представительские расходы

Представительские мероприятия — важная составляющая успеха организации. Но прежде чем их проводить, стоит подумать, как подтвердить возможные затраты. В письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 (ответ на частный запрос) четко обозначены документы, которые могут служить подтверждением представительских расходов.

Так, для подтверждения представительских расходов недостаточно первичных документов. Нужны еще и внутренние организационно-распорядительные документы. Это приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели, смета представительских расходов, первичные документы, в том числе в случае использования для представительских целей приобретенных на стороне товаров, оплаты услуг сторонних организаций.
Кроме того, к подтверждающим документам относится отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям. В нем отражаются цель и результаты проведения мероприятия, прочие необходимые данные о мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели. Расходы, поименованные в данном отчете, должны быть подтверждены первичными документами.

Журнал "Российский налоговый курьер"

Спорные расходы на буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий, были признаны судом обоснованными.

Для подтверждения представительских расходов налогоплательщик представил в инспекцию счет-фактуру, акт, счет-заказ, приказ о приеме делегации, программу деловой встречи, программу мероприятий по приему делегации.

Как указал суд, в ходе переговоров «обсуждались вопросы делового сотрудничества, в частности, вопросы текущего производства и стратегического развития общества, и представители были ознакомлены с работой электролизного отделения металлургического цеха с целью выработки плана дальнейшего сотрудничества».

Поскольку между участниками переговоров существуют договорные отношения, представительские расходы, понесенные обществом в связи с их проведением, непосредственно связаны с хозяйственной деятельностью заявителя. (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2007 N А42-13258/04-5)

О затратах на представительские расходы Вы спрашивали

            Большинство организаций, фирм, учреждений проводит общественные мероприятия, направленные на поддержание своего имиджа, установление партнерских связей. Запросы  о том, где и как учитываются расходы, понесенные в результате проведения данных мероприятий, налогоплательщики  адресуют налоговым органам.

   Ответ по данному виду расходов, именуемых представительскими, содержится в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 «Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов»

На основании пп. 22 п. 1 ст. 264 Кодекса представительские расходы связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 Кодекса, относятся к прочим расходам.

Согласно п. 2 ст. 264 Кодекса к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть в обязательном порядке подтверждены соответствующими первичными документами, иначе они не  могут соответствовать  принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 252 Кодекса.

Минфин указал, какие документы могут служить для подтверждения представительских расходов:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
  • отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
  • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
  • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели. (Письмо Минфина РФ от 13/11/2007 N 03-03-06/1/807)