командировка

Компания возмещает расходы, связанные со служебными поездками работников с разъездным характером работы. Что с НДФЛ и взносами? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-04-06/52242 от 25.07.2018.

В части страховых взносов:

На основании десятого абзаца подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей.

Понятие таких компенсаций, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Статьей 164 ТК предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Таким образом, в целях освобождения от обложения страховыми взносами вышеуказанных сумм законодательство предусматривает необходимость представления работником соответствующих подтверждающих расходы документов.

Согласно положениям статьи 168.1 ТК работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

В части НДФЛ:

Если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со статьей 168.1 ТК, не подлежат обложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 НК в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 ТК сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ и взносами в размере, установленном локальным актом организации.

ФНС в письме № БС-4-11/11115@ от 08.06.2018 дала разъяснения по вопросу отражения в 6-НДФЛ выплаты уволенному сотруднику организации доначисленной суммы среднего заработка за время нахождения работника в служебной командировке.

Напомним, ранее разъяснения по этому вопросу были даны в письме ФНС от 05.10.2017 N ГД-4-11/20102@.

Средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей НДФЛ.

Датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.

Соответственно, в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком указанного дохода считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Если уволенному сотруднику (последний рабочий день - 15.01.2017) выплачена 10.03.2017 сумма среднего заработка за время нахождения в командировке (с 11.01.2017 по 12.01.2017), рассчитанная с учетом выплаченной 27.02.2017 премии по итогам работы за 2016 год (приказ от 25.02.2017), данная операция в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2017 года отражается следующим образом:

по строке 100 указывается 15.01.2017;

по строке 110 - 10.03.2017;

по строке 120 - 13.03.2017;

по строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели.

Сотрудница компании, пребывая в командировке, пообедала в кафе и потребовала от работодателя возмещения этих расходов, так как суточных на полноценное питание не хватает.

Бухгалтер компании, обратившаяся на наш форум, в недоумении.

Если сотрудница поела в свое удовольствие в командировке и требует вернуть за это деньги, как ей отказать? Это не представительский расход. Она считает, что суточных маловато. Под отчет ей денег не давали на личное питание. Чек, кстати, горелый какой-то принесла.

- Аноним

Участники обсуждения отмечают, что питание не входит в список командировочных расходов.

Как выяснилось, такой взгляд сотрудников на обязанности работодателя, отнюдь не уникален.

Например, в одной компании сотрудница приложила к авансовому отчету чек на покупку пирожков, которые она купила, чтобы утолить голод в рабочее время.

А в вашей организации сотрудники не требуют компенсации за свои завтраки и обеды?

Обсуждение происходит в теме форума «Питание в командировке и испорченные чеки».

Работодатель вправе применить взыскание к работнику при срыве командировки из-за совместительства. Такое мнение высказал Минтруд в письме № 14-2/В-149 от  05.03.2018, рассматривая следующую ситуацию.

Работодатель решил направить работника-совместителя в командировку. Однако работник заявил, что на тот же день у него запланирована командировка по основному месту работы.

Правомерно ли направить работника, занятого по внешнему совместительству, в командировку, а при отказе от нее - привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде выговора? Кто из работодателей обладает преимуществом в данной ситуации?

Специалисты ведомства согласились, что при направлении работника в командировку по основному месту работы исполнение обязанностей по другому трудовому договору на условиях совместительства становится невозможным.

Если работника направляют в командировку по основному месту работы, то на работе по совместительству работник может написать заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы,

— говорится в письме.

В соответствии с частью 1 статьи 192 Кодекса работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание (замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям) за совершение работником дисциплинарного проступка. При этом дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Подробнее о позиции Минтруда, читайте в статье: «Минтруд рассказал, можно ли наказать сотрудника, сорвавшего командировку».

 

 

Минфин в письме от 09.04.2018 № 03-04-07/23964 разъяснил, как определить дату фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку.

При получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

При этом согласно пункту 2 статьи 223 НК при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором.

Заработная плата согласно статье 129 ТК - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Согласно статье 167 ТК при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, сохранение места работы (должности) и среднего заработка.

По мнению Минфина, средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения НДФЛ.

В целях обложения НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.

Вышеназванное письмо Минфина доведено до сведения письмом ФНС № БС-4-11/7320@ от 17.04.2018.

71% командированных сотрудников заявляют, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок. 40% бизнес-путешественников признались, что получают от работодателя меньше 500 рублей на сутки поездки, суточные еще 19% составляют от 500 до 1000 рублей.

При этом многие ответившие хотели бы получать в виде суточных до десяти раз больше текущего. 34% респондентов указали, что для покрытия расходов им нужно более 4000 рублей, 28% хватит 3000 рублей, 23% — 2000 рублей, 15% будут удовлетворены суточными в 1000 рублей.

Опрос выявил еще один интересный нюанс поведения сотрудников в командировках. 80% респондентов отметили, что стараются во время поездок найти время для личных дел (встреч с родственниками и друзьями, экскурсий, осмотра достопримечательностей, шоппинга и так далее). 93% опрошенных поддержали так называемый bleisure-туризм — командировки, которые работодатель официально разрешает совмещать с отдыхом, к примеру, продