переход на ЭДО

Экономика и бизнес развиваются со стремительной скоростью. Именно поэтому на рынок приходят системы, которые экономят драгоценное время — дают возможность быстро обмениваться документами, позволяют быть уверенными в их надежном хранении и, как следствие, сокращать расходы.

Система «Транскрипт» от компании Такснет — это площадка для комплексного обмена электронными счетами-фактурами и юридически значимыми документами с использованием квалифицированной электронной подписи. Будет актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний.

«Транскрипт» гарантирует правильность составления документов — осуществляется форматный контроль проверки документов. Подписание и отправка документа осуществляется в 2 клика.

Подробнее о системе узнайте здесь.

 

503 Synerdocs

Теперь можете узнать реальные бизнес-истории Wildberries, Levi&s, GroozGo, Askona и других известных вам компаний. Онлайн-семинары о применении электронного документооборота в ритейле уже доступны в записи.

Ритейл — одна из самых продвинутых отраслей в теме электронного документооборота. Отказываясь от бумаг с контрагентами, магазины все чаще извлекают огромную выгоду:

  • ускоряют документооборот, а вместе с тем и поступление платежей от контрагентов;
  • сокращают время на обработку документов, освобождая сотрудников для более важных задач;
  • наводят порядок в перемещении товаров;
  • снижают расходы на канцелярию в 5-6 раз.
Поробнее об онлайн-семинарах здесь.

Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Но вдруг понимаете: они не готовы. Точнее, не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Начнем с того, что есть две основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация.

В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО. Оба способа законны.

О плюсах ультиматума и о том, как сохранить добрые отношения с контрагентами, читайте в статье.  

 

5 июня прошел второй онлайн-семинар Synerdocs об ЭДО в ритейле. Много интересных вопросов обсуждалось в эфире. Например: 

Как учитываются часовые пояса при подписании электронных документов?

Время в электронных документах задается в международном формате (например, в УПД). То есть время для всех сторон, работающих с документом, фиксируется одно и то же. 

Но, это не всё! Узнать в каком формате оформляется электронный ТОРГ-2, и как убедить нежелающего переходить на ЭДО главбуха контрагентов, можно в статье.

 

Как быть в ситуации, если поставщик предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные им квалифицированной электронной подписью. 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.

5 июня в 11:00 мск пройдет второй бесплатный онлайн-семинар «Ритейл в плюсе: 5 новых кейсов в пользу ЭДО».

Вопросов от участников-бухгалтеров уже много. Но хотелось бы еще больше.

Итак, что бы вы спросили о переводе компании на электронный документооборот с контрагентами?

Если у вас есть вопросы к экспертам, регистрируйтесь и задавайте их здесь.

Нужно ли оставлять поля для подписи и печати, как в бумажном виде? Стоит ли в самом тексте указывать, что это электронный договор? И наконец, как представить такой документ налоговой?

— Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно?), то тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати?

Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs:«Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно)» — с юридической точки зрения оба варианты возможны, если стороны одинаково трактуют эти понятия. Чтобы не допускать двоякого толкования терминов, рекомендую использовать понятия «электронный договор» или «договор в электронном виде». Под «формой договора» в ГК РФ понимается способ заключения соглашения, например «устная форма» или «письменная форма». Электронные договоры относятся к письменной форме соглашения.

«...тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати, так?» — хотя законодательство строго не требует исключать эти поля из документа, разумно убрать поле для рукописной подписи и место для печати в электронном договоре. Это поможет исключить ситуации, когда одна сторона использует ЭП, а другая рукописную подпись в распечатанном бланке — в этом случае договор не может считаться подписанным, хотя каждая сторона его подписала по-своему. Это же справедливо для поля «Адреса, реквизиты и подписи сторон», которое стоит заменить на «Адреса и реквизиты сторон».

Ответы на остальные вопросы, читайте в статье: «3 вопроса, которые нужно изучить перед подписанием электронного договора».

На прошедшем 26 апреля онлайн-семинаре было рассказано, почему Wildberries и Levi's стали отказываться от бумажных документов с контрагентами.

5 июня в 11:00 мск будет проведен еще один бесплатный онлайн-семинар для ритейла.

В этот раз разговор пойдёт о кейсах холдинга Askona, онлайн-сервиса GroozGo и «Русской факторинговой компании».

 

Подробнее о семинаре и участии в нём, можно узнать здесь.

 

Операторы ЭДО поделились своими прогнозами на ближайшие 10 лет.

Эксперты назвали как минимум 5 отраслей, в которых ожидается переход на электронный документооборот с контрагентами.

Итак, какие это компании?

1. Торговые организации.

2. Фармацевтические компании.

3. Грузоперевозки.

4. Факторинг.

5. Производственные предприятия.

 

Почему именно эти отрасли назвали эксперты, читайте в статье: «5 отраслей, которых ожидает электронный документооборот с контрагентами».

СТОП. Теперь вы не будете с содроганием ожидать сдачи отчетности по Алкодекларациям. Освободите время для действительно важных дел. 

При помощи Декларации.Online вы можете подписать и зашифровать файл отчета для Федеральной службы регулирования алкогольного рынка. Отправить декларацию вы сможете в любое удобное для вас время там, где доступен интернет. 

Напоминаем, что для читателей Клерка год Декларации.Онлайн стоит всего - 1 575 р.

В одном флаконе (или – по цене одного ужина в ресторане) вы получаете сервис со встроенным программным обеспечением для заверения деклараций электронной подписью и отправкой отчетов во все подразделения ФНС, ФСС, ПФР и Росстат с любой точки мира.Система обновляется автоматически, поэтому ошибки отменяются.

Инструкция по отправке декларации в ФСРАР по формам с 1-15 и ссылка для заполнения заявки на подключение здесь.

Может ли интернет-магазин экономить до миллиона рублей в год, отказавшись лишь от бумажного документооборота? Какие выгоды получили Wildberries и Levi’s, когда перешли на электронное взаимодействие с поставщиками? Эксперты Synerdocs ответят на эти и другие вопросы на онлайн-семинаре 26 апреля в 11:00 мск

Онлайн-семинар будет полезен, если вы хотите сократить затраты и «разгрузить» сотрудников, планируете перейти на электронный документооборот с партнерами или уже переводите их на обмен в сервисе. Участие бесплатное.

Регистрация и подробности здесь.

1303 НДС
182

В этом выпуске специалисты Что Делать ТВ ответят на вопросы об электронном документообороте в 1С: какие форматы новых электронных документов, как перейти на на новый формат, как установить новые форматы ЭД для выбранного контрагента?