электронный счет-фактура

Счета-фактуры, в том числе электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления НДС и составления налоговой отчетности.

Минфин РФ в письме от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259 напоминает, что электронные счета-фактуры  должны храниться вместе с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателя о получении в хронологическом порядке. Чиновники поясняют, что нужно хранить и сертификат ключа подписи по счетам-фактурам, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.

А вот распечатывать электронные счета-фактуры, как следует из письма, не требуется.

Распечатывать и хранить в бумажном виде электронные счета фактуры не надо. Об этом в ходе интернет-конференции «Идеальный архив бухгалтерских документов» на форуме Клерк.Ру напомнила Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

«Все используемые в электронном документообороте счетов-фактур документы (счета-фактуры (в том числе корректировочные), подтверждения, уведомления и извещения), подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся у участников электронного документооборота вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для ее формирования, в течение четырех лет», - также пояснила эксперт.

Напомним, интернет-конференция еще продолжается, и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

Бумажные счета-фактуры, применяемые до перехода на электронную форму, можно оцифровать для удобства хранения. Это также позволит ускорить поиск и подготовку документов к проверкам.

Об этом в ходе интернет-конференции «Идеальный архив бухгалтерских документов» на форуме Клерк.Ру сообщила Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

«Каких-то строгих правил на этот счет нет. Можно оставить все, как есть, до истечения срока хранения. Если вы внедряете или уже работаете в какой-нибудь информационной системе, например, такой, как ECM-система DIRECTUM, то для более удобной работы с документами рекомендуем оцифровать бумажные счета-фактура», - рекомендует эксперт.

Напомним, интернет-конференция продолжается и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

Применение электронного документооборота позволяет вносить изменения в уже отправленные документы.

Об этом в рамках проходящей на Клерк.Ру конференции «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС» сообщили специалисты  компании «Электронный экспресс».

Эксперты пояснили, что при обнаружении ошибки во входящем счете-фактуре покупатель в своем личном кабинете формирует уведомление об уточнении счета-фактуры с указанием замечаний к документу и через оператора ЭДО направляется продавцу.

Продавец получает от покупателя запрос об уточнении счета-фактуры, и в ответ подписывает и отправляет автоматически сформированное оператором ЭДО извещение о получении запроса. После этого продавец должен будет учесть замечания и решить, какой тип уточнения формировать — корректировку или исправление счета-фактуры. В ответ на запрос об уточнении в системе Оператора ЭДО можно либо загрузить исправленный или корректировочный счет-фактуру.

Дальнейший документооборот исправления счета-фактуры (ИСФ) или корректировочным счетом-фактурой (КСФ) ничем не отличается от порядка документооборота исходным счетом-фактурой. 

Филиал не может самостоятельно перейти на электронный документооборот при отсутствии утверждения ЭДО головной организацией.

Об этом в рамках проходящей на Клерк.Ру конференции «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС» сообщили специалисты  компании «Электронный экспресс».

Эксперты пояснили, что обязанность по уплате НДС возложена только на организации, а их обособленные подразделения (филиалы, представительства) плательщиками НДС не являются. Если товары реализуются организацией через свое обособленное подразделение, то счета-фактуры по отгруженным товарам могут выписываться этим подразделением только от имени организации.

При этом решение о переходе на ЭДО принимает сама головная организация.