заверение копии

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Специалист      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации, например:

 Верно  

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год  

Инспектор по кадрам        подпись        Иванова И.И.  

02.07.2018   Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

С июля вступают в силу некоторые законодательные новшества.

Они коснутся:

  • онлайн-ККТ;
  • количества субъектов РФ, участвующих в пилотном проекте ФСС;
  • обязанности оформлять электронные ВСД в системе «Меркурий»;
  • перечисления зарплаты госслужащим на карты МИР;
  • требований к заверению документов;
  • тарифов ЖКХ.

Подробнее о нововведениях читайте здесь.

С 1 июля вступает в силу новый ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Теперь, при выдаче копии для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.

Подробней о требованиях указанного ГОСТа к оформлению копий документов, читайте в статье.
 

 

Госдума намерена принять законопроект № 636191-6, который отменяет для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью обязанность иметь круглую печать.

Как сообщает пресс-служба Госдумы, законопроект также устанавливает случаи, когда при оформлении хозяйственным обществом документов не требуется их заверение печатью, если хозяйственное общество не имеет печати.

В ходе обсуждения депутаты отметили, что законопроект не направлен на запрет круглой печати как инструмента бумажного документооборота вообще, а лишь создает предпосылки для постепенного отказа от круглой печати в пользу современных способов идентификации. При отмене обязанности хозяйственного общества иметь печать, право иметь и использовать круглую печать сохраняется.

ФНС РФ в своем письме № АС-4-2/17341 от 29.08.2014 приводит разъяснения Минфина по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы

В письме отмечается, что ведомством могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшивку) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Специалисты УФНС по Тамбовской области сообщают, что Минфин поддерживает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста, всех дат, виз, резолюций каждого документа в пошивке, а также возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой.

На оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном листе, должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью – количество листов (цифрой и прописью)».

Такие разъяснения приводит УФНС по Тамбовской области на ведомственном сайте.

Если на проверку в налоговую инспекцию организация представляет очень большое количество документов, то копии нужно заверять по отдельности, а не целой подшивкой уточняет Минфин России (п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
 
Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, поэтому заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

В соответствии со статьей 26 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Кодексом.

При подписании жалобы уполномоченным представителем юридического лица к жалобе должен быть приложен оригинал доверенности или ее заверенная копия.


Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ Р51141-98) предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В соответствии с пунктом 2.1.30 ГОСТа Р51141-98 заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В ГОСТе Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. Так, в пункте 3.26 указанного ГОСТа установлено, что при заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
 

Вопрос:

В процессе предпринимательской деятельности наша организация сталкивается с необходимостью представить копии налоговой (бухгалтерской) отчетности, заверенные налоговой инспекцией. Такие требования исходят порой от наших контрагентов, от банков при рассмотрении кредитных заявок, от организаторов различных конкурсов и торгов. Как и в какие сроки получить эту услугу в налоговой?

Ответ:

У налоговых органов Российской Федерации нет права или обязанности заверять для налогоплательщиков копии налоговой отчетности.

Налоговым законодательством установлен порядок определения даты исполнения налогоплательщиками обязанности по представлению налоговой отчетности в зависимости от избранного способа ее отправки.

Обязанность проставить по просьбе налогоплательщика на копии налоговой декларации отметку о принятии и дату ее получения на основании п.4 ст.80 Налогового кодекса Российской Федерации исполняется должностным лицом налогового органа непосредственно при приеме налоговой декларации на бумажном носителе.

При отправке налоговой декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. Таким образом, налогоплательщик получает в свое распоряжение документ (опись вложения с отметкой почтового работника), подтверждающий в соответствии с действующим законодательством о налогах и сборах дату исполнения обязанности по представлению налоговой декларации.

При передаче налоговой декларации (расчета) через Интернет по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, указанная в подтверждении специализированного оператора связи.

Произвольные по отношению к законодательству требования со стороны контрагентов или со стороны кредитной организации (как к потенциальному заемщику) не только доставляют дополнительные хлопоты при ведении бизнеса, но и создают излишнюю необоснованную нагрузку на должностных лиц налоговых органов.

Важно помнить, что любая отметка налогового органа, проставленная по Вашей просьбе на декларации, не является подтверждением ее (декларации) достоверности.