переход на ЭДО

Электронный документооборот может стать обязательным и повсеместным. 

ФНС РФ изучает возможности усовершенствования электронного документооборота и введения обязательного ЭДО в хозяйственной деятельности. Об этом сообщает портал «БУХ.1С».

В этой связи налогоплательщикам предлагается пройти опрос, который является анонимным и содержит всего 10 вопросов.

В том числе спрашивается, какой переходный период целесообразно установить при внедрении обязательного ЭДО.

Работники компаний должны получить возможность не предоставлять в бухгалтерию бумажные билеты на поезда и самолеты после командировок, заявил вице-премьер Максим Акимов на встрече с участниками «Деловой России»

«Невозможно себе представить транспортную компанию, которая не имела бы внутренней электронной производственной системы. Вытащить эту запись доверенным способом и подтвердить юрисдикцию документа может любой поставщик. Нужно разобраться с этим вопросом как можно скорее», — цитирует Акимова РБК.

По словам Акимова, вопрос возможности предоставления работниками организации электронных, а не бумажных посадочных талонов на рейс и ваучеров на размещение в гостиницах должен быть также проработан совместно с Федеральной налоговой службой.

Так Акимов отреагировал на просьбу снизить административную нагрузку и ввести в организациях электронный документооборот. На сегодняшний день авиакомпании уже выдают электронные посадочные талоны, однако по возвращении из командировки работник обязан предъявить в бухгалтерию своей организации бумажный талон на рейс.

Непонятно только, куда же будут шлепать штамп о прохождении досмотра, ведь по мнению Минфина он обязателен на посадочном талоне. Если же его нет, командированному работнику придется брать справки от авиакомпании о совершенном перелете.

2816 1973 ЭДО

Экономика и бизнес развиваются со стремительной скоростью. Именно поэтому на рынок приходят системы, которые экономят драгоценное время — дают возможность быстро обмениваться документами, позволяют быть уверенными в их надежном хранении и, как следствие, сокращать расходы.

Система «Транскрипт» от компании Такснет — это площадка для комплексного обмена электронными счетами-фактурами и юридически значимыми документами с использованием квалифицированной электронной подписи. Будет актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний.

«Транскрипт» гарантирует правильность составления документов — осуществляется форматный контроль проверки документов. Подписание и отправка документа осуществляется в 2 клика.

Подробнее о системе узнайте здесь.

 

639 Synerdocs

Теперь можете узнать реальные бизнес-истории Wildberries, Levi&s, GroozGo, Askona и других известных вам компаний. Онлайн-семинары о применении электронного документооборота в ритейле уже доступны в записи.

Ритейл — одна из самых продвинутых отраслей в теме электронного документооборота. Отказываясь от бумаг с контрагентами, магазины все чаще извлекают огромную выгоду:

  • ускоряют документооборот, а вместе с тем и поступление платежей от контрагентов;
  • сокращают время на обработку документов, освобождая сотрудников для более важных задач;
  • наводят порядок в перемещении товаров;
  • снижают расходы на канцелярию в 5-6 раз.
Поробнее об онлайн-семинарах здесь.

Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Но вдруг понимаете: они не готовы. Точнее, не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Начнем с того, что есть две основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация.

В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО. Оба способа законны.

О плюсах ультиматума и о том, как сохранить добрые отношения с контрагентами, читайте в статье.  

 

5 июня прошел второй онлайн-семинар Synerdocs об ЭДО в ритейле. Много интересных вопросов обсуждалось в эфире. Например: 

Как учитываются часовые пояса при подписании электронных документов?

Время в электронных документах задается в международном формате (например, в УПД). То есть время для всех сторон, работающих с документом, фиксируется одно и то же. 

Но, это не всё! Узнать в каком формате оформляется электронный ТОРГ-2, и как убедить нежелающего переходить на ЭДО главбуха контрагентов, можно в статье.

 

Как быть в ситуации, если поставщик предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные им квалифицированной электронной подписью. 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.