командировочные расходы

Работники организации периодически направляются в заграничные командировки, при этом аванс им выдается в рублях, а валюту работники приобретают самостоятельно. Как в целях налога на прибыль рассчитать и подтвердить командировочные расходы?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/73293 от 24.09.2019.

В соответствии со статьей 168 ТК при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

В силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. При этом затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу ЦБ на дату выдачи подотчетных сумм.

Расходы на командировку должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а именно:

· должны быть экономически обоснованны;

· подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

· произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом для целей налога на прибыль организаций под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Об этом напоминает Минфин в письме № 03-03-06/1/74132 от 26.09.2019.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли расходы на проживание работника в гостинице при пребывании в служебной командировке должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ.

При этом нарушение гостиницей соответствующих норм отраслевого законодательства РФ само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика.

Высокопоставленные чиновники не экономят на командировочных, выяснили авторы расследования, которое провела «Трансперенси интернешнл Россия». Такие данные стали доступны благодаря актам выполненных работ, которые публикуются на сайте госзакупок.

Только Минпромторг в 2016–2017 гг. потратил на проживание своих представителей в ходе зарубежных поездок минимум 19,2 млн руб., пишут  «Ведомости», ознакомившиеся с результатом расследования. А министр Денис Мантуров во время зарубежных командировок селился в 5-звездочных отелях, выбирая номера президент-класса.

Так, в 2016 г. Мантуров ездил в Джакарту налаживать торговлю России и Индонезии и останавливался в президентском номере отеля The Ritz-Carlton за 218 408 руб. в сутки. В том же 2016 году во время поездки в Шанхай он провел сутки в президентском номере отеля The Peninsula Shanghai за 1,388 млн руб. в сутки (площадь 400 кв. м, двухэтажная большая столовая, гостиная с камином и балконом, кабинет, туалетная комната для гостей, просторная отдельная гардеробная с радио, погодной панелью и сушилкой для ногтей, мраморная ванная комната, ежедневная корзина с фруктами и местная газета). Другие сотрудники ведомства в командировках тоже проводили время с комфортом. Так, ночь, проведенная в 2016 г. замминистра Георгием Каламановым в номере делюкс иерусалимского The David Citadel Hotel обошлась налогоплательщикам в 45 949 руб., а две ночи в люксе дубайского Five Palm Jumeriah Dubai — в 53 660 руб.

Как пояснила пресс-служба Минпромторга, общий объем средств федерального бюджета на командировочные расходы согласовывается при формировании проекта федерального бюджета на соответствующий год и плановый период. Решения о направлении сотрудников центрального аппарата Минпромторга России принимаются правительством при командировании министра, министром — при командировании заместителей и помощников министра, советников и директоров департаментов министерства. В ходе проверок Счетной палатой Российской Федерации исполнения федерального бюджета за соответствующий год осуществлялись в том числе проверки командировочных расходов.

Расходы госбюджета на поездки чиновников — слепая зона для контролирующих органов, говорит один из авторов исследования Игорь Сергеев. Формально существуют предельные нормы расходов на проживание чиновников во время зарубежных командировок, но эти ограничения легко обойти — во-первых, чиновник может просто получить от своего руководителя разрешение превысить нормы и это считается достаточным обоснованием.

Кроме того, в 2005 г. правительство своим постановлением вывело из-под действия ограничений министров и их заместителей, руководителей госкомитетов, федеральных служб и федеральных агентств, а также их заместителей и всех членов правительственных делегаций. Как разъяснил Минфин, министры должны согласовывать с премьером только направление и цели поездки, ее стоимость не лимитируется, отмечает Сергеев. По данным Казначейства и Счетной палаты, бюджетная отчетность не предусматривает отдельной графы, отражающей расходы на командировки, поэтому такие расходы фактически остаются вне контроля.

По мнению авторов доклада, и нормативная база, и правоприменительная практика здесь нуждаются в доработке.

Для сотрудника, направляемого в командировку, приобретен электронный авиабилет. Чем подтвердить факт расходы для целей налога на прибыль? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы, являются сформированная автоматизированной информационной системой маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В большинстве случаев размер суточных командированным сотрудникам составляет 700 рублей, выяснилось в ходе опроса, который пошел на нашем сайте. Так ответили 72% респондентов.

Дело в том, что именно эта сумма не облагается НДФЛ, и платить больше работодатели не видят смысла.

Только каждая десятая фирма платит суточные выше этой необлагаемой суммы.

Напомним, Ранее сервисом OneTwoTrip for Business был проведен опрос, в ходе которого 71% командированных сотрудников заявили, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок.