электронный документооборот

Группа компаний ТТК приступила к внедрению электронного оборота первичных бухгалтерских документов (ПБД). Разработкой механизма и реализацией проекта, основанного на электронной цифровой подписи (ЭЦП), занимается дочернее предприятие ТТК-Бизнес.

Переход на безбумажную технологию будет осуществляться поэтапно. На первом этапе началось его внедрение в подразделениях эксплуатации в головном офисе и региональных предприятиях. Сегодня в электронном виде оформляется одна форма ПБД – акт выполненных работ.

Ко второму полугодию 2009 г. в сферу безбумажного оборота будут вовлечены все службы группы компаний и все виды ПБД. Ядром системы, на базе которой осуществляется электронный документооборот, является портал Telecomtrans.com, реализованный на основе программного обеспечения Microsoft Office SharePoint Server.

"Компания ТрансТелеКом" (торговая марка - ТТК) основана в 1997 году. Основной акционер - ОАО "РЖД". Сегодня компания ТТК эксплуатирует и обслуживает одну из крупнейших в России волоконно-оптическую сеть связи протяженностью более 53 000 км и пропускной способностью 50 Гбит/с.

87 СЭД

Компания "Программные Технологии" представила комплекс решений по автоматизации документооборота - "Вакцина от кризиса". Решения позволяют выстроить важнейшие бизнес-процессы предприятия."Вакцина от кризиса" - набор целевых решений, минимальный функционал которых способен решать ключевые задачи, стоящие перед компаниями в кризисной ситуации: дефицит финансов, организационные и кадровые проблемы, связанные с сокращением и ротациями.

Комплекс решений "Вакцина от кризиса" на данный момент включает в себя:
- Электронная канцелярия
- Согласование договоров и контроль исполнения
- Управление задачами и контроль исполнения
- Управление совещаниями
- Обработка заявок (HelpDesk / ServiceDesk)
- Электронный архив
- Согласование платежей

Уважаемые налогоплательщики!

Управление Федеральной налоговой службы по Астраханской области настоятельно рекомендует вам становиться участниками электронного документооборота, подключившись к системе электронной сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности по каналам связи.

Сейчас так отчитываются около 40% налогоплательщиков и они оценили все преимущества этой системы. Выгоды для налогоплательщика очевидны.

Применяя данную систему,  можно оперативно отправлять любую отчетность со своего компьютера в любое время суток, нет необходимости стоять в очередях в налоговых инспекциях, можно постоянно следить за изменением форм отчетности, избегать ошибок при составлении, так как все данные автоматически разносятся по лицевым счетам налогоплательщиков, при этом технология передачи информации надежно защищена, после отправки отчетности автоматически приходит уведомление о ее принятии в налоговом органе, дублировать отчетность на бумаге не надо.

Кроме того, можно не только сдавать отчетность, не посещая налоговой инспекции, но и получать по каналам связи справку о состоянии расчетов  с бюджетом, выписку операций по расчету с бюджетом, перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленной в отчетном году, акт сверки расчетов с бюджетом и другую актуальную информацию, в том числе об изменениях в налоговом законодательстве.

Справки по подключению к системе ТКС можно получить, позвонив в Управление на постоянно действующую телефонную «горячую линию» по номеру 32-17-08, а также на Интернет-сайте Управления по адресу www.r30.nalog.ru и в налоговых инспекциях по месту постановки на учет.

Отдел работы с налогоплательщиками и СМИ
УФНС России по Астраханской области

Подготовлена к публикации переведенная на русский язык спецификация MoReq-2 "Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота".Нынешняя версия стандарта представляет собой детальные рекомендации к формированию технического задания для создания полноценных программных продуктов по автоматизации делопроизводства.

Одним из наиболее существенных новшеств в MoReq-2 является приложение к стандарту - разработанная система сертификации программных продуктов на соответствие требованиям спецификации. Требования настоящей спецификации стали обязательными для формирования автоматизированных систем электронного документооборота, применяемых в органах власти Евросоюза.

