бумажный носитель

Двухмерный штрих-код на машинно-ориентированных бланках позволяет минимизировать технические ошибки при обработке налоговой и бухгалтерской отчетности, представленной в налоговую инспекцию на бумаге, пояснили в УФНС по Самарской области.

Шаблоны бланков налоговой и бухгалтерской отчетности, рекомендуемые к использованию, представлены на сайте ФНС, здесь же можно воспользоваться и возможностями специальных программ «Налогоплательщик ЮЛ» и «Декларация», с помощью которых штрих-код сформируется в автоматическом режиме и при печати документов появится на листах бланков.

По словам начальника отдела работы с налогоплательщиками УФНС России по Самарской области О. В. Головковой, при предоставлении отчетности на бумажных носителях низкого качества печати налоговым органом выносится отказ в ее приеме, что соответствует положениям Административного регламента №99н от 02.07.2012.

Бухгалтеры на нашем форуме обмениваются опытом и спорят на тему повторного использования листов А4, на одной стороне которых уже было что-то напечатано.

«Клерк» решил провести опрос на эту тему, в котором приглашаем вас принять участие.

Как вы поступаете с бумагой А4, на одной стороне которой уже что-то напечатано?
Выкидываем
 
3.9%
12 голосов
 
Используем на черновики, потом выкидываем
 
64.4%
199 голосов
 
Используем на черновики, потом сдаем в макулатуру
 
10.4%
32 голоса
 
Печатаем на обратной стороне внутренние документы компании
 
20.4%
63 голоса
 
Печатаем на обратной стороне документы для контрагентов
 
1%
3 голоса
 
 

Можно ли дать вторую жизнь забракованным бухгалтерским документам, распечатав на их оборотной стороне другой документ? Этот вопрос уже несколько лет обсуждают читатели нашего форума в теме «Вторичное использование бумаги».

Кто-то считает, что лист бумаги А4 стоит копейки и экономить на этом – смешно. Поэтому испорченные листы надо выкидывать, не занимаясь крохоборством.

Кто-то делает упор на экологии и в целях сбережения природных ресурсов использует бумагу дважды – как минимум на черновики, а иногда и для распечатки каких-то внутренних документов.

В некоторых компаниях руководство в целях экономии требует распечатывать документы на б/у листах. Как говорится, экономика должна быть экономной.

Участники обсуждения также советуют сдавать ненужную бумагу в макулатуру. Напомним, в первом чтении принят законопроект, освобождающий доходы от сдачи макулатуры от НДФЛ. Что касается НДС, то до конца 2018 года действует освобождение от НДС доходов от реализации этого вторсырья.

А вот направлять в ИФНС копии истребуемых документов, распечатанные на черновиках, нельзя. Об этом сообщил Минфин в письме № 03-02-07/1-35 от 01.02.2010 .

ФНС разместила текст будущего приказа, об утверждении форм документов, используемых для проверок.

Этим же приказом утверждены требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе.

Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не может превышать 150 листов.

Каждый том прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Требование об ограничении объема одного тома не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом.

Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
  • исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
Все листы документов прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. 

На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись, содержащая наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, его личную подпись, ФИО, указание на количество листов и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (дата и номер требования), общее количество листов с приложением описи.

Альтернативным способом представления отчетности для тех, у кого нет возможности сдавать отчетность в электронном виде, является представление отчетности на машиноориентированных бланках с использованием технологии двухмерного штрихкодирования данных (2-ШК).

Использование 2-ШК открывает существенные преимущества: не требует дополнительных технических знаний, специальных программ для формирования электронной цифровой подписи и шифрования, доступа к сети Интернет, отметили в УФНС по Курской области.

Двухмерный штрих-код позволяет считывать содержание документа специальным сканером без использования ручного ввода. Представление отчетности с двухмерным штрих-кодом увеличивает скорость обработки и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, а также позволяет вести строгий учет каждого листа документа.

