фактура должен содержать порядковый номер, причем нумерация осуществляется в порядке возрастания (на это указано, например, в письме МНС России от 21 мая 2001 года №ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Однако, Постановление №914, как, впрочем, и НК РФ, не содержит в отношении нумерации счета-фактуры никаких специальных положений, поэтому налогоплательщик должен самостоятельно решить, каким образом присваиваются номера этому документу. Способ нумерации счетов-фактур (как общепринятый, так и отличающийся от него) лучше закрепить в учетной политике.

В отношении даты выписки счета-фактуры отметим следующее. В соответствии с нормами статьи 168 НК РФ общее правило даты выписки счета-фактуры – не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав. Следовательно, не всегда дата счета-фактуры и дата отгрузочных документов будут совпадать. Главное, чтобы этот разрыв не был более установленного срока. В случае, когда максимально возможный срок выставления счета-фактуры выпадает на выходной или праздничный день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Следует сказать, что отсутствие порядкового номера и даты выписки счета-фактуры может привести к потере права на вычет по такому счету-фактуре (если налогоплательщик не представит в инспекцию исправленный продавцом документ), поскольку НК РФ относит указанные реквизиты в состав обязательных. Того же требует и Постановление №914, поэтому такой счет-фактура наверняка будет квалифицирован, как составленный с нарушением установленного порядка. И, как следствие, налоговый орган откажет в праве на вычет. Отметим, что в таких случаях и суды поддерживают точку зрения контролирующих органов.

В строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами.

В строке 2а - место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами.

В строке 2б - идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца.

Согласно составу показателей типовой формы счета-фактуры, данной в Постановлении №914, наименование продавца в счете-фактуре должно полностью соответствовать записям о его наименовании в учредительных документах.

Таким образом, в данной строке может быть указано либо «общество с ограниченной ответственностью «А», либо ООО «А».

Крестьянские (фермерские) хозяйства, являясь индивидуальными предпринимателями, могут иметь собственное наименование, поэтому такие субъекты могут указывать в счете-фактуре и собственное наименование. Также, отметим, что если плательщик НДС в строке 2 счета-фактуры, помимо наименования в соответствии с учредительными документами, указал какие-то иные сведения, например ООО «А», склад №1, то в соответствии с налоговым законодательством нельзя признать такой счет-фактуру оформленным с нарушениями статьи 169 НК РФ, поскольку – «склад №1» выступает в качестве дополнения к обязательному реквизиту счета-фактуры. Как правило, такие случаи заполнения счетов-фактур встречаются при наличии у плательщика обособленных подразделений.

Если счет-фактура выставляется обособленным подразделением организации, то в строке 2 также указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика (головной организации), так как обособленное подразделение не является самостоятельным плательщиком НДС. На это, в частности, указано в письме Минфина Российской Федерации от 4 мая 2006 года №03-04-09/08.

А вот указание в качестве поставщика названия подразделения без наименования юридического лица или фамилии и инициалов индивидуального предпринимателя означает, что строка «Наименование продавца» в счете-фактуре заполнена с нарушением положений статьи 169 НК РФ.

Следует обратить внимание, что в строке 2а следует указывать адрес тот же, что и в учредительных документах продавца, а не какой-то иной.

Состав реквизитов счета-фактуры законодательно установлен в пункте 5 статьи 169 НК РФ, поэтому ни один из них не может быть удален по усмотрению налогоплательщика, выписывающего указанный документ.

Важными являются такие реквизиты счета-фактуры, как идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) продавца. Напомним, что ИНН и КПП присваиваются плательщику при постановке на учет в налоговом органе. Несовпадение или отсутствие данных реквизитов очень часто становится причиной судебных разбирательств.

Поэтому хочется посоветовать плательщикам, сомневающимся при заключении договора по поводу своего контрагента, либо попросить своего партнера подтвердить всю информацию о себе учредительными документами, либо отказаться от сделки вообще.

Заметим, что Постановление №914 в счете-фактуре требует указывать не только ИНН, но и КПП (код причины постановки на учет). Эти реквизиты касаются и покупателя, и продавца.

