электронный документооборот

В настоящее время действует электронный формат для оформления и представления в налоговые органы документов об отгрузке товаров, о приемке-передаче результатов работ, передаче имущественных прав или документов, подтверждающих факт оказания услуг. В том числе, например, документа, подтверждающего передачу-принятие принципалом работ (услуг) агента, в результате чего у принципала возникает обязанность по выплате агенту обозначенной в документе суммы вознаграждения.

ФНС в письме № ЕД-4-15/8211 от 29.04.2019 пояснила, что внесение информации из отчета агента в документ о приемке-передаче посреднических услуг (работ) не противоречит сути документа.

Вопрос о способе и порядке внесения в файл такого электронного документа о выполнении работ (оказании услуг) иной сопутствующей сделке информации с целью его возможного признания также и отчетом агента должен быть согласован сторонами.

Таким образом отчет агента «внутри» акта может быть передан в случае в налоговые органы по ТКС.

При истребовании налоговыми органами отчета агента, включенного в акт приемки-передачи посреднических услуг, такой документ, содержащий информацию акта приемки-передачи и отчета агента, может быть распечатан и на бумажном носителе в виде заверенной проверяемым лицом копии представлен в налоговый орган.

В России в 2022 году  могут начать применять новый вид документа –– электронные путевые листы (ЭПЛ) для таксистов, водителей автобусов и другого коммерческого транспорта.

Об этом говорится в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет», с которой ознакомились «Известия». Сейчас путевые листы водители оформляют только в бумажном виде.

До декабря 2021 года возможность использования ЭПЛ должна быть закреплена в законодательстве, а до июля 2022-го — создана и введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение баз данных в режиме онлайн и передачу их надзорным органам.

Формат электронного путевого листа будет утверждаться Минтрансом, а данные — храниться на специализированном портале. Срок хранения ЭПЛ пока не определен, говорят авторы проекта.

Внедрение электронных путевых листов позволит исключить возможность незаконного оформления таких документов перевозчиками, пресечь выдачу чистых бланков с печатями, а также получать корректные данные о работе автомобиля (пробег, прохождение техобслуживания и т.д.). Если жепроизойдет ДТП с участием коммерческого автомобиля, сотрудники ГИБДД смогут максимально оперативно получить данные о медосмотре.

В «Автонет» не смогли уточнить, в какую сумму обойдется создание онлайн-системы для хранения данных путевых листов, предположив, что ее созданием могут заинтересоваться разработчики программ для электронного документооборота, такие как 1С или SUP.

Однако владельцы компаний уже опасаются, что электронный документооборот может оказаться дорогостоящим и неудобным для малого бизнеса. Внедрение путевых листов станет для предпринимателей таким же обременительным, как обязательная установка блоков криптографической защиты информации (СКЗИ) на тахографы. СКЗИ нужно менять каждые три года, и стоит этот блок около 25 тыс. рублей. То есть владельцу 30–40 машин это обходится в сумму до 1 млн рублей. Помимо этого, для перехода на электронный учет,  потребуется переобучать сотрудников.

Вчера мы писали о том, что ФНС не может обеспечить бесперебойный прием отчетности, которая начала поступать на портал ведомства в связи с началом отчетной компании. Один из операторов ЭДО уведомил своих клиентов о дате возобновления выгрузки из налоговых инспекций ответных документов о приеме или отклонении отчетности. Этим объявлением поделилась участница нашего сообщества в Фейсбук. Причина задержки — профилактические работы со стороны налоговиков, которые обещают завершить 17 января.

кубик фнс до 17.01

В списке регионов субъекты РФ с номерами от 01 по 80-й.

кубик фнс до 17.01 2

Объявление, опубликованное оператором, примечательно еще тем, что информация такого рода уже не первый раз публикуется для успокоения налогоплательщиков, и каждый раз дата окончания профилактических работ сдвигается на более поздний срок.

Да, сначала висело с 20 .12 по 9.01, теперь до 17.01

— Ekaterina Utenkova

Как вы думаете, 17 января налоговики действительно начнут выгрузку или сроки в очередной раз будут перенесены?

Как мы уже писали, отделения ПФР начали рассылать работодателям по ТКС информационные письма с предложением заключить соглашение об электронном взаимодействии.

Цель таких соглашений – получение работодателями оперативной информации относится ли работник организации к категории лиц  предпенсионного возраста, либо является ли получателем пенсии. 

Напомним, с 1 января 2019 года работодатель обязан предоставлять 2 рабочих дня раз в год с сохранением места работы и среднего заработка для прохождения диспансеризации работникам предпенсионного возраста и работникам, являющимся получателями пенсии по старости или за выслугу лет.

Предусматривается переходный период по увеличению возраста выхода на пенсию по старости, поэтому и предпенсионный период у разных работников будет приходиться на разный возраст.

Соответствующее письмо, адресованное работодателям, в частности, разместило ОПФР по Красноярскому краю.

Открыть оригинал изображения (628x872, 305.26 Кб)Открыть оригинал изображения (629x865, 328.77 Кб)

«Пенсионщики» просят сдать им подписанные Соглашения до 1 декабря 2018.

