путевой лист

Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Налоговым кодексом не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.

Об этом говорится в письме УФНС по г. Москве № 16-15/116577@ от 09.07.2019.

Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации.

Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист.

Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.

Налогоплательщики, на которых положения Приказа не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Вместе с тем налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

В России в 2022 году  могут начать применять новый вид документа –– электронные путевые листы (ЭПЛ) для таксистов, водителей автобусов и другого коммерческого транспорта.

Об этом говорится в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет», с которой ознакомились «Известия». Сейчас путевые листы водители оформляют только в бумажном виде.

До декабря 2021 года возможность использования ЭПЛ должна быть закреплена в законодательстве, а до июля 2022-го — создана и введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение баз данных в режиме онлайн и передачу их надзорным органам.

Формат электронного путевого листа будет утверждаться Минтрансом, а данные — храниться на специализированном портале. Срок хранения ЭПЛ пока не определен, говорят авторы проекта.

Внедрение электронных путевых листов позволит исключить возможность незаконного оформления таких документов перевозчиками, пресечь выдачу чистых бланков с печатями, а также получать корректные данные о работе автомобиля (пробег, прохождение техобслуживания и т.д.). Если жепроизойдет ДТП с участием коммерческого автомобиля, сотрудники ГИБДД смогут максимально оперативно получить данные о медосмотре.

В «Автонет» не смогли уточнить, в какую сумму обойдется создание онлайн-системы для хранения данных путевых листов, предположив, что ее созданием могут заинтересоваться разработчики программ для электронного документооборота, такие как 1С или SUP.

Однако владельцы компаний уже опасаются, что электронный документооборот может оказаться дорогостоящим и неудобным для малого бизнеса. Внедрение путевых листов станет для предпринимателей таким же обременительным, как обязательная установка блоков криптографической защиты информации (СКЗИ) на тахографы. СКЗИ нужно менять каждые три года, и стоит этот блок около 25 тыс. рублей. То есть владельцу 30–40 машин это обходится в сумму до 1 млн рублей. Помимо этого, для перехода на электронный учет,  потребуется переобучать сотрудников.

Участник группы «Красный уголок бухгалтера» затеял обсуждение на тему автоматизации процесса работы с путевыми листами.

Как можно формировать путевые листы чтобы это было более автоматизировано по сравнению с экселем или с ручным заполнением на бумажных бланках? Коллеги делятся своими средствами:

  • специализированная версия 1С;
  • обычная бухгалтерская 1С, доработанная (дописанная) программистами;
  • блок учета путевых листов в «Контуре»;
  • делегирование этой работы специализированной компании.
А как вы работаете с путевыми листами?

Федеральным законом от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлена обязанность проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств как одно из требований обеспечения безопасности дорожного движения.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.

Кроме того, в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона № 196-ФЗ установлена обязанность юрлиц и ИП, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств.

В соответствии с порядком заполнения путевых листов, утвержденным приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

 Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Учитывая изложенное, путевой лист должен оформляться, в том числе организацией, эксплуатирующей транспортные средства, каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Такие разъяснения дает Минтранс в письме № 03-01/21740-ИС от 28.09.2018.

 

Минтранс подготовил поправки в свой Приказ от 18.09.2008 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Так, в частности, вместо понятия предрейсового и послерейсового медицинского осмотра будет введено понятие «предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового» медосмотров.

Сейчас правилами предусмотрено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяца. Вместо этого будет указано, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Кроме того, слово «стоянка» будет заменено на «парковка».

С 15 декабря начнут действовать новые правила заполнения путевых листов. Они были утверждены приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476.

Изменения незначительные: появилось требование указывать основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств.

Этим же приказом внесены небольшие изменения в Правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.