Как новому главному бухгалтеру обезопасить себя от ошибок предыдущих сотрудников и не отвечать по ним?

Спрашивают в «Красном уголке бухгалтера».

«Уважаемые коллеги, поговорите со мной про ответственность нового главного бухгалтера за прошлые периоды, пожалуйста. Знаю, что тема субсидиарки, штрафов и переработок по исправлению чужих косяков для нас больная, сложная и обсуждалась уже не раз. Но, тем не менее, вопрос. Как можно (если можно) вновь приходящему в компанию ГБ обезопасить себя от хвостов (случайных и неслучайных ошибок, действий или бездействия) предыдущих сотрудников при следующих вводных:

  1. Приёма дел по акту, обороткам, главной книге нет, так как принимать не от кого.
  2. Трудовой договор и должностная инструкция со всеми стандартными обязанностями по правильному отражению, ведению, исчислению, ответственностью по возмещению причинённого работодателю ущерба и т.п.
  3. На полную ревизию документов и цифр и тем более нормальный аудит нет ни времени, ни ресурсов (никто ради нового ГБ аудит не проводит, хотя было бы здорово)
  4. Судя по информации, которую удалось получить, уверенности в данных прошлого периода точно нет, но оценить стоимость риска в рублях пока возможным не представляется При этом компания не помойка точно, давно на рынке, белая, люди все официально и т.п. Советы „ни в коем случае не ходить туда!“ тоже принимаются, но учитывая непростую ситуацию на рынке, хотелось бы рассмотреть и другие варианты.
Как зафиксировать, что с условной даты ответственность моя, а до этого не моя? Ведь при проверках ФНС не интересуется, кто когда работал. Дайте документы, цифры, данные. Соглашение какое-то с геной/собственниками, запись в трудовом договоре, копия базы какая-то запароленная и в секретное место положенная? Хотя кто даст полную копию бух. базы со всеми финансами новому сотруднику, я бы сама не дала».

Вот что советуют в комментариях:

«За 2020 будете отвечать Вы, поскольку сдавать будете Вы. Выше уже писали про длящиеся. Нарушения. В остальном: приемка дел к Генерального директора, его подпись на оборотках и тд. Далее, информационное письмо на его имя с предложением провести аудит».

Еще совет:

«Мы обычно распечатываем все оборотки клиента, ставим даты и подписи руководителя, все принимаете от руководителя, раз нет бухгалтера, в договоре аутсорсинга прописана вся ответственность, но и так понятно что она наступает с момента заключения договора, у главного бухгалтера тоже самое, заключаете трудовой в котором прописано что Вы несете ответственность с даты вступления в должность, в ДИ пропишите тоже сроки, принимает цифры и документы по акту, приводить в соответствие все равно будете, а отвечать — нет».

И еще:

«Я думаю, перед руководителем и так понятно, что в периоде „до вас“ ответственный за ошибки иной человек. Но! Вы действующий сотрудник и в ваших силах (должны быть заинтересованы) привести документы в порядок и тем более тщательно проверить на камералки и иные проверки. Я однозначно всё заново просчитывала и проверяла прежде чем предоставить и для себя, когда было время — проверяла период 3-5 лет. Некоторые советуют составить „бумажку“ с найденными недочетами/ошибками/ проблемами, но это порой нереально, так как они вылезают постоянно».

Еще один:

«Вообще ФНС вынося административку или передавая ее в суд интересуются о должностном лице, ответственном за правонарушении. И запрашивают требованием пояснения с приложением перечня подтверждающих документов: копии ТД, ДИ, приказов и проч, из которых могут уверенно сделать выводы об ответственности за обязанность по нарушению. Если такое лицо не найдено, то штраф выписывается на гендира. Откровенно говоря, не знаю практику если оба и главбух и гендиректор уже не работают на момент проверки. Но думаю, что ее можно найти. По остальным случаям и Трудовая и ИФНС действуют (должны действовать!) как описано выше».

Вообще, это как и при смене директора, когда надеются, что отвечать будет новый директор. Отвечает то лицо, которое было в полномочиях в момент совершения правонарушения.

В Мосгордуме задумались о шумящих соседях: количество жалоб зашкаливает. Половина претензий горожан сегодня связана с несоблюдением режима тишины.

