кадровая документация

На днях газета «Коммерсантъ» написала о том, что Минтруд возражает против ускоренного перехода компаний на электронный кадровый документооборот.

Минтруд, в свою очередь, на своем сайте разместил соответствующие комментарии по этому вопросу.

Ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в ТК, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договора, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности. Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

РССП и ФНПР, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.

Минтруд считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, планируются в следующие сроки:

  • декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
  • июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.
С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

В конце прошлого года Роструд и Сбербанк приступили к реализации пилотного проекта по проведению электронной проверки кадровых  документов.

Возможность перехода к электронным проверкам позволит не только сэкономить время и издержки работодателя, но и значительно ускорит и упростит сам процесс проведения проверки инспектором труда, сообщает Роструд. В настоящее время многие работодатели практикуют  ведение и хранение кадровых документов в электронной форме. Поэтому появляется необходимость обеспечить со стороны государства возможность электронного взаимодействия надзорных органов и работодателей.

В рамках первого этапа эксперимента была проведена апробация механизма организации и проведения проверки нескольких электронных  кадровых документов  с использованием проверочных листов в Автоматизированной системе контрольно-надзорной деятельности Роструда, а также отработана технология обмена между Рострудом и Сбербанком электронными кадровыми документами, подписанными электронной  подпись, по защищенным каналам связи.

Аналогичная электронная проверка была также проведена с компанией «Юлмарт».

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по технологии проведения контрольной проверки кадровых документов  в электронной форме, требования к унифицированным форматам обмена электронными документами при проведении кадровых проверок, предложения по изменению законодательства в части устранения правовых и технических ограничений проведения электронного надзора кадровых  документов.

Руководитель Роструда также добавил, что в настоящее время совместно с «Опорой России»  ведется обсуждение возможности реализации «пилотного» проекта по организации внедрения электронного кадрового документооборота в деятельность микропредприятий и проведению электронной проверки.

Замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова приняла участие в совещании с представителями социального партнерства, бизнеса и органов власти, сообщила пресс-служба Минтруда. Обсуждалась возможность перехода российских компаний на электронный кадровый документооборот. 

 «У нас есть инициатива работодателей, которую они не раз высказывали на различных публичных площадках, на ведущих экономических форумах, – внедрение электронного кадрового документооборота. Это в основном компании из банковского сектора, IT-технологий, там, где преимущественно вертикально интегрированные структуры,  и работа связана с  применением информационных технологий – рассказала Любовь Ельцова. – Работодатели проанализировали, сколько трудозатрат несет компания с точки зрения бумагооборота, времени и как рационально выстроить эту систему».

По ее словам, исходя из двухлетнего обсуждения этой темы на различных площадках, Минтруд России подготовил ряд предложений и готов к диалогу со сторонами социального партнерства, чтобы и работодатели, и профсоюзы могли представить свою позицию.

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы  наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота, – отметила Любовь Ельцова. – В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников. При этом работник не должен нести никаких расходов.».

«Главное здесь, что все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя, – подчеркнула замминистра. – Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота».

Также Любовь Ельцова отметила, что документы в электронной форме и на бумажном носителе должны иметь равную юридическую силу. «Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе», – акцентировала внимание замминистра.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст на год (до 01.07.2018) отсрочено введение нового ГОСТа по оформлению документов.

Речь идет о ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", который распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.д., в том числе кадровые документы.

В стандарте указаны шрифты, которые следует использовать при формировании документов, а также другие особенности.

Если копия документа выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, следует из нового стандарта.