Материалы с тегом внедрение электронного архива

20 октября на форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Как создать идеальный архив бухгалтерских документов». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Как создать и вести архив бухгалтерских документов? Как быстро отправить документы в ФНС и подготовить их к проверкам? Как избежать типичных ошибок при организации архива?

Ответы на эти и другие вопросы можно получить на интернет-конференции «Идеальный архив бухгалтерских документов», которая сегодня проходит на форуме Клерк.Ру.

На вопросы наших читателей в режиме онлайн отвечают Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Synerdocs — это сервис обмена электронными документами. Сервис дает возможность контрагентам в считанные секунды обмениваться любыми юридически значимыми документами в электронном виде - актами, накладными, счетами-фактурами, договорами. Для подписания документов используется электронная подпись.

Задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

Корпорация «Элар» создала в Минэкологии Московской области систему электронного архива, предназначенную для организации долговременного хранения и использования электронных копий документов и их учетных данных.

Проект направлен на повышение эффективности деятельности сотрудников подмосковного министерства, у которых появился удобный инструмент для поиска архивных и автоматической загрузки новых документов, сообщили CNews в «Элар». В рамках работ создан электронный информационный ресурс Минэкологии: проведено сканирование и индексирование документов по обращениям граждан.

В систему электронного архива загружено около 1 500 дел, а также входящая и исходящая служебная корреспонденция, существующая в формате базы данных.

Массовый перевод кадровой документации в электронный вид, очевидно, потребует создания на предприятиях должностей электронных архивариусов. Об этом в ходе Четвертой ежегодной конференции «Без Бумаги к 2020 г. Электронные документы - эффективная экономика» сообщил начальник отдела информационно-аналитического обеспечения Департамента государственной политики в области создания и развития электронного правительства Минкомсвязи РФ Александр Кузнецов. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.

Государство сегодня пытается разрешить серьезную дилемму: как совместить широкое (в теории и в потенциале) распространение электронных документов, возможность которого предусматривается законом об электронной подписи, и массу ограничений для этого (на практике). В частности, закон об электронной подписи позволяет сделать юридически значимым и равным бумажному любой документ, подписанный усиленной ЭЦП. Но одновременно с этим никто не отменял старые нормы, в которых содержится буквальное требование предоставлять тот или иной документ «только в бумажной форме». Для полноценного внедрения электронного документооборота еще только предстоит  «вычищать» множество нормативных актов.

Частным проявлением этой проблемы служат кадровые документы. Как известно, архивы с ними хранятся очень долго, и в случае в электронной формой встает вопрос: как спустя годы подтвердить правомочность того или иного электронного документа. Что делать с продлением истекающего сертификата ключа ЭЦП?

«Один из способов решения проблемы может являться увеличение срока жизни ключа (сейчас он увеличивается до 3 лет), - заметил Александр Кузнецов. - Но нам кажется, что гораздо более оптимально было бы использование в электронном архиве института архивариусов - лиц, ответственных за хранение документов».

«При отправке документа в архив архивариус проверяет его ЭЦП, срок действия сертификата, и в свою очередь, ставит свою электронную подпись, - пояснил представитель Минкомсвязи. - С момента размещения документа в архиве ответственность за ее точность несет архивариус. И обновлять сертификат придется только ему самому архивариусу. Он, таким образом, станет выступать в качестве локального нотариуса, и своевременное перезаверение пакета (или их комплекта) документов будет автоматически привязано к его подписи».

Современный бухгалтер решает не только задачи организации и ведения учета компании. В нашем усложнившемся мире он каждый день сталкивается с новыми технологиями, которые вынужден освоить, адаптировать к своим задачам и научиться применять в работе. Одна из таких технологий – электронный архив.