Вновь принятый сотрудник отказывается подписывать соглашение об обработке персональных данных. Чем это чревато, и нужно ли оно вообще?

Спросили в «Красном уголке бухгалтера».

«Сотрудник при приеме на работу отказывается дать согласие на обработку персональных данных. Какие последствия для работодателя при отсутствии такого согласия и есть ли какие-то варианты».

Кто-то спрашивает с сарказмом, а нужно ли у них спрашивать. А кто-то пишет, что в рамках ТК согласие на обработку персональных данных не нужно.

А вот более развернутый комментарий:

«В ст. 24 Конституции сказано, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции.

К ним относятся:

  • ФИО,
  • сведения о предыдущей работе,
  • документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.),
  • сведения об образовании.
Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Таким образом, трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу.

На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
при необходимости:

  • документы воинского учета,
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний,
  • справка о наличии (отсутствии) судимости.
На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных уволенных сотрудников в рамках бухгалтерского и налогового учета. Работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется".

Вот так вот, ни убавить, ни прибавить.

Вправе ли работодатель отказать в приеме на работу, если лицо вместо паспорта гражданина РФ предъявляет загранпаспорт гражданина РФ?

Такой вопрос на днях был размещен пользователем портала «Онлайнинспекция.рф».

Нет, не вправе, ответил Роструд.

Согласно ст. 65 ТК если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

А заграничный паспорт гражданина РФ также является документом, удостоверяющим его личность.

С 1 апреля по 1 декабря 2020 года уволили более 8 млн россиян. А приняли на работу 12 млн 230 тыс. В Службе занятости всего зарегистрировалось 3 млн 144 тыс. безработных.

Об этом говорится в пояснительной записке к проекту постановления правительства о продлении временных правил предоставления работодателями информации об увольнении и расторжении договоров с работниками, пишут «ТАСС».

«По данным оперативного мониторинга высвобождения и неполной занятости работников, а также численности безработных граждан, зарегистрированных в органах службы занятости, с 1 апреля по 1 декабря 2020 года уволено 12 162,8 тыс. человек, принято на работу 12 230,1 тыс. человек», — говорится в пояснительной записке.

В документе отмечается, что по состоянию на 1 декабря 2020 года численность безработных, зарегистрированных в службе занятости составила 3 млн 144 тыс. россиян.

«Предполагаются к увольнению 119 344 работников, находятся в отпусках без сохранения заработной платы 74 818 человек, в простое — 232 155 человек, работает неполный рабочий день 338 031 человек», — следует из пояснительной записки.

В связи с этим, в документе предлагается продлить действие временных правил предоставления работодателями информации об увольнении и расторжении договоров с работниками до 31 марта 2021 года.

На «Клерке» недавно писали, что в Минэкономразвития подсчитали, что кредиты для бизнеса по ставке 0% позволили сохранить 1,14 млн рабочих мест.

ПФР отказался принимать СЗВ-ТД, поскольку человека приняли в июне, а бумажную трудовую он выбрал в ноябре. А сообщили впопыхах в ноябре сразу и о приеме и о выборе.

Рассказали в «Красном уголке бухгалтера»

«СЗВ-ТД отправлен в июле о приеме человека на работу. Выбрана им книжка бумажная в ноябре, отправлен отчет, в него внесена строка прием и выбор книжки. Естественно, ошибка. Как теперь сделать запись только о выборе книжки бумажной на этого работника?».

В комментариях советуют:

«Той же датой что и приём, только данные по трудовой книжке. Узнавали в ПФР, и они же сказали так делать, и сказали что штрафовать в этом году никого не будут».

Автор спрашивает:

«А с отрицательным протоколом что делать? Все менять или только по этому сотруднику?»

На вопрос «у вас в отчёте только этот человек или ещё есть кто-то?», автор отвечает, что «ещё есть люди». На это ей пишут:

«Если у вас полностью не принят отчёт (смотрите протокол) там указано, по крайней мере, количество ошибок), то вы формирует и сдаёте полностью новый отчёт. Если указана только одна ошибка (излишне указаны сведения о приеме), то вы формирует новый отчёт, в котором только отменяете эти сведения. Идентификатор строки копируете из с данного отчёта».

У автора отчет не принят. А если бы он был принят, то справедлив был бы такой совет:

«Отчёт же принят? Значит сведения о выборе книжки снова подавать не нужно. А вот запис о приеме нужно отменить. Скопируйте этот отчёт, чтобы идентификатор записи сохранился, поставьте галочку в строке с приёмом в графе „отмена“ (последний столбец), запись о книжке удалите, период исправьте на текущий и отправьте».

А чтобы подобных проблем все-таки было поменьше, Центр обучения «Клерка» создал специальный курс «Все про прием-увольнение работников. Полный мануал для бухгалтеров».

Временных привязок по этому курсу нет, вы сами планируете процесс обучения и проходите его в любое удобное для вас время. По окончанию обучения выдается сертификат.

Первое видео курса:

Записывайтесь прямо сейчас! В эти дни действует скидка 30%.

От какой даты считать срок предоставления СЗВ-ТД, если дата фактического приема или увольнения не совпадает с датой издания соответствующего приказа?

Эксперт в трудовых отношениях Юлия Жижерина рассказывает у себя на странице в Facebook.

«По форме СЗВ-ТД клиенты часто интересуются, от какой даты считать срок предоставления отчета, когда дата фактического приема или увольнения не совпадает с датой издания приказа о приеме или об увольнении: от даты издания приказа или от даты, когда произошло кадровое мероприятие?

В нормативной базе этот вопрос прямо не урегулирован. Исходя из буквального смысла подп. «в» ч. 1 Постановления Правительства от 26 апреля 2020 г. № 590, предоставить отчет необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. То есть, можно предположить, что срок исчисляется именно с даты издания приказа. На наш взгляд, в этом случае исключается риск нарушения срока предоставления отчета.

В ответах на вопросы по переходу на электронные трудовые книжки от 30.03.2020 заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец высказал иную точку зрения. По его мнению, ориентироваться необходимо на ту дату, которая связана с началом работы работника или которая является его последним рабочим днем. Для подтверждения этой информации мы направляли запросы в Роструд России, однако ведомство отказалось представить какие-либо разъяснения (см. ответ на сайте «Онлайнинспекция.рф»)

На сайте ПФР по этому вопросу опубликована следующая информация (вопрос 1 в разделе вопросы-ответы 2): если событие кадрового мероприятия наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде, то работодателю при представлении в органы ПФР формы СЗВ-ТД, необходимо данное кадровое мероприятие отразить в отчетном периоде, когда наступило событие.

Поскольку какого-либо однозначного ответа на этот вопрос не было, за разъяснениями мы обратились в отделение ПФР по г. Москве и Московской области. ПФР ответил следующее: форма СЗВ-ТД заполняется на основании кадровых документов и предоставляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме (увольнении).

Но клиенты сообщают, что различные отделения ПФР отвечают на этот вопрос по-разному, и у некоторых проходят отчеты от даты увольнения, у других — от даты приказа".