первичные документы

Предприниматели на «вмененке» зачастую небрежно относятся к входящим документам, так как для определения суммы налога не требуется вести учет доходов и расходов. Однако порой такое такая небрежность выходит им боком.

Читательница нашего форума в панике. ИП на ЕНВД торговал спиртосодержащей продукцией. В один прекрасный день к нему нагрянула полиция, что неудивительно, учитывая нашумевшую историю с большим количеством отравившихся спиртными суррогатами в Иркутске.

В рамках операции "Боярышник" вся спиртосодержащая продукция у бизнесмена конфискована и теперь полицейские требуют документы на этот товар. А документов у ИП нет.

Предприниматель на ЕНВД. Полиция просит предоставить первичные документы, в частности документы на покупку товара
Но их нет, так как бухучет не ведется.
Не понятно, надо ли хранить первичку. Как БУ и НУ в данном случае связан с проверками полиции?
- Лилу_29

Участники обсуждения отметили, что бухучет с проверками полиции не связан и посетовали, что ИП не заботился о сохранности первичных документов.

Уж сколько лет пишем, что надо хранить документы на товар. Именно вот из-за таких случаев
Может он ворованный, может это контрафакт или незаконный импорт. Всё что угодно может быть, вплоть до вреда здоровью покупателя
- Над.К

Дать совет нашей читательнице можно в теме форума «Неналоговая проверка».

892 УПД

При оформлении рекомендованной формы универсального передаточного документа (УПД) необходимо учитывать специфику порядка составления такого документа, предупреждает ФНС РФ в письме № ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016 г. В этом письме налоговая служба отвечала на вопрос о правомерности включения в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи сопутствующих услуг.

УПД объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные статьей 169 Кодекса требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД им оформляется одновременно и отгрузка товара (работы, услуги), и выставление счета-фактуры по факту этой конкретной отгрузки.

В целях определения содержания факта хозяйственной жизни, документируемого первичным учетным документом, в рекомендованную форму УПД включено поле для отражения информации об основании проведения операции, позволяющей однозначно определить отношения, в которые стороны вступают при совершении операции.

Наличие множества оснований в рекомендованной форме УПД не дает возможности исполнения требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в части однозначного определения содержания факта хозяйственной жизни, в том числе для идентификации возникающих налоговых последствий.

Поскольку первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а в соответствии со статьей 38 Кодекса услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, следовательно, к моменту передачи товаров оказанная по тому же основанию услуга должна быть уже потреблена заказчиком. В таком случае отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи сопутствующих услуг не будет нарушать требований действующего законодательства.

ФНС РФ в письме № СД-4-3/8904 от 19.05.2016 г. рассмотрела вопрос о применении электронной цифровой подписи в первичных учетных документах бухгалтерского и налогового учета.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пункт 4 части 3 статьи 21 Закона 402-ФЗ). Однако, поскольку федеральные стандарты еще не утверждены, можно использовать при оформлении первичных учетных документо любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

ФНС так же напомнила, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами

Несмотря на то, что Общероссийским классификатором валют графического изображения рубля не предусмотрено, Минфин не возражает против использования этого символа в первичных документах, хотя и считает это ошибкой. Об этом сообщается в письме № 03-07-11/21095 от 13.04.2016 г.

Такая позиция обосновывается тем, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций или принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость.

Минфин РФ в письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 разъяснил, как долго надо хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества.

Чиновники отметили, что эти документы следует хранить четыре года, начиная с момента, когда основное средство было полностью самортизировано. В своем письме ведомство сослалось на подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и статью 252 НК РФ.

Кроме того, финансисты напомнили о сроке хранения «бухгалтерских» документов: такие документы, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Замена ранее принятого к бухучету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок законом «О бухгалтерском учете» не предусмотрена. Об этом напомнил Минфин РФ в письме от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Ведомство также отметило, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные документы, составленные как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Но при этом должны быть соблюдены требования, установленные законом о бухучете, нормативными правовыми актами по бухучету, и должны быть приняты во внимание особенности документооборота.

Чиновники намекнули, что при разработке способа внесения исправлений в «первичку» компания может взять на вооружение правила внесения исправления в счета-фактуры, содержащиеся в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/61 от 11 января 2016 г. уточняет порядок применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль.

В письме отмечается, что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую или усиленную неквалифицированную электронные подписи.

Необходимым условием является соблюдение требований закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Вместе с тем в ведомстве напоминают, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности.

Многие российские компании не спешат отдавать сторонним организациям ведение бухгалтерского учета из-за неуверенности в том, как происходит процесс передачи первичной документации.

Об этом рассказывают специалисты компании «Лорес Консалтинг».

В этой связи, эксперты рекомендуют еще на этапе заключения договора с аутсорсером продумать и зафиксировать все нюансы будущего общения.

«Чем детальнее в договоре описывается, какие конкретно действия (или  документы, являющиеся их результатом) входят в пакет услуг, тем проще будет обеим сторонам», - отмечают специалисты.

Подробней о том, как правильно передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, читайте в статье «Брак по расчету: клиент и бухгалтер-аутсорсер».

Партнерами спецпроекта «За кадрами» являются компании «UCMS Group»,  «Лорес Консалтинг»,  Intercomp, «Норд Аутсорсинг» и «Фингуру».

Минфин РФ в своем письме № 03-07-09/59679 от 19 октября 2015 года приводит разъяснения по вопросу составления счетов-фактур и ведения книги продаж при реализации услуг физическим лицам.

Ведомство отмечает, что поскольку физлица не являются плательщиками НДС и этот налог к вычету не принимают, в случае реализации им товаров, работ или услуг допускается составлять бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ.

Данный документ  должен содержать суммарные (сводные) данные по указанным операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал).

При этом в указанном случае в книге продаж следует регистрировать выданную покупателю бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ.