срок хранения бухгалтерских документов

Налоговым кодексом Российской Федерации предусмотрена обязанность налогоплательщиков хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В то же время НК РФ может быть установлена иная продолжительность хранения применительно к отдельным документам. В частности, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков.

Если организация утратила первичные бухгалтерские документы в результате стихийных бедствий, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288. В ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у организации документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки) (п.5 ст. 93 НК РФ). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены инспекторами, а затем налогоплательщик их утратил вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности, установленной статьей 126 НК РФ.

Документы бухгалтерского и налогового учета могут понадобиться налоговым органам для осуществления контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах.
В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/270 от 26.04.2011  уточняет сроки хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли.

Ведомство напоминает, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 НК РФ.

Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.