хранение документов

Минфин РФ в своем письме № 03-02-07/2/28610 от 22.07.2013 приводит разъяснения по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.

Ведомство напоминает, что в силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки.

При этом в целях обеспечения исполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Кроме того, согласно части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

При переносе убытка на будущее организация обязана хранить первичные документы, подтверждающие его размер, в течение всего срока, пока убыток учитывается в расходах. Об этом 29 мая в ходе конференции "Налоговые стратегии в России", организованной газетой The Moscow Times, ссылаясь на позицию Президиума ВАС, напомнил ведущий юрист налоговой практики юридической группы "Яковлев и партнеры" Андрей Фелюст. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.

Постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 №ВАС 3546/12 гласит, что при переносе убытка на будущее организация обязана хранить первичные документы, подтверждающие его размер, в течение всего срока, пока убыток учитывается в расходах.

Президиум не согласился с доводами налогоплательщика о том, что размер убытка можно подтвердить налоговой декларацией за период возникновения убытка, а первичные документы обосновывают не сам убыток, а расходы, которые к нему привели, напомнил Андрей Фелюст.

Усовершенствованная электронная подпись позволяет доказать время подписания документа и обеспечивает доказательство того, что в конкретное время сертификат ЭЦП действовал и ему можно доверять.

Об этом в интервью корреспонденту Клерк.Ру Льву Мишкину рассказал Иван Агапов, аналитик компании Synerdocs .

Эксперт отметил, что таким образом решается принципиальная задача архивного хранения электронного документа за счет обеспечения юридической значимости документа, чей срок хранения превышает срок действия сертификата ЭЦП.

Подробней о практике применения электронной подписи при хранении электронных документов читайте в интервью «Практика хранения документов с электронной подписью».

Совет Федерации одобрил поправки в федеральный закон об архивном деле в Российской  Федерации.

Как сообщает пресс-служба Совета Федерации, изменения направлены на расширение перечня государственных компаний и корпораций, на которые будет распространяться действие закона в части правового регулирования хранения, комплектования, учета и использования архивных документов этих организаций. Указанный  в документе список госкорпораций сможет дополняться.

Кроме того, федеральный закон вводит норму, согласно которой архивные документы государственный компаний и корпораций относятся к федеральной собственности, что позволяет определить сроки их хранения.

Между налоговыми органами и налогоплательщиками, в том числе при проведении выездных налоговых проверок, спорным является вопрос о том, какие документы необходимо представлять для подтверждения убытков предыдущих налоговых периодов, уменьшающих налоговую базу текущего налогового периода: первичные бухгалтерские документы (накладные, акты и др.) или сводные документы (налоговые декларация, балансы, отчеты о прибылях и убытках и т.д.).
 
В соответствии с пунктом 8 статьи 23 НК РФ к обязанностям налогоплательщиков относится обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
 
Согласно пункту 8 статьи 274 НК РФ убытком в целях применения главы 25 "Налог на прибыль организаций" признается отрицательная разница между доходами и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном названной главой. При этом убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, принимаются в целях налогообложения в порядке и на условиях, определенных в статье 283 Кодекса.
 
В пункте 1 статьи 283 НК РФ закреплено положение, согласно которому налогоплательщики, понесшие убыток (убытки) в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или на часть этой суммы (перенести убыток на будущее).

Налогоплательщики вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение десяти лет, следующих за тем периодом, в котором получен этот убыток (пункт 2 статьи 283 Кодекса).