Применение стандарта в России даст возможность, прежде всего, обеспечить пользователей СЭД более качественными и функционально полными продуктами, а также инструментом для их оценки, который позволит принимать решения о выборе СЭД, полагаясь не на собственную интуицию и рекламные обещания разработчиков, а на систему объективных и практичных требований, какой является спецификация MoReq-2.

ЛЕТОГРАФ и ВНИИДАД представили совместное решение для управления документами. Оно предназначено для эффективного управления информацией о составе и сроках хранения документов (управленческих, отраслевых), нормативно закрепленных в действующих законах, учреждениях Росархива, министерствах, ведомствах и организациях.

Специалистами ВНИИДАД была создана нормативно-справочная база, содержащая перечни документов и сроков их архивного хранения. Импорт данной базы в систему ЛЕТОГРАФ позволил организовать удобную справочную систему.

Около 120 государственных и муниципальных учреждений Татарстана подключились к межведомственной системе электронного документооборота. Это самое масштабное внедрение системы электронного документооборота в России.

В системе работают более 6 тысяч государственных служащих. К ней подключены аппарат кабинета министров Татарстана, а также все министерства, ведомства и муниципалитеты республики. До 70% документов рассматриваются руководителями органов власти в "мобильных офисах". Общее количество документов в системе сегодня превышает 600 тысяч, и их количество постоянно растет.

Справочная информацияОб организациях, осуществляющих функции по организации и обеспечению электронного документооборота между  налоговыми органами и налогоплательщиками по Интернету

В связи с вопросами налогоплательщиков Управление представляет информацию об организациях, осуществляющих на территории Пермского края  функции по организации и обеспечению электронного документооборота между налоговыми органами  и налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (открыть)

Управление обращается к налогоплательщикам, подключившимся к системе ТКС, высказать свое мнение о предлагаемой технологии, сообщить о проблемах в практической  работе и замечаниях в адрес операторов связи. Для участия в опросе откройте страницу опроса (открыть)

 Пресс-служба Управления

Компания Digital Design выпустила продукт для автоматизации документооборота Smart Start for DocsVision 2.0. Решение включает в себя готовую методологию ведения электронного документооборота, а также типовой бизнес-процесс управления договорной деятельностью. Smart Start for DocsVision было разработано в конце 2007 года на базе системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами DocsVision и ориентировано на предприятия среднего бизнеса.

Smart Start for DocsVision востребован среди компаний с Microsoft-ориентированной инфраструктурой, использующих системы Microsoft Dynamics, Microsoft Office SharePoint Server 2007 и «1С: Предприятие».

Помимо ряда уже реализованных стандартных настроек системы, новая версия Smart Start for DocsVision 2.0 была дополнена типовым процессом обработки договоров, обеспечивающим отслеживание документации и значительное сокращение времени на ее согласование. В Smart Start for DocsVision 2.0 появились и другие возможности: в частности, разработаны сценарии работы с документами и поручениями, расширены базы шаблонов и отчетов, упрощена процедура администрирования системы и т.д.

Завершилось подключение филиалов оператора "Уралсвязьинформ" к системе электронного документооборота (СЭД) на платформе EMC Documentum 5.3. Внедрение СЭД в "Уралсвязьинформ" – один из самых масштабных проектов автоматизации документооборота.

Внедрение СЭД позволило унифицировать процедуру рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и наладить соблюдение регламентов по исполнению документов.

Созданная система автоматизирует бизнес-процессы компании, связанные с обработкой всей входящей и исходящей корреспонденции. Создание, регистрация и архивирование документации ведется в электронном виде. При этом благодаря электронному архиву поиск нужной документации ускорился на порядок, а стоимость ведения архива снизилась на 80%.

«Уралсвязьинформ» - оператор услуг связи Уральского федерального округа и Пермского края. Оказывает услуги местной, внутризоновой, мобильной связи, доступа в интернет.

Выпущена новая версия 3.0 АСКИД -  Автоматизированной системы контроля исполнения документов и поручений. Система предназначена для организаций с иерархической структурой управления, так как позволяет создать многоуровневую вертикальную систему сквозного контроля. АСКИД оптимизирует постановку задач и облегчит контроль над их исполнением.

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей;
- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей;
- осуществлять поиск поручений по различным критериям;
- просматривать архив выполненных и закрытых поручений;
- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям;
- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений;
- на основании полученных поручений выдавать новые исходящие поручения;

Граждане России уже к 2010 году смогут запрашивать максимальное число документов через интернет, пообещал глава Федерального агентства по техническому регулированию Григорий Элькин.

Посредством сети можно будет оплачивать счета, совершать сделки купли-продажи недвижимости, подавать иски в суды, оформлять в госорганах необходимые справки и документы, приводит слова Элькина ПРАЙМ-ТАСС.

Разработка этой системы осуществляется в рамках программы "Электронная Россия". По словам чиновников, тормозит процесс перехода к электронному документообороту две проблемы: кибермошенники и низкая интернетизация страны.

Компания Cognitive Technologies разработала проект концепции создания комплексной государственной информационной системы взаимодействия государства и населения.

Цель проекта - формализация отношений "население – государство" и их перевод в плоскость ИТ-сферы на основе технологий документооборота форм.

По данным Cognitive Technologies, реализация данной Концепции позволит ежегодно экономить в рамках страны более 150 млрд. руб. Итоговый документ будет представлен на рассмотрение Президенту РФ Дмитрию Медведеву.

Министерство информационных технологий и связи Московской области продолжает внедрение системы электронного документооборота «Дело».

В августе были приобретены 12 дополнительных рабочих мест, которые будут инсталлированы и введены в эксплуатацию в ближайшее время.

Внедрение системы стало очередным этапом программы по переходу Московской области на единую платформу электронного документооборота. Программа по построению такой системы в органах власти и местного самоуправления Московской области продолжается с 2001 г.

GS Ведомости — Документооборот - это создание и настройка журналов регистрации документов, ведение журналов регистрации, документов, хранение документов, включая их отсканированные и электронные (MS Word) копии.

«GS-Ведомости» - это современный программный продукт, позволяющий автоматизировать процессы, связанные с управлением деятельностью средне-специальных учебных заведений и факультетов ВУЗа.

В настоящий момент, программный продукт содержит еще две самостоятельные ветви : «GS-Ведомости - ССУЗ» и «GS-Ведомости - Факультет», каждая из которых отражает специфику автоматизации учебного процесса средне-специального учебного заведения и факультета высшего учебного заведения соответственно.

Заместитель министра финансов, статс-секретарь Сергей Шаталов рассказал сегодня на пресс-конференции, что Минфин настаивает на полном отказе от бумажных счетов-фактур, передаёт корреспондент ИА "Клерк.Ру".

"Возможно, к следующей весне уже появятся конкретные предложения по частичному переходу на электронное оформление счетов-фактур, оформленные в виде законопроекта, - пояснил Шталов. - Минфин выступает за полный отказ от бумажных документов, и возможно, нам удасться это сделать".

Внедрение в России электронного документооборота может стать мощным антикоррупционным ресурсом, заявил президент России Дмитрий Медведев. "Внедрение электронной формы общения (чиновников с населением) - это мощный антикоррупционный ресурс, а не только развлечение для школьников", - сказал президент. "Во-первых, это быстро, кроме того, минимизирует общение с чиновником. По интернету или какой-то иной коммуникативной системе вымогать взятку значительно сложнее, и следы остаются", - добавил Медведев.

Практика представления отчетности по электронной почте существует во многих развитых странах мира, в частности, в США, Великобритании, Германии, Канаде и Австралии. В России именно налоговая служба стала одним из первых государственных органов, начавших реализацию проекта по организации обмена конфиденциальной информацией между налогоплательщиками и налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи. При современном развитии средств связи государство вправе требовать полного перехода на электронную отчетность, поскольку это позволит отказаться от расходов бюджета, оплачиваемых из кармана налогоплательщиков, на содержание множества операторов в налоговых инспекциях и задействование больших площадей для хранения бумажных деклараций.

