хранение документов

Кассовые чеки со временем имеют свойство выцветать. Этот нюанс хорошо известен бухгалтерам. В этой связи встает вопрос об оптимальном способе хранения этих нежных документов.

Тема хранения кассовых чеков стала предметом обсуждения в группе «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке.

Речь идет как об итоговых чеках по закрытию смен в своей ККТ, так и входящих чеках, которые сотрудники прикладывают к авансовым отчетов.

Иногда чеков очень много. Что с ними делают бухгалтеры?

Своими способами хранения делятся участники бухгалтерского сообщества.

Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.

Я распечатываю из ЛК ОФД сводный отчет по сменам по кассе, к нему степлером прикрепляю все отчеты закрытия смены за этот месяц. И в файлик. Если касс несколько — в одном файлике все помесячно, на 1-м листе ручкой пишу итоговую выручку за месяц, ее сверяю с 1с и ставлю галочку

— делится Елена

Они выцветают со временем. Поэтому снимаем копии (по несколько чеков на лист формата А4), храним в архивах. Сами чеки также храним.

— рассказывает Suleymanov Murtuz

В коробку кучей, на всякий случай.
Зачем из вообще хранить? Вся инфа есть в лк офд.

— пишет Татьяна

Приглашаем вас принять участие в опросе.

Как известно, ИП не ведут бухучет, в связи с чем некоторые из них весьма небрежно относятся к первичке.

Правительство дало поручение Минфину, ФНС, Минэкономразвития и Минпромторгу подготовить предложения об установлении обязанности лиц, освобождённых от ведения бухгалтерского учёта, хранить первичные учётные документы, отражающие факты экономической деятельности, в течение определённого срока.

Соответствующее предложение должно быть представлено в Правительство до 1 марта 2019 года.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сколько надо хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/2598 от 19.01.2018.

Читайте о правилах хранения документов в блоге ИПБ России.

Зачем подписываться на блоги компаний? 

Мы создали раздел «Блоги компаний» для того, чтобы вы могли общаться напрямую с компаниями, которые работают для бухгалтеров.

И если вы не подпишетесь, то в вашу ленту не будут попадать важные статьи для бухгалтеров. Потому что наша редакция обсуждает с блогерами каждый пост, чтобы они были только самыми полезными для вас.

Подписаться можно в этом списке :

 Открыть оригинал изображения (1242x835, 0.5 Мб)

 

Налоговики в письме ФНС № СД-4-3/14079 от 19.07.2017 рассказали про хранение счетов-фактур в электронном виде.

Хранение счетов-фактур, (а также подтверждений оператора ЭДО, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе.

Эти документы хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Поскольку счета-фактуры, выставленные налогоплательщиком в установленном порядке в электронной форме, не распечатываются, то пропуски в хронологии счетов-фактур, выставленных в электронной форме, фиксировать в сшиве счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе, не требуется. 

С 1 октября 2017 года вступают в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства № 1137 от 26.12.11о документах, применяемых при расчетах по НДС.

В частности, внесены изменения в пункты вышеназванного Постановления, касающиеся сроков хранения документов.

Сам срок хранения не изменился и составляет 4 года. При этом ранее список документов, подлежащих хранению, был отражен в п.15 раздела II приложения №3. Постановлением Правительства № 918 от 17.08.2017 этот пункт отменен.

Между тем тот же самый список теперь содержится в новом пункте 11 раздела II приложения №1.

Итак, хранить счета-фактуры следует в течение 4 лет. Такой же срок предусмотрен для хранения таких документов как:

книги продаж и покупок;

журнал учета счетов-фактур;

заверенные копии бумажных счетов-фактур, полученные от посредников;

таможенные декларации или их копии;

заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов;

бланки строгой отчетности с выделенной суммой НДС (по командировочным расходам).

Напомним, что срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, оговорен в пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ и по общему правилу составляет 4 года.

Сегодня на нашем сайте завершился опрос на тему хранения таких документов как банковские выписки.

Напомним, этим вопросом озадачилась читательница нашего форума, которая попросила коллег поделиться своим опытом сохранения выписок.

Что же показали результаты опроса? В наш век информационных технологий, когда космические корабли бороздят просторы вселенной, бухгалтеры предпочитают по-старинке иметь под рукой бумажные документы. Подавляющее число наших читателей (68%) распечатывают выписки и хранят их в бумажном виде.

Оставшиеся голоса разделились практически поровну. 16% бухгалтеров выгружают выписки и хранят их в виде файла, а вот 17% опрошенных и вовсе не обеспокоены вопросом хранения таких документов. Ведь выписку можно в любой момент в случае необходимости распечатать из интернет-банка.

Сегодня на Клерк.ру завершился опрос на тему хранения бухгалтерами сданной отчетности.

Как выяснилось, большинство наших читателей (около 70%) хранят декларации, сортируя их по налоговым периодам и аккуратно подшивая в папки.

16% опрошенных также подшивают отчеты в папки, но уже сортируя по видам отчетности – НДС в одной папке, налог на прибыль – в другой.

А вот 12% респондентов вообще не беспокоятся по поводу бумажных отчетов – у них их просто нет. Все хранится в электронном виде.

Некоторые бухгалтеры (2%) бумажной отчетности тоже не имеют, но тем не менее распечатывают квитанции и протоколы о приеме отчетов и хранят эти документы в папках.