деловые переговоры

Компания из Калужской области намерена арендовать помещение в Москве для ведения переговоров с контрагентами. Представители компании в этом помещении будут находиться эпизодически, стационарных рабочих мест там не планируется. Будет ли этот «переговорный пункт» считаться «обособкой»?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-02-07/1/23401 от 10.04.2018.

Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от этой организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более 1 месяца.

Согласно статье 209 ТК рабочим местом признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Под оборудованием стационарного рабочего места подразумевается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей.

По мнению Минфина, в рассматриваемой ситуации имеются признаки обособленного подразделения.

В соответствии с пунктом 9 статьи 83 НК в случае возникновения у налогоплательщиков затруднений с определением места постановки на учет решение на основе представленных ими данных принимается налоговым органом.

Налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов, на основании которых она осуществляет соответствующую деятельность.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/759 от 16.11.2009 разъясняет особенности признания расходов на проведение переговоров и командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.

При этом поясняются действия организации, которая в целях осуществления своей предпринимательской деятельности направляет работников в другой город в производственную командировку для проведения переговоров со своими клиентами в том числе во время «деловых ужинов».

В письме отмечается, что к представительским расходам организации относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц сторонних организаций, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом указанные расходы не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Таким образом, указанные представительские расходы учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов (например, счетов ресторанов, отчетов о проведенной встрече и пр.), подтверждающих соответствующие расходы (в данном случае на ужины), понесенные во время проведения официальных деловых переговоров.

Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера, либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.