Система представления налоговой и бухгалтерской отчетности по ТКС привлекает очень многих налогоплательщиков, так как позволяет значительно сэкономить рабочее время, избежать технических ошибок при составлении отчетности, всегда иметь в распоряжении новые формы налоговых деклараций и сведения о состоянии своих расчетов с бюджетом. Расходы на электронный документооборот не превышают обычных издержек на бумагу, почтовые расходы, расходы на доставку отчета автотранспортом или курьером.

Но один из факторов, сдерживающих массовый переход на бесконтактный способ представления отчетности, - необходимость каждому налогоплательщику приобретать у специализированного оператора связи программное обеспечение и средства защиты информации.

В этом случае предлагаем воспользоваться услугой представления отчетности через уполномоченного налогового представителя, что существенно облегчает электронный документооборот по ТКС. Эта система будет интересна тем бухгалтерам, которые ведут учет нескольких предприятий и (или) индивидуальных предпринимателей, а также аудиторским, консультационным и другим фирмам, оказывающим аналогичные услуги.

Статья 29 Налогового кодекса позволяет налогоплательщику участвовать в отношениях с налоговыми органами не лично, а через уполномоченное лицо, которое будет представлять его интересы на основании доверенности. Статьей 80 Налогового кодекса также предусмотрено, что подписывать налоговую декларацию, подтверждая достоверность и полноту сведений в ней, имеет право как налогоплательщик, так и его уполномоченный представитель. Программное обеспечение и средства защиты информации приобретаются только уполномоченным налоговым представителем и могут быть использованы им для передачи отчетности за нескольких налогоплательщиков в любую налоговую инспекцию.

Налогоплательщику необходимо только заключить договор с уполномоченным представителем, устанавливающий порядок их взаимоотношений и ответственность, оформить и представить в свою налоговую инспекцию соответствующую доверенность. Затраты налогоплательщика будут состоять из возмещения затрат за пользование выделенными каналами связи и платы за услуги уполномоченного представителя.

Предлагаем потенциальным уполномоченным налоговым представителям принять решение уже сегодня. Это позволит расширить спектр оказываемых услуг и сэкономить не только Ваше время, но и время Ваших клиентов.

Программный комплекс «ТрейдСофт: Лизинговый калькулятор и управление документацией» на базе «1С:Предприятие 8», предназначен для автоматизации наиболее ответственной части лизингового бизнеса – управления лизинговыми расчетами.

Программный продукт позволяет фиксировать обращение клиента, создавать различное количество вариантов расчета, формировать на их основе коммерческие предложения и отправлять их на рассмотрение клиенту.

По каждому расчету система показывает «финансовый результат», позволяющий оценить финансовую эффективность лизинговой сделки

Сегодня ряд компаний ведет активную работу по организации юридически значимого электронного документооборота в системах электронной торговли Российской Федерации. Решение подобной задачи назревало давно, однако толчком для начала активизации регионов в области электронной торговли послужило Постановление Правительства РФ N 179 от 17 марта 2008 г.

На сегодняшний день открытые аукционы должны проводиться в электронной форме путем использования средств программного и технологического обеспечения, отвечающих требованиям, установленным настоящим Положением и законодательством РФ о размещении заказов. В частности, в п.10 Положения указано, что «в целях защиты информации оператор должен обеспечивать: а) применение средств электронной цифровой подписи или иных аналогов собственноручной подписи» Сами функции ЭЦП должны быть реализованы в соответствии с требованиями законодательства.

Для построения юридически значимого электронного документооборота в области электронной торговли необходимо выполнение ряда условий. Во-первых, это использование сертифицированного программно-аппаратного комплекса в качестве типового рабочего места. Требования по использованию средств отражены в Законе "Об ЭЦП": "При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи…(пункт 2 статьи 5).

Во-вторых, это наличие правил (регламента) использования средств ЭЦП в рамках системы юридически значимого ЭДО: важным является решение организационных и юридических вопросов (набор регламентной и организационной документации, обеспечивающий юридическую составляющую ЭДО). Кроме того, необходима организация системы доверия между сертификатами пользователей торговых площадок, выданными разными Удостоверяющими центрами. И последнее - проведение стандартизации и аудита торговых площадок.