 
Таким образом, при исчислении налога на прибыль налогоплательщикам предоставлено право учесть убыток при исчислении указанного налога при условии соблюдения установленных законом требований. К их числу пунктом 4 статьи 283 Кодекса отнесена обязанность налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
 
Убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведенных в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли в случае соответствия их требованиям, перечисленным в статье 252 Кодекса. Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Порядок документального оформления затрат установлен Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет. Налоговый кодекс не предусматривает прекращения обязанности по хранению документов после проведения налоговой проверки. Списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
 
Таким образом, в случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов, порядок, установленный пунктом 4 статьи 283 Кодекса, нельзя признать соблюденным. Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

На основании п.4 ст.283 Налогового кодекса Российской Федерации  налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение  всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Согласно п. 8 ст. 274 НК РФ убытком является отрицательная разница между доходами и расходами, учитываемыми в целях налогообложения. Если налогоплательщик в отчетном (налоговом) периоде получил убыток, то налоговая база в данном периоде признается равной нулю. Порядок составления расчета базы по налогу на прибыль установлен ст. 315 НК РФ, в п. 9 которой указано, что для определения суммы налогооблагаемой прибыли из налоговой базы исключается сумма убытка, подлежащая переносу в соответствии со ст. 283 НК РФ. Таким образом, убыток - это финансовый результат деятельности налогоплательщика за конкретный период.

Налогоплательщик вправе учитывать для целей налога на прибыль понесенные им убытки. Доходы текущего налогового периода можно уменьшить на сумму убытков, исчисленных в предыдущих периодах. Данная сумма учитывается полностью или частично. Переносить убыток на будущее налогоплательщик вправе в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток получен

Возможны ситуации, когда налогоплательщику не удалось сохранить первичные документы, которые подтверждают получение убытка, при этом период его возникновения был проверен в ходе выездной налоговой проверки, по результатам которой у инспекции не было замечаний относительно обоснованности отражения данной суммы. Возникает вопрос: «вправе ли налогоплательщик перенести убыток на будущее при наличии акта, составленного инспекцией по итогам проведенной ранее выездной проверки, если первичные документы отсутствуют?».

В Письме Минфина России  от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276  содержатся разъяснения, что проведение выездной проверки не влечет прекращения обязанности по их хранению и  списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Данного подхода придерживаются и некоторые арбитражные суды (Постановления ФАС Поволжского округа от 12.04.2011 АС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2N А55-18273/2010, Ф 009 (Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)). Так, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 25.01.2012 N А12-5807/2011 указал, что акт выездной налоговой проверки, проведенной ранее, не является документом, подтверждающим правомерность учета убытков, поскольку не содержит анализа первичных документов.

Таким образом, списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

ФАС Дальневосточного округа в Постановлении № Ф03-2073/2012 от 09.06.2012 подтвердил, что суд правомерно признал незаконными действия ответчика по удержанию принадлежащих истцу документов и обязал администрацию возвратить истцу данные документы.

ФАС указал, что поскольку документы создавались в результате деятельности самого общества, они являются его частной собственностью. В свою очередь документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками.

Судами установлено, что письменного договора о передаче документов общества по личному составу на хранение в архив администрации сторонами не заключалось. Передача спорных документов в собственность администрации не согласовывалась. В этой связи судом сделан правильный вывод о том, что между обществом и администрацией сложились правоотношения в рамках договора хранения.

Хранитель обязан хранить вещь в течение обусловленного договором хранения срока. Если срок хранения договором не предусмотрен и не может быть определен исходя из его условий, хранитель обязан хранить вещь до востребования ее поклажедателем.

Ссылки по теме:

Сайты по теме:              

ФАС Дальневосточного округа

Госдума рассмотрит законопроект № 59569-6, которым предлагается усилить контроль за деятельностью конкурсных управляющих и ликвидационных комиссий  на предмет соблюдения законодательства в части передачи архивных документов по личному составу на государственное и муниципальное хранение.

Законопроект предлагает закрепить за налоговыми органами полномочие требовать наряду с документами, представляемыми для государственной регистрации при ликвидации юридического лица, документ архива, подтверждающий факт передачи архивных документов организации, ликвидируемой в результате банкротства или самоликвидации.

Одновременно предлагается закрепить обязанность за государственными или муниципальными архивами по выдаче документа, подтверждающего прием архивных документов по личному составу от организации при ликвидации, в том числе в результате банкротства.