расчеты с подотчетными лицами

Иногда сотрудники, потратив выданные им в подотчет средства, приносят бухгалтеру кипу чеков, и среди них выявляются такие, которые нельзя отнести к категории документов.

Подотчетники ссылаются на то, что бухгалтерская работа – не их профиль. Ты бухгалтер – ты и разбирайся с бумажками.

Методы борьбы с этим явлением коллеги обсуждают в группе «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке.

Бухгалтеры рассказывают о своих наработках в этом направлении:

  • сделать четкую инструкцию и выдать ее всем подотчетникам под роспись;
  • создать альбом с образцами идеально оформленных документов и ознакомить с ним сотрудников под роспись;
  • не возмещать расходы по «корявым» чекам.
Например, вот что рассказал участник группы Олег:

Отвечу ка, я, как собственник бизнеса и бухгалтер в одном лице. Ни какие доводы, что надо быть лояльным, что удержать заплатить наказать это зло, я, не принимаю. Именно как собственник и директор. Есть финансовая дисциплина и точка. И если мне, (у меня туризм и пассажирские перевозки) кто-то из сотрудников принесет корявый чек, то будет платить это из своего кармана. 

А ваши подотчетники всегда приносят правильные документы?

Подотчетник, покупая товар для нужд компании, оплатил его бонусами со своей личной бонусной карты. Таким образом цена товара составила всего 1 рубль.

Однако с бухгалтерии сотрудник требует вернуть ему полную стоимость товара, потому что не хочет дарить фирме свои личные бонусы.

Такой историей поделилась посетительница нашего нового форума в теме «Авансовый отчет с оплатой скидкой по карте».

Пришел подотчетник с товарным и кассовым чеком ДНС. В товарном чеке товар за 699 руб., а в кассовом 1 руб. (699 руб. цена - скидка 698 руб.). Хочет, чтоб ему оплатили 699, так как списали с его карты бонусы. Даже не знаю, что и делать.

- НатальяС

Между тем в авансовом отчете фигурирует стоимость в рублях, а значит сотрудник сможет отчитаться только за 1 рубль. Обидно, но что поделать…

Совет всем подотчетникам: не тратьте свои личные бонусы на служебные нужды.

Минфин не видит препятствий для перечисления подотчетных денег на зарплатные карты работников за приобретенные ГСМ.

В письме № 09-01-07/46781 от 21.07.2017 г. министерство рассмотрело обращение о возможности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские "зарплатные" карты сотрудников организаций в целях осуществления оплаты денежных обязательств, связанных с приобретением материальных запасов, в том числе горюче-смазочных материалов .

Согласно разъяснениям Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, изложенным в совместном письме от 10 сентября 2013 г. N 02-03-10/37209_ 42-7.4-05/5.2-554 (далее - совместное письмо) денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские "зарплатные" карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Поскольку приобретение горюче-смазочных материалов относится к поставке товаров, Минфин России считает возможным применение положений совместного письма при приобретении указанных материалов.

552 НДС

В Письме № 03-07-11/47114 от 11 августа 2016 года Минфин делает следующий вывод: «сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в вышеуказанном порядке».

Это определяет пункт 7 статьи 171 НК РФ.

При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные БСО или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в вышеуказанном порядке.

1763 НДС

Сотрудник уехал на личном автомобиле в командировку за границу и оплатил банковской картой жены заправку автомобиля бензином. Соответственно чек и слипы содержат ФИО супруги. Может ли компания суммы по таким документам признать в расходах? Может. Это подтверждают письма Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Однако, помимо чеков и слипов необходимо приложить документы, подтверждающие тот факт, что расходы были понесены именно работником и в рамках выполнения поручения/задания. Таким документами могут являться, например, письмо или расписка от супруги, пояснительная записка или иные документы, позволяющие увязать траты именно с работником.

1434 Alibaba

Достаточно ли распечатки с сайта и из Сбербанк-онлайн, чтобы подтвердить приобретение товара в Алиэкспресс подотчетным лицом? Такой вопрос задал на форуме пользователь Клерк.Ру с ником "Маржа".

Коллеги, что нужно затребовать у подотчётника для подтверждения приобретения в Алиэкспресс? Мне предоставили только распечатку с сайта и распечатку из сбербанк онлайн. Оплата была картой подотчетника. "Больше, - говорит, - ничего дать не могу", но чувствую обманывает...

- Маржа
Если вы знаете ответ на вопрос, помогите Марже в этой теме: "Подотчетник купил на Алиэксперсс. Чем подтвердить".

- Маржа

Если вы знаете ответ на вопрос, помогите Марже в этой теме: "Подотчетник купил на Алиэксперсс. Чем подтвердить".

328

Урок из курса «Бухучет для начинающих + 1С».

Если работник, купивший на подотчетные средства ТМЦ, представил документы с отсутствующими обязательными реквизитами, то средства, выданные под отчет, облагаются НДФЛ. К такому выводу пришел Верховный суд РФ в Определении от 09.03.16 № 302-КГ16-450.

Судьи отметили, что первичные документы, оформленные с нарушением требований закона, не могут подтверждать понесенные расходы.

В данном деле в товарных чеках отсутствовали сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших документ: наименование лица, составившего документ; его должность, фамилия и инициалы. А в некоторых товарных чеках вместо конкретного наименования товаров использовались общие формулировки: «хозяйственные расходы», «канцелярские товары», «товары», «бытовая химия», «стройматериалы», «расходы», «детские новогодние подарки». Также не были заполнены сведения о количестве, цене товаров, отсутствовала подпись продавца.

Исходя из этого, суд согласился с налоговиками в том, что подотчетные суммы в данной ситуации необходимо включить в облагаемый доход сотрудников.

Какого содержания должен быть приказ на подотчетных лиц, если всего один работник, он же директор, он же подотчетное лицо? И нужен ли вообще этот приказ в организации, даже если там много работников?

Или лучше не плодить ненужные бумажки, как советуют пользователи форума Клерк.Ру, где обсуждается этот вопрос в теме "Приказ на подотчетных лиц"?