Если организация или ИП покупает какой-то товар за наличные через подотчетное лицо, то без счета-фактуры вычет НДС по такой покупке получить нельзя (письмо Минфина России № 03-07-11/92132 от 27 ноября 2019 г.).

Исключением могут быть только командировочные расходы (проезд, проживание и т.д.) – в этих случаях можно делать вычеты на основе БСО с выделенным НДС.

Если хотите получить вычет по такой покупке, нужно взять у продавца счет-фактуру. Но для этого нужно на сотрудника-покупателя оформить доверенность, потому что только тогда продавец обязан выдать счет-фактуру. В то же время, если все-таки возьмете к вычету НДС без счета-фактуры, в судебном споре с налоговиками скорее всего выиграете.

Дело в том, что в НК РФ есть положение (п.7 ст.1368), что у розничного торговца при расчете наличными обязанность по выставлению счета-фактуры считается выполненной в тот момент, когда он выдает чек или другой подтверждающий документ. Про вычет по таким покупкам там ничего не говорится, но в подобном деле Верховный суд РФ встал на сторону налогоплательщика (Постановление от 13.05.2008 г. № 17718/07).

Приобретенные для организации материалы, оплачивая услуги, подотчетник должен составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы.

Если документы оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, содержит, в том числе, такой реквизит как «QR-код».

Следовательно, «QR-код» является обязательным реквизитом.

Такой вывод сделан в письме Минфина № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019.

Иногда сотрудники, потратив выданные им в подотчет средства, приносят бухгалтеру кипу чеков, и среди них выявляются такие, которые нельзя отнести к категории документов.

Подотчетники ссылаются на то, что бухгалтерская работа – не их профиль. Ты бухгалтер – ты и разбирайся с бумажками.

Методы борьбы с этим явлением коллеги обсуждают в группе «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке.

Бухгалтеры рассказывают о своих наработках в этом направлении:

  • сделать четкую инструкцию и выдать ее всем подотчетникам под роспись;
  • создать альбом с образцами идеально оформленных документов и ознакомить с ним сотрудников под роспись;
  • не возмещать расходы по «корявым» чекам.
Например, вот что рассказал участник группы Олег:

Отвечу ка, я, как собственник бизнеса и бухгалтер в одном лице. Ни какие доводы, что надо быть лояльным, что удержать заплатить наказать это зло, я, не принимаю. Именно как собственник и директор. Есть финансовая дисциплина и точка. И если мне, (у меня туризм и пассажирские перевозки) кто-то из сотрудников принесет корявый чек, то будет платить это из своего кармана. 

А ваши подотчетники всегда приносят правильные документы?

Подотчетник, покупая товар для нужд компании, оплатил его бонусами со своей личной бонусной карты. Таким образом цена товара составила всего 1 рубль.

Однако с бухгалтерии сотрудник требует вернуть ему полную стоимость товара, потому что не хочет дарить фирме свои личные бонусы.

Такой историей поделилась посетительница нашего нового форума в теме «Авансовый отчет с оплатой скидкой по карте».

Пришел подотчетник с товарным и кассовым чеком ДНС. В товарном чеке товар за 699 руб., а в кассовом 1 руб. (699 руб. цена - скидка 698 руб.). Хочет, чтоб ему оплатили 699, так как списали с его карты бонусы. Даже не знаю, что и делать.

- НатальяС

Между тем в авансовом отчете фигурирует стоимость в рублях, а значит сотрудник сможет отчитаться только за 1 рубль. Обидно, но что поделать…

Совет всем подотчетникам: не тратьте свои личные бонусы на служебные нужды.

Минфин не видит препятствий для перечисления подотчетных денег на зарплатные карты работников за приобретенные ГСМ.

В письме № 09-01-07/46781 от 21.07.2017 г. министерство рассмотрело обращение о возможности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские "зарплатные" карты сотрудников организаций в целях осуществления оплаты денежных обязательств, связанных с приобретением материальных запасов, в том числе горюче-смазочных материалов .

Согласно разъяснениям Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, изложенным в совместном письме от 10 сентября 2013 г. N 02-03-10/37209_ 42-7.4-05/5.2-554 (далее - совместное письмо) денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские "зарплатные" карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Поскольку приобретение горюче-смазочных материалов относится к поставке товаров, Минфин России считает возможным применение положений совместного письма при приобретении указанных материалов.

586 НДС

В Письме № 03-07-11/47114 от 11 августа 2016 года Минфин делает следующий вывод: «сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в вышеуказанном порядке».

Это определяет пункт 7 статьи 171 НК РФ.

При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные БСО или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в вышеуказанном порядке.

2033 НДС

Сотрудник уехал на личном автомобиле в командировку за границу и оплатил банковской картой жены заправку автомобиля бензином. Соответственно чек и слипы содержат ФИО супруги. Может ли компания суммы по таким документам признать в расходах? Может. Это подтверждают письма Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Однако, помимо чеков и слипов необходимо приложить документы, подтверждающие тот факт, что расходы были понесены именно работником и в рамках выполнения поручения/задания. Таким документами могут являться, например, письмо или расписка от супруги, пояснительная записка или иные документы, позволяющие увязать траты именно с работником.