первичные документы

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/202 от 20.04.2012 уточняет порядок перевода на русский язык оправдательных документов по расходам работника в период его заграничной командировки.

Ведомство отмечает, что для отражения таких первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке.

При этом такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Ссылки по теме:

Расходы командированного на авиабилет до места пересадки уменьшают налог на прибыль - Клерк.Ру, 28.04.12

Расходы на командировку надомника уменьшают базу налога на прибыль – Клерк.Ру, 03.04.12

Утеря посадочного талона не лишает права учесть командировочные расходы на электронный билет – Клерк.Ру, 15.03.12

Сайты по теме:

Минфин РФ

Многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате согласно действующему законодательству необходимо хранить в течении 75 лет ( либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) c последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

При этом законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов, напоминает нашим читателям эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру» Екатерина Анненкова.

В своей статье «Первичная документация по учету кадров и заработной плате» автор приводит виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же напоминает сроки их хранения.

ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении № А02-861/2011 от 11.04.2012 подтвердил, что сама по себе копия счета-фактуры не может подтверждать получение товара предпринимателем, следовательно, факт получения ответчиком товара не был подтвержден.

ФАС отметил, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, обеспечивающими ведение бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции.

Также они должны содержать измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Судебными инстанциями установлено, что товарная накладная не подписана со стороны ответчика, а копия счет-фактуры, на которую истец ссылается в обоснование своих исковых требований о факте получения товара ответчиком имеет подпись без расшифровки. Иных письменных доказательств, подтверждающих передачу товара, в материалах дела не имеется.

Следовательно, в отсутствие подписанной товарной накладной и иных документов, копия счета-фактуры не может подтверждать получение товара предпринимателем.

Налоговая служба Тверской области информирует о применении налогоплательщиками первичных учетных документов в электронном виде в бухгалтерском и налоговом учете, а также в документообороте налогоплательщиков при взаимодействии между собой и с налоговыми органами.

Первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.


При этом ни действующим законодательством Российской Федерации, ни иными нормативными актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ-документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» также установлено, что:
- электронный документ-документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
- электронная цифровая подпись-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В соответствии с пунктом 1 статьи 4 данного Федерального закона электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

ФАС Уральского округа в Постановлении № Ф09-8157/11 от 16.12.2011 признал неправомерным доначисление налога, которое было произведено налоговым органом на основании сведений, содержащихся в книгах покупок и продаж, без исследования документов первичного учета.

ФАС указал, что с учетом данного обстоятельства суды сделали верный вывод о том, что расхождения между данными налогового и бухгалтерского учета, установленные налоговым органом при проверке, без исследования документов первичного учета и определения причин возникновения расхождений, сами по себе не могут являться основанием для вывода о занижении обществом налоговой базы по НДС.

Корректировочные счета - фактуры в электронном виде можно выставлять уже с 1 октября. Федеральная налоговая служба разъяснила вопросы применения налогоплательщиками первичных учетных документов в электронном виде в бухгалтерском и налоговом учете, а также в документообороте налогоплательщиков при взаимодействии между собой и с налоговыми органами.

Теперь одинаково легитимными являются составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Они имеют одинаковую юридическую силу и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

В соответствии  законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Кроме того, законом предусмотрено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в т.ч. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц. Формы таких документов, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в обязательном порядке содержат наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц.

Таким образом, первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету, и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

При этом необходимо отметить, что ни действующим законодательством Российской Федерации, ни иными нормативными актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

Для справки: Согласно Федерального закона  № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» также установлено, что:

  • электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
  • электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В соответствии с пунктом 1 статьи 4 данного Федерального закона электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
  • сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Отдел налогообложения юридических лиц
УФНС России по Алтайскому краю

ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-3/16368@ от 05.10.2011 сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными.

То есть они имеют одинаковую юридическую силу и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Первичные учетные документы в электронном виде могут быть использованы налогоплательщиками в бухгалтерском и налоговом учете, передает пресс-служба ФНС РФ.

ФАС Московского округа в Постановлении № КА-А40/8591-11 от 12.08.2011 подтвердил, что недостатки в заполнении товарных и товарно-транспортных накладных не препятствуют их признанию в качестве первичных учетных документов, а значит, не лишают права на вычет.

ФАС указал, что одними из необходимых условий для принятия НДС к вычету при приобретении товаров (работ, услуг) являются принятие товаров (работ, услуг) к учету и наличие соответствующих первичных документов.

Налоговый кодекс РФ не содержит требований к форме документов, подтверждающих принятие товаров, работ, услуг на учет, и не предусматривает в качестве самостоятельного отказа в применении налогового вычета по НДС отсутствие какого-либо реквизита в первичных документах.

Представленные обществом товарные накладные содержат сведения о товаре, его количестве, цене, а отсутствие названных налоговым органом реквизитов не препятствует идентификации товара и документов. Отдельные недостатки в оставлении накладных не опровергают факт приобретения товара его принятия к учету, а также наличие документов, подтверждающих оплату товара и НДС.

Отсутствие печати покупателя либо лизингополучателя в актах о приеме-передаче товара не является основанием для непринятия товаров к учету. Подтверждением фактической передачи товара от продавца к покупателю являются накладные на их отпуск.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/270 от 26.04.2011  уточняет сроки хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли.

Ведомство напоминает, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 НК РФ.

Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.