Во вторник, 26 мая, депутаты Московской городской Думы обсудили обострившуюся в период соблюдения самоизоляции проблему шума в многоквартирных домах.

Уже два месяца как москвичи остаются дома, следовательно, одно здесь наслаивается на другое: в одной квартире могут гонять мяч оставшиеся без детского сада малыши, рядом кто-то решил сделать ремонт, этажом выше прилегла отдохнуть старенькая бабушка, а этажом ниже профессор пытается читать лекцию по видеосвязи.

Жалобы соседей друг на друга участились.

Конечно, недавний указ мэра Москвы регламентирует некоторые аспекты соблюдения тишины (например, график проведения ремонтных работ).

Но депутаты Мосгордумы настаивают: эти правила необходимо закрепить в законе, чтобы у нас был чётко прописанный порядок ограничений и санкций за их нарушение – на случай, если самоизоляция 31 мая не закончится или однажды начнётся вновь.

Источник группа ВК «Зюзино». 

Пенсионный фонд утвердил электронный формат документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, а также порядок их направления в электронном виде. Постановление № 3п от от 11.01.2018 г. было зарегистрировано в Минюсте в начале февраля. Сами формы документов были утверждены еще весной прошлого года.

В утвержденном Порядке указывается, что участникам информационного обмена не будут направляться документы в бумажном виде. Более того, страхователи теперь обязаны каждый день проверять, не поступили ли им акты или решения о привлечении к ответственности через ТКС. Такое требование установлено пунктом 9 Порядка. Исключение сделано только для субботы и воскресенья, праздничные дни при этом не упомянуты.

Поясним, что новый порядок касается только тех страхователей, которые обмениваются с ПФР документами в электронном виде. Тем организациям и  ИП, которые не заключали соглашений с Пенсионным фондом, обязаны направлять документы в бумажном виде.

В «Красном уголке бухгалтера» клерки обсуждают возможные риски главного бухгалтера, имеющего право второй подписи.

Вот какой историей поделилась с нами подписчица:

Буха пригласили на работу - на условиях неполного рабочего дня. Изначально была договоренность на оформление в карточке второй подписи и на должность главбуха. Вроде бы ничего необычного. Но при этом директор даже не поинтересовался трудовой книжкой и паспортом бухгалтера. Категорическое требование вступления в должность и подписи, несколько настораживает. Тем более, работать 4 часа. Теперь бухгалтер отказывается от второй подписи, мотивируя своими опасениями и проблем от фискальных и проч. Ваше мнение?

— рассказала о сложившейся ситуации Елена Дмитриева

На вопрос участников сообщества, почему директор не пользуется возможностью работать без второй подписи, выяснилось, что директор компании предпочитает работать так:

Мистер директор, как бы не желают, чтобы его беспокоили такими пустяками, как ответственность за налоги и документы. Первичку всю подписывают менеджеры. Не он. Его позиция- я нанял сотрудников плачу зп, чего вам еще?

— поделилась подробностями Елена Дмитриева

Клерки высказали опасения, что главный бухгалтер, в обязанности которого вменяется право второй подписи, и при приеме на работу которого директор не поинтересовался даже паспортом и трудовой книжкой, рискует «стать без вины виноватым».

Не известно кто (не директор) будет иметь первую подпись, ГБ обязывают на вторую подпись, для того чтобы она «типа», а может и без кавычек проверяет за первым подписантом, куда тратятся деньги и подтверждает окончательно расход д.с. Но и большое НО как бы ее не подставили директор и первый подписант находясь в сговоре и найдя таким образом для обвинения в растрате в будущем ГБ.

— Катя Черноусова

О материальной ответственности главного и просто бухгалтера «Клерк» писал в статье. А о субсидиарной ответственности  главного бухгалтера по деятельности компании можно прочесть здесь.

Пенсионный фонд постановлением от 23.11.2016 № 1058п утвердил формы документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Несмотря, что постановление датируется ноябрем 2016 года, зарегистрировано в Минюсте оно только 5 мая 2017.

Документом утверждены: акт о выявлении правонарушения; решение о привлечении к ответственности; уведомление об устранении ошибок и несоответствий и др.

Напомним, что согласно статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ за непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктами 2 - 2.2 статьи 11 указанного закона, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.