личная карточка Т-2

В личной карточке работника Т-2 закончилось свободное место для внесения изменений паспортных данных и адреса места жительства. Как поступить?

Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф». Уточняется, что в случае, когда в личной карточке работника закончился один из разделов, такую карточку можно дополнить новой страницей с соответствующим разделом.

Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно. Об этом сообщает Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Дело в том, что работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

Это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Роструд предупреждает, что за ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Напомним, ранее Минтруд подготовил ряд поправок, которые касаются бумажных трудовых книжек. Новый Приказ Минтруда после его принятия заменить собой вышеназванное постановление Правительства. Проект отменяет обязанность работодателя при каждой записи в трудовой собирать подписи сотрудников в личных карточках.

Добавим, на нашем сайте прошел опрос, в ходе которого мы выяснили, что большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Это мы выяснили в ходе опроса на нашем сайте.

Между тем кадровики задали вопрос Роструду про заполнение личных карточек. Речь шла о «полуавтоматическом» способе, когда Т-2 формируется в программе, распечатывается при приеме сотрудника, а в процессе трудовой деятельности в нее вписывать данные от руки шариковой ручкой: переводы, оформленный отпуск и т.д.

Роструд ответил, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем если вы их применяете, то вы можете вести личные карточки работников в электронном виде, а для проставления подписей — их распечатывать или вести личные карточки работников частично при помощи компьютера, а частично рукописно.

Еще один вопрос касался обязанности составления карточки Т-2 на внутреннего совместителя. Роструд ответил, что на такого работника нужна отдельная личная карточка Т-2, поскольку внутренний совместитель принимается на работу по отдельному трудовому договору (трудовому договору по совместительству) и является работником наравне с работниками, которые приняты по основному

Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2. Рассказываем, что ответили трудинспекторы:

1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно.

2) Коды в карточке проставлять не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета.

3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку.

Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом. Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д.

Вот что ответил Роструд:

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2, кроме требований, что раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов — простым карандашом.

Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В остальной части негосударственные организации вправе самостоятельно разработать порядок заполнения личной карточки.

Добавим, на нашем форуме недавно также обсуждался вопрос заполнения личных карточек. Бухгалтеры пытаются облегчить себе процесс заполнения этого документа, максимально автоматизировав его.

Коллеги делятся лайфхаками, как вести карточку в 1С, и при этом иметь на ней живые подписи сотрудников, датированные нужным числом.

Думаю, как оптимизировать ведение карточек, чтобы не вести всё вручную. Рассматриваю ещё один вариант — печатать при приеме 1-3 стр, подписывать, а при увольнении распечатывать уже последнюю страницу. Поделитесь, как вы ведёте учёт и хранение.

— спрашивает инициатор дискуссии с ником id19080557

Кто-то распечатывает из 1С всю карточку сразу при приеме сотрудника, а уже остальные записи в процессе работы делает вручную.

Однако некоторые бухгалтеры, которые выполняют и роль кадровиков, поступают хитрее.

Первые два листа при приеме печатаю, остальные при увольнениии.
Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно

— делится лафхаком Январь

Напомним, Минтруд разработал проект поправок в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно.

Однако пока этот проект не принят.

А как вы заполняете форум Т-2? Приглашаем вас принять участие в опросе.

Накануне Минтруд выложил текст будущего Порядка ведения и хранения трудовых книжек. По сравнению с ныне действующим порядком произошли некоторые изменения. Так, например, из нового Порядка полностью исключена норма о необходимости знакомить сотрудника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении под роспись в его личной карточке.

Более того, повторять в личной карточке запись, внесенную в трудовую книжку, больше не нужно.

При увольнении сотрудник должен будет расписаться в книге учета движения трудовых книжек, тогда как сейчас еще требуется подпись в личной карточке.

По-другому будут заверяться приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сейчас они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

По новому порядку вместо сургучной печати будет применяться печать организации либо кадровой службы организации (при наличии печати).

Медицинский университет в Самаре был привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч.1ст. 5.27 КоАП.

Как сообщает ГИТ в Самарской области, в ходе проведенной проверки в отношении ФГБОУ ВПО «СамГМУ» установлено, что в нарушение п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.054.2003 № 225, работодатель не знакомил работника с каждой вносимой записью о выполняемой работе в личной карточке формы Т-2 под роспись.

Также в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ на экземпляре трудового договора работодателя отсутствует отметка о получении экземпляра работником, трудовой договор не содержит информацию об условиях труда на рабочем месте.