учет командировочных расходов

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/2/52238 от 10 сентября 2015 года уточняет порядок налогового учета расходов на командировки.

В письме отмечается, что расходы на командировки учитываются на основании утвержденного авансового отчета и иных документов, подтверждающих затраты и срок пребывания работника в командировке.

Документы должны быть оформлены в соответствии с критериями статьи 252 НК РФ.

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.

Правительство РФ внесло изменения в положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Как сообщает пресс-служба кабинета министров,  ранее положением не были урегулированы вопросы подтверждения фактического срока пребывания работников в месте командирования в случае отсутствия проездных документов.

 согласно Постановлению от 29 июля 2015 года №771, фактический срок пребывания в месте командирования может быть подтвержден документами о проживании в месте командирования. Также прописана ситуация, когда у работника отсутствуют проездные документы и документы о проживании.

В Положение внесены изменения, согласно которым работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя.

Роструд в своем письме № 1168-6-1 от 15.05.2015 разъясняет порядок расчета срока командировки в случае проезда на служебном, арендованном или попутном транспорте.

Ведомство поясняет, что согласно действующим НПА, в случае проезда работника к месту командирования и обратно на личном транспорте фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке, представляемой работником. При этом также работников представляются документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Вместе с тем, данная норма распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте.

Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом.

Минфин РФ в письме № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010 разъясняет, необходимо ли работнику предоставлять счета или кассовые чеки помимо командировочного удостоверения для подтверждения расходов в виде суточных.

Специалисты Минфина отмечают, что с 1 января 2009 г. организация вправе при определении базы по налогу на прибыль организаций расходы на выплату суточных принимать в размере фактических затрат, не превышающих, однако, произведения количества дней командировки и размера суточных, закрепленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

При этом под фактическими затратами подразумеваются затраты налогоплательщика на выплату суточных, а не затраты работника по их использованию, так как суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.

При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.