В письме Минфина Российской Федерации от 5 апреля 2004 года №04-03-11/54 разъяснено, что требование об указании КПП в счете-фактуре является обязательным, так как код причины постановки на учет является дополнением к ИНН.

В строке 3 - полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель - одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя.

В строке 4 - полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

При заполнении данных строк счета-фактуры могут возникнуть проблемы. Если при оформлении счета-фактуры организацией-продавцом, являющейся одновременно грузоотправителем, в строке 3 счета-фактуры проставлен прочерк, то этот счет-фактура может быть квалифицирован как составленный с нарушением порядка. Прочерки, согласно письму МНС №ВГ-6-03/404 от 21.05.2001, ставятся в строках и графах только в случаях, предусмотренных Постановлением №914, а именно, когда некоторые из строк и граф счета-фактуры не могут быть заполнены по причине отсутствия необходимой информации.

Поэтому при заполнении строки 4 в любом случае указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а по строке 6 указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Обратите внимание, если в счете-фактуре речь идет о реализации работ или услуг, то в данных строках счета-фактуры указываются прочерки, то же самое касается и объектов недвижимости. Такие комментарии также даны в письме МНС №ВГ-6-03/404 от 21.05.2001.

В строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).

В тексте налогового законодательства указано, что по данной строке указывается:

«Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)».

Как следует из текста НК РФ, эта строка заполняется только в случае получения авансов или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), в других случаях эту строку заполнять не нужно. Этот вывод подтверждается многочисленной арбитражной практикой.

В строке 6 - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

в строке 6а - место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

в строке 6б - идентификационный номер и код причины поставки на учет налогоплательщика-покупателя.

По поводу заполнения строк 6 - 6б счета-фактуры стоит заметить, что все положения, рассмотренные выше относительно плательщика-продавца, справедливы и в отношении плательщика-покупателя.

Порядок оформления подписей на счете-фактуре

Правила оформления подписей на счете-фактуре установлены пунктом 6 статьи 169 НК РФ.

«Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя». Чтобы быть уверенным в действительности подписи, стоящей на счете-фактуре, рекомендуем покупателю заранее получить от продавца распорядительный документ, подтверждающий полномочие на подписание выставляемых от имени организации счетов-фактур.

Обратите внимание, если продавцом выступает юридическое лицо, то на счете-фактуре, как правило, должны присутствовать две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Следует знать, что подлинность подписей в счете-фактуре должна быть безусловной. Если в ходе проверки будет установлено, что счет-фактура подписан не уполномоченным на такие действия лицом, то плательщик НДС не сможет получить вычет по такому счету-фактуре.

Факсимильная подпись на счете-фактуре

Отметим, что в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных поставщиком сумм налога к вычету или возмещению, то есть, по сути, является документом налогового учета. Правоотношения в области налогообложения регулируются НК РФ, который не предусматривает возможность проставления факсимильной подписи на счетах-фактурах.

Следует также указать, что ни нормы налогового законодательства по НДС, ни Постановление №914 не предоставляют плательщику право выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по НДС.

Таким образом, он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, предъявленные продавцом, на основании счета-фактуры, оформленного в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Итак, мы рассмотрели, каким образом должен быть заполнен счет-фактура, чтобы у налогоплательщика, претендующего на вычет, не возникло осложнений при реализации права на вычет сумм «входного» налога. В заключение хочется отметить еще одно.

Несмотря на то, что требование о наличии печати на счете-фактуре в НК РФ снято уже давно, не указывает на наличие печати и типовая форма счета-фактуры, практика свидетельствует о том, что налогоплательщики не отказались от ее использования. Следует отметить, что, если плательщик получает счет-фактуру, заверенный печатью продавца, в этом нет ничего страшного, поскольку это нельзя признать нарушением порядка оформления счета-фактуры.

Обращаем внимание на то, что если обычный счет-фактура может быть и не заверен печатью продавца, то исправленный счет-фактура без печати продавца не может быть признан действительным. Такие требования в отношении исправлений, внесенных в счета-фактуры, выдвигает пункт 29 Постановления №914: «Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления».

Отдел косвенных налогов
Управления ФНС России по Тамбовской области