В случае отсутствия возможности напечатать декларацию с применением специализированных программ подготовки отчетности, можно воспользоваться машиноориентированными бланками. Машиноориентированные бланки всегда содержат в верхнем левом углу линейный штрих-код. Шаблоны форм размещены на сайте ФГУП [rubricator=180]ГНИВЦ[/rubricator] ФНС России.

Представление налоговой и бухгалтерской отчетности с 2-ШК актуально в настоящее время в связи с централизацией обработки представленной налогоплательщиками отчетности в ФКУ «Налог Сервис», где все процессы автоматизированы, а к налоговой отчетности, поступающей в бумажном виде, предъявляются четкие требования по комплектации и оформлению:

•налоговый документ должен иметь титульный лист, содержащий сведения о виде документа, отправителе и т.д.;

•обязательны для заполнения реквизиты, позволяющие в дальнейшем идентифицировать в системе электронного документооборота налогоплательщика и сам документ - ИНН; КПП (для юридических лиц); вид документа - первичный, корректирующий и номер корректировки; налоговый (отчетный) период, отчетный год;

•на всех листах документа должен быть указан код формы;

•все листы налогового документа должны принадлежать к одной форме документа и одной версии формы;

•поля документа заполняются с помощью компьютера или вручную – чернилами черного, фиолетового или синего цвета; •все значения реквизитов должны быть читаемы;

•налоговый документ не должен содержать отметок (штампов, печатей и пр.) на не предусмотренных для этого полях; •не принимаются поврежденные и мятые документы, а также скрепленные скобами или скрепками;

•все листы налогового документа должны быть формата А-4 и заполнены только с одной стороны.

ФНС отозвала своё требование к Уведомлению о направлении документов в бумажном виде, которое могут предоставить физические лица, пользующиеся Личным кабинетом налогоплательщика.

В письме от 22.08.2016 N БС-4-11/15377@ ФНС утверждала, что такое требование может быть направлено только через Личный кабинет, т.е. на бумаге его представить нельзя.

Однако Минфин в своем письме от 20 июля 2017 г. N 03-02-07/2/46444 указал на то, что такого условия в Налоговом кодексе нет. Налогоплательщики - физические лица, получившие доступ к личному кабинету налогоплательщика, вправе представить в налоговый орган уведомление о необходимости получения документов налоговых органов на бумажном носителе любым способом по своему выбору, в том числе лично (через представителя) или по почте на бумажном носителе либо в электронной форме с использованием личного кабинета налогоплательщика.

Это письмо министерства направлено Федеральной налоговой службой в нижестоящие инспекции для использования в работе. При этом абзац девятый письма ФНС России от 22.08.2016 N БС-4-11/15377@ "О направлении разъяснений" признан не подлежащим применению.

ФНС в письме от 07.12.15 № СД-4-3/21316 напоминает, что бухгалтерская отчетность может быть представлена в ИФНС на бумажных носителях. При этом отчетность можно представить как лично, так и направить по почте с описью вложения.

Налоговое ведомство ссылается на то, что обязанность подачи бухгалтерской отчетности в электронной форме налоговым законодательством не установлена. Ограничений для представления отчетности на бумажном носителе законодательство также не содержит.

Минфин РФ давал аналогичные разъяснения, например, в письме от 19.07.2012 № 03-02-07/1-182.

ФНС РФ в своем письме № СД-4-3/21620 от 09.12.2015 уточняет порядок представления бухгалтерской отчетности в налоговые органы в бумажном виде.

В письме отмечается, что в целях автоматизированной обработки отчетности, поступающей на бумаге, ФНС РФ рекомендует к применению машиночитаемые формы бухгалтерских документов.

Речь идет представлении бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств и отчета о целевом использовании средств по форме КНД 0710099 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность».

Налогоплательщики также могут сформировать бухгалтерскую отчетность на бумаге с двумерным штрих-кодом PDF417  при помощи программы «Налогоплательщик ЮЛ».