электронный документооборот

Изменился унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с налоговиками по ТКС — приказ от 06.09.2019 № ММВ-7-6/447@.

Унифицированный формат транспортного контейнера применяется для обмена электронными документами между инспекцией и компаниями. Формат обмена утвержден приказом ФНС от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@, но его постоянно обновляют.

Последние изменения связаны с введением формы и формата сведений о контролирующих лицах международной компании.

1072 284 ЭДО

Переход банков на безбумажные технологии несут клиентам определенные риски, поскольку в случае разногласий с банком по поводу условий обслуживания или указанных данных доказать свою правоту весьма затруднительно.

Пример тому — отказ от «бумаги» Альфа-банка, который вызвал поток жалоб клиентов на неочевидные условия обслуживания. О проблеме пишет сегодня «Коммерсантъ».

Анализ сообщений на форуме banki.ru показал участившиеся жалобы клиентов Альфа-банка, связанные с использованием кредитной организацией безбумажных технологий. Например, владельцы кредитных карт жаловались на отсутствие документов по связанным договорам страхования (в частности, отзывы от 23 июля), владельцы дебетовых карт — на неожиданно подключившуюся платную услугу «Альфа чек» (отзыв от 3 июля), об удалении из мобильного банка информации об условиях бесплатного обслуживания карты (отзыв от 12 июля). Ответы банка не опровергали указанную информацию.

Корреспондент газеты протестировал на себе работу Альфа-банка и оказалось, что проблемы действительно есть.

Заявка на бесплатную карту была оформлена через сайт, карта получалась в отделении банка. Сотрудник банка исправил имеющиеся в базе данные и выдал пластик без единого сопроводительного документа. Однако оказалось, что данные были исправлены не все, в итоге карту банк привязал к старому неактуальному номеру телефона, принадлежащему другому человеку.

Одновременно ошибка банка привела к подключению не запрошенного клиентом платного пакета услуг (о которых при отсутствии каких-либо документов узнать было невозможно), информация об условиях обслуживания карты отсутствовала и в мобильном банке. Безбумажные технологии также не позволили подать заявление на отзыв согласия на запрос сведений в БКИ, которое автоматически формируется в банке в момент заявки на карту. Отсутствие бумажных заявлений не дало и отключить чужой номер телефона, который продолжает числиться в мобильном банке спустя десять дней после обращения в отделение с соответствующим требованием.

Все опрошенные «Ъ» эксперты банковского рынка сошлись во мнении, что проблемы можно было бы избежать при наличии на руках у клиента документа, в котором можно было сверить свои данные и условия обслуживания с данными, имеющимися в банке. При этом юристы отмечают, что проблема характерна и для других банков.

В скором времени проблема может быть решена на законодательном уровне. Как сообщил «Ъ» глава комитета Госдумы по финрынку Анатолий Аксаков, осенью будет рассмотрен законопроект об электронном документообороте, в рамках которого целесообразно будет рассмотреть вопрос о предоставлении клиенту банка права выбора получать полный пакет документов в электронном или бумажном виде.

Столичным отделением ПФР заключено 19288 соглашений об электронном взаимодействии с работодателями Москвы и Подмосковья по предоставлению документов, необходимых для назначения пенсии сотрудникам, выходящим на пенсию в ближайший год.

Благодаря соглашению работодатели получают возможность заблаговременно направлять в ПФР списки сотрудников, выходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, и документы, необходимые для назначения пенсии.

Передача данных осуществляется по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя. При этом сведения передаются только по письменному согласию сотрудника в адрес работодателя на передачу и обработку его персональных данных.

«Предоставление документов для назначения пенсии от работодателя» освобождает уходящих на пенсию сотрудников от необходимости самостоятельно собирать документы, запрашивать, если необходимо, недостающие или не соответствующие требованиям документы, например, из архивных организаций для подтверждения стажа, и других данных, — поясняет Управляющий Отделением ПФР по г. Москве и Московской области Андрей Андреев. — Специалисты территориального органа ПФР имеют возможность заблаговременно оценить документы, запросить недостающие для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах граждан. Работодатель, за месяц до даты выхода своего сотрудника на пенсию, по тем же электронным каналам направляет личное заявление сотрудника на назначение страховой пенсии и заявление о способе ее доставки. Такое электронное взаимодействие «через работодателя» позволяет своевременно и в полном объеме назначать им пенсию", — заключает Управляющий ОПФР.

Отделение ПФР по г. Москве и Московской области в постоянном режиме приглашает работодателей к электронному взаимодействию. Образец Соглашения и Типовое соглашение можно скачать на сайте ОПФР по ссылке.

Накануне на заседании Правительства обсуждались одобренные ранее три законопроекта, которые связаны с введением в России электронных трудовых книжек.

Правительство одобрило введение электронных трудовых книжек

Между тем у Правительства есть и другие планы по оцифровке в кадровой сфере. Речь идет о внедрении электронного кадрового документооборота.

«Это наш следующий проект, по которому мы сейчас завершаем согласования. Есть разночтения, разногласия с рядом министерств и ведомств по отдельным позициям», - заявил глава Минтруда Максим Топилин.

Эксперимент по электронному кадровому делопроизводству внутри предприятия (по всем документам внутри предприятия) планируется запустить в 2020 году.

К сентябрю проект будет внесен в Правительство, заявил Топилин.

Речь пока идет об эксперименте, через включение отдельных предприятий в обкатку этой конструкции, потому что сейчас пока сложно предусмотреть и предотвратить все возможные риски.

«Какие будут подписи применяться – усиленная (УКЭП) или обычная, простая подпись? Здесь всегда ведётся достаточно серьёзный диалог с точки зрения безопасности данных, их хранения, с точки зрения идентификации человека и с точки зрения дороговизны проекта. Если это усиленная квалифицированная подпись, понятно, что это более дорогая история, если простая подпись – это более дешёвая история. Но как вы будете идентифицировать людей, как будете хранить данные и так далее? Здесь надо всегда очень внимательно взвешивать все составляющие, с тем чтобы принять какое-то решение, которое устроит всех и будет не таким дорогим.Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений», - сказал Топилин.

Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений.

«Там потребуются дополнительные деньги. И здесь у нас пока есть разночтения с Министерством финансов. Будем в бюджетном процессе это всё согласовывать. При этом мы исходим из того, что средства есть в национальном проекте «Цифровая экономика», и надо определённую часть этих средств направить на этот проект. Минкомсвязи нам этот вопрос полностью согласовало», - добавил Топилин.

На прошлой неделе в Госдуму внесли проект поправок в Трудовой кодекс, позволяющих использовать в трудовых отношениях современные цифровые технологии. Если их примут, то с 1 октября 2019 г. можно будет перевести оформление документов в электронную форму.

Законопроект касается в первую очередь трудовых договоров и заявлений об отпуске или увольнении, для них и других юридически значимых сообщений он определит и установит форму и правила обмена в электронном виде. Трудовые договоры и сейчас нередко заключаются по электронной почте, но прямого указания в Трудовом кодексе на такую возможность нет, пишут «Ведомости».

Теперь такие сообщения будут юридически значимыми после их доставки. Но всем переходить на электронные сообщения не обязательно — новые правила не должны ухудшать положение работника, говорится в пояснительной записке. Работник может отказаться от обмена электронными документами в любой момент после заключения трудового договора.

Также депутаты предлагают устанавливать личность отправителя, например предварительно указав адрес в трудовом договоре — либо с помощью электронной цифровой подписи. В качестве последней может быть как усиленная квалифицированная подпись, так и простое сочетание логина и пароля.

Электронная подпись может стать проблемой, говорят эксперты. Квалифицированная достаточно дорогая — порядка 3000 руб. на одного работника и действует она только год. Если использовать неквалифицированные подписи, то есть вероятность манипуляции со стороны работодателя — трудно будет доказать, подписал работник документ или нет. И сейчас работодатели зачастую подделывают подписи работников, а в случае использования электронных подписей это будет делать еще проще.

Параллельно готовится переход на электронные трудовые книжки — в декабре прошлого года такой законопроект внес в правительство Минтруд. Они должны появиться в 2020 г. Новые записи (например, о смене работы или изменении должности) будут — по законопроекту — уже в следующем году заноситься в цифровую книжку. Вести бумажные книжки работодатель должен будет только для тех работников, которые подадут об этом заявление, обещали в Минутруде.

1861 ТК РФ

Возможность заключения трудового договора с использованием электронных и других технических средств предложили закрепить в Трудовом кодексе (ТК) РФ. Законопроект, подготовленный группой депутатов, внесли в Госдуму, сообщает «Парламентская газета».

Согласно поправкам, трудовой договор может быть заключен путем обмена документами с использованием электронных средств. Трудовые договоры и сегодня могут заключаться после обмена отсканированными документами по электронной почте. Однако в судебной практике наблюдается различие в подходах к признанию таких договоров заключенными.

Также предлагается ввести в ТК нормы о юридически значимых сообщениях. Такие положения есть в Гражданском кодексе, они позволяют исключить споры о моменте возникновения, изменения и прекращения у гражданина соответствующих прав и обязанностей. В Трудовом кодексе таких положений нет, что создаёт опасную для трудовых правоотношений неопределенность, считают авторы.

Юридически значимые сообщения — это любые акты взаимодействия между сторонами трудового договора, совершаемые в целях передачи определенной юридически значимой информации.

Передача одной стороной трудового договора другой стороне сообщения (заявление, уведомление, обращение, разрешение, требование) влечёт соответствующее юридическое последствие, предусмотренное трудовым законодательством.

Предлагается ввести в ТК новую статью (15.1), в которой закрепить общие положения о юридически значимых сообщениях, включая вопрос об их форме. Предполагается, что обмен сообщениями сможет происходить не только при личном контакте работника и работодателя или по почтовой связи, но и в электронном виде.

Проект также предусматривает обязанность работника и работодателя вести себя добросовестно, не вступать в переговоры, если они не намерены заключать соглашение.

В настоящее время действует электронный формат для оформления и представления в налоговые органы документов об отгрузке товаров, о приемке-передаче результатов работ, передаче имущественных прав или документов, подтверждающих факт оказания услуг. В том числе, например, документа, подтверждающего передачу-принятие принципалом работ (услуг) агента, в результате чего у принципала возникает обязанность по выплате агенту обозначенной в документе суммы вознаграждения.

ФНС в письме № ЕД-4-15/8211 от 29.04.2019 пояснила, что внесение информации из отчета агента в документ о приемке-передаче посреднических услуг (работ) не противоречит сути документа.

Вопрос о способе и порядке внесения в файл такого электронного документа о выполнении работ (оказании услуг) иной сопутствующей сделке информации с целью его возможного признания также и отчетом агента должен быть согласован сторонами.

Таким образом отчет агента «внутри» акта может быть передан в случае в налоговые органы по ТКС.

При истребовании налоговыми органами отчета агента, включенного в акт приемки-передачи посреднических услуг, такой документ, содержащий информацию акта приемки-передачи и отчета агента, может быть распечатан и на бумажном носителе в виде заверенной проверяемым лицом копии представлен в налоговый орган.

В России в 2022 году  могут начать применять новый вид документа –– электронные путевые листы (ЭПЛ) для таксистов, водителей автобусов и другого коммерческого транспорта.

Об этом говорится в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет», с которой ознакомились «Известия». Сейчас путевые листы водители оформляют только в бумажном виде.

До декабря 2021 года возможность использования ЭПЛ должна быть закреплена в законодательстве, а до июля 2022-го — создана и введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение баз данных в режиме онлайн и передачу их надзорным органам.

Формат электронного путевого листа будет утверждаться Минтрансом, а данные — храниться на специализированном портале. Срок хранения ЭПЛ пока не определен, говорят авторы проекта.

Внедрение электронных путевых листов позволит исключить возможность незаконного оформления таких документов перевозчиками, пресечь выдачу чистых бланков с печатями, а также получать корректные данные о работе автомобиля (пробег, прохождение техобслуживания и т.д.). Если жепроизойдет ДТП с участием коммерческого автомобиля, сотрудники ГИБДД смогут максимально оперативно получить данные о медосмотре.

В «Автонет» не смогли уточнить, в какую сумму обойдется создание онлайн-системы для хранения данных путевых листов, предположив, что ее созданием могут заинтересоваться разработчики программ для электронного документооборота, такие как 1С или SUP.

Однако владельцы компаний уже опасаются, что электронный документооборот может оказаться дорогостоящим и неудобным для малого бизнеса. Внедрение путевых листов станет для предпринимателей таким же обременительным, как обязательная установка блоков криптографической защиты информации (СКЗИ) на тахографы. СКЗИ нужно менять каждые три года, и стоит этот блок около 25 тыс. рублей. То есть владельцу 30–40 машин это обходится в сумму до 1 млн рублей. Помимо этого, для перехода на электронный учет,  потребуется переобучать сотрудников.