Сегодня, 25 октября, отмечается Международный день без бумаги.

Для обеспечения бумагой офисов и предприятий России вырубается около 800 млн деревьев, сообщает Рамблер.

Сэкономив 1 тонну бумаги, можно сохранить 17 деревьев, 26000 литров воды, 4000 кВт электроэнергии и 240 литров топлива.

Сократить число бумажных документов поможет переход на электронный документооборот.

На рынок приходят системы, которые дают возможность быстро обмениваться документами, позволяют быть уверенными в их надежном хранении и, как следствие, сокращать расходы.

ЭДО? Легче лёгкого от компании «Такснет».

Между тем напомним, что некоторые решения чиновников идут вразрез с экологической инициативой по сбережения лесов. Так, со следующего года количество бумаги на формирование справки 2-НДФЛ увеличится вдвое. В ФНС решили, что вместить всю информацию на один лист формата А4 не представляется возможным и разработали специальное приложение к справке.

Утвердили новую 2-НДФЛ. Теперь она с приложением

Правда, справедливости ради отметим, что в других случаях налоговики сокращают количество бумажных документов. Так, они решили отказаться от формирования и печати с налоговым уведомлением на имущественные налоги физлиц отдельного платежного документа. В пояснении к проекту не говорится о сбережении лесов, но отмечается, что это позволит налоговикам существенно сократить расходы на печать налоговой корреспонденции.

Добавим, что мы проводили опрос на тему экономии бумаги. Как показали его результаты, только 4% наших читателей выбрасывают в мусор листы, на одной стороне которых что-то напечатано.

Остальные 96% используют эти листы повторно.

64% после повторного использования бумаги на черновики выкидывают ее.

А 10% относятся к бумаге еще бережнее — используют на черновики, а потом сдают в макулатуру.

21% наших читателей печатают на оборотной стороне внутренние документы организации.

А 1% опрошенных даже не считают зазорным выдавать контрагентам документы, распечатанные на таких черновиках.

«Такснет» в блоге компании рассказал, что предпринять, чтобы документы никогда не терялись и их не пришлось бы восстанавливать.

Ответственность за хранение первичных документ по закону лежит на компании или на индивидуальном предпринимателе.

К первичным относятся такие документы, как:

  • товарная накладная
  • счет-фактура
  • акт выполненных работ
  • выписка из банка
  • платежные поручения
  • кассовые документы
Если в трудовом договоре с бухгалтером прописана его ответственность за утерю первичных документов, то он может возместить свои риски только в том размере, который указан в договоре.

Документ потерялся? Руководитель компании должен его восстановить. Это не всегда осуществимо, если контрагент прекратил свое существование.

Рано расстраиваться! Есть два современных сервиса, которые избавят вас от подобных волнений.

Во-первых, это сервис Репутация. Вы сможете отследить всю историю деятельности ваших подрядчиков и уберечь себя от сделок с фирмами-однодневками, банкротами и недобросовестными предпринимателями

Второй необходимый каждому современному бухгалтеру инструмент — это сервис электронного документооборота «Транскрипт». Он позволяет обмениваться документами с контрагентами напрямую и в короткие сроки. При этом все юридически значимые документы подписанные квалифицированной электронной подписью сохраняются в архивах сервиса.

Подробности здесь.

На днях газета «Коммерсантъ» написала о том, что Минтруд возражает против ускоренного перехода компаний на электронный кадровый документооборот.

Минтруд, в свою очередь, на своем сайте разместил соответствующие комментарии по этому вопросу.

Ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в ТК, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договора, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности. Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

РССП и ФНПР, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.

Минтруд считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, планируются в следующие сроки:

  • декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
  • июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.
С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

ФНС наделили функцией удостоверяющего центра. Постановление Правительства от 03.10.2018 № 1181, вносящее изменение в Положение о Федеральной налоговой службе, опубликовано на портале правовой информации.

Такая функция понадобилась налоговикам для  обеспечения:

  • внутриведомственного электронного документооборота;
  • электронного взаимодействия с внешними организациями;
  • создания ключа электронной подписи и усиленной неквалифицированной электронной подписи через личный кабинет налогоплательщика.
В связи с тем, что ФНС России стала оператором федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, у нее значительно вырос электронный документооборот.  Для работы с ЗАГСам требуется удостоверение десятков тысяч подписей ежегодно.

2141 такси

Чтобы добраться до аэропорта, командированные работники вызывают такси через мобильное приложение. Оплата производится в безналичной форме с карты сотрудника. Электронный кассовый чек приходит уведомлением на телефон работника.

Будет ли такое уведомление являться достаточным основанием для учета в составе расходов по налогу на прибыль? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/65357 от 12.09.2018.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с критериями статьи 252 НК.

Документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Учитывая изложенное, расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов.

Контрагенты намерены перейти на электронный обмен транспортными накладными в формате PDF, подписанными квалифицированной электронной подписью.

Будут ли такие документы являться документальным подтверждением расходов по доставке продукции в целях налога на прибыль? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/64480 от 10.09.2018.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 63-ФЗ.

Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.