хранение документов

Сегодня на нашем сайте завершился опрос на тему хранения таких документов как банковские выписки.

Напомним, этим вопросом озадачилась читательница нашего форума, которая попросила коллег поделиться своим опытом сохранения выписок.

Что же показали результаты опроса? В наш век информационных технологий, когда космические корабли бороздят просторы вселенной, бухгалтеры предпочитают по-старинке иметь под рукой бумажные документы. Подавляющее число наших читателей (68%) распечатывают выписки и хранят их в бумажном виде.

Оставшиеся голоса разделились практически поровну. 16% бухгалтеров выгружают выписки и хранят их в виде файла, а вот 17% опрошенных и вовсе не обеспокоены вопросом хранения таких документов. Ведь выписку можно в любой момент в случае необходимости распечатать из интернет-банка.

Сегодня на Клерк.ру завершился опрос на тему хранения бухгалтерами сданной отчетности.

Как выяснилось, большинство наших читателей (около 70%) хранят декларации, сортируя их по налоговым периодам и аккуратно подшивая в папки.

16% опрошенных также подшивают отчеты в папки, но уже сортируя по видам отчетности – НДС в одной папке, налог на прибыль – в другой.

А вот 12% респондентов вообще не беспокоятся по поводу бумажных отчетов – у них их просто нет. Все хранится в электронном виде.

Некоторые бухгалтеры (2%) бумажной отчетности тоже не имеют, но тем не менее распечатывают квитанции и протоколы о приеме отчетов и хранят эти документы в папках.

Бухгалтер строительной фирмы обратился на наш форум с вопросом: «Должна ли в бухгалтерии храниться исполнительная документация по всем сданным объектам?» Именно на этом настаивает руководитель компании, утверждая, что документы потребуются потом при налоговой проверке, а значит им самое место в бухгалтерии.

Однако автору вопроса не хочется превращать бухгалтерию в архив и хранить документы, которые никакого отношения к бухучету и налогообложению не имеют. Директор требует обоснования такой позиции, и бухгалтер, в свою очередь, решил выяснить мнение клерков на сей счет.

Организация производит СМР. По окончанию работ передаем Исполнительную документацию вместе с КС заказчику. Один экземпляр исполнительной документации храним у себя.
Относится ли ИД к бухгалтерии? Может ли в будущем ее запрашивать ИФНС?
Обязаны ли мы ее хранить на бумажном носителе как подрядчики? Или достаточно акта, что мы ее передали закачку?
Может нам как подрядчику ее можно хранить в электроном виде?
Есть какие то документы регламентирующие хранение ИД?
- KocmosMars

Участники обсуждения, основываясь на своей практике, утверждают, что эти документы ИФНС не запрашивает. От строительной фирмы налоговая, как правило, просит договоры, сметы, счета-фактуры, акты КС-2, справки КС-3.

Обсуждение этого «бумажного» вопроса происходит в теме форума «Архив».

В сегодняшнем выпуске специалисты Что Делать ТВ расскажут о том, какие изменения по НДС ждут налогоплательщиков, реализующих макулатуру; обязан ли работодатель хранить копии трудовых уволившихся работниц-декретниц а также какие новые наказания предлагает ввести Владимир Путин за коррупцию и взяточничество.

2044 архив

Президент РФ Владимир Путин подписал закон, которым устанавливаются особенности хранения документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работника с работодателем.

Федеральный закон № 43-ФЗ от 2 марта 2016 года «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

Законом предусматривается, что срок временного хранения таких документов, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года, – 50 лет.

В пресс-службе Кремля поясняют, что сокращение срока хранения таких документов связано с ведением информационной базы персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Минфин РФ в письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 разъяснил, как долго надо хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества.

Чиновники отметили, что эти документы следует хранить четыре года, начиная с момента, когда основное средство было полностью самортизировано. В своем письме ведомство сослалось на подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и статью 252 НК РФ.

Кроме того, финансисты напомнили о сроке хранения «бухгалтерских» документов: такие документы, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Счета-фактуры, в том числе электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления НДС и составления налоговой отчетности.

Минфин РФ в письме от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259 напоминает, что электронные счета-фактуры  должны храниться вместе с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателя о получении в хронологическом порядке. Чиновники поясняют, что нужно хранить и сертификат ключа подписи по счетам-фактурам, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.

А вот распечатывать электронные счета-фактуры, как следует из письма, не требуется.

Распечатывать и хранить в бумажном виде электронные счета фактуры не надо. Об этом в ходе интернет-конференции «Идеальный архив бухгалтерских документов» на форуме Клерк.Ру напомнила Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

«Все используемые в электронном документообороте счетов-фактур документы (счета-фактуры (в том числе корректировочные), подтверждения, уведомления и извещения), подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся у участников электронного документооборота вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для ее формирования, в течение четырех лет», - также пояснила эксперт.

Напомним, интернет-конференция еще продолжается, и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!