Минэкономразвития внесло в Правительство законопроект, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид.

В МЭР отмечают, что это позволит сэкономить бизнесу миллиарды рублей.

Сейчас законодательством закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций.

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, создание возможности конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости.

Предлагаются следующие нововведения:

1. Появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа;

2. Будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу. При этом равнозначность обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом;

б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа;

в) подписание дубликата усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания);

3. Предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов. Под этим подразумевается преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания. Конвертированный документ является равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом.

4. Устанавливаются требования к осуществлению предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности;

5. Устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов документов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов, призванный исключить возможность утери таких документов;

6. Предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов. При соблюдении требований к изготовлению дубликата и его хранению срок может быть сокращен до одного года (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства России или нормативным актом Банка России).

Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами. В том числе станет возможным хранение в электронном виде следующих документов:

  • Согласия на обработку персональных данных, отзыв таких согласий;
  • Документы бухгалтерского учета;
  • Документы, создаваемые кредитными организациями;
  • Согласия на получение рекламы;
  • Договоры о присоединении сетей электросвязи;
  • Аудиторские заключения и др.

Для целей налога на прибыль расходы могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде. При этом отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, а также иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В статье 6 Закона № 63-ФЗ указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Таким образом, документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

Что касается вопроса признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, для целей бухгалтерского учета, то в соответствии с Законом № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

В этой связи до принятия соответствующего ФСБУ организация может использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.

Таким образом, документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли и бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ и Закона № 63-ФЗ.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-03-06/1/60739 от 13.07.2020.

Компания покупает у иностранных организаций бытовую технику и продает ее в России. При этом иностранные фирмы направляют скан-копии своих документов (инвойсы, спецификации и упаковочные листы) по электронке или по факсу. Получить бумажные оригиналы получается не всегда.

Можно учитывать расходы по таким документам в НУ и БУ?

Такой вопрос фирма задала Минфину.

В письме № 03-03-06/1/9882 от 13.02.2020 ведомство напомнило, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, если расходы осуществлены на территории РФ, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Минфин в письме № 03-03-06/1/94297 от 04.12.2019 дал разъяснения по вопросу оформления электронного авансового отчета.

В ведомстве пояснили, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

При формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63-ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

Расходы фирмы могут быть подтверждены электронными документами. Об особенностях их учета рассказал Минфин в письме № 03-03-06/1/73637 от 25.09.2019.

Первичный учетный документ в виде электронного документа должен содержать все обязательные реквизиты, установленные законом о бухучете, а также быть подписан электронной подписью (подписями).

Особый порядок учета расходов, подтвержденных электронными документами, положениями главы 25 НК не устанавливается.

Следовательно, расходы, подтвержденные документами, составленными в виде электронного документа, признаются в том же порядке, что и составленными на бумажном носителе.

Выводы следующее:

1) расходы, подтвержденные электронными документами, для целей налогообложения прибыли признаются в том же порядке, что и составленные на бумажном носителе. Их наличие подтверждает факт произведенных расходов;

2) документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ, Закона № 63-ФЗ и статьи 252 НК;

3) дата признания расходов при методе начисления определяется положениями статьи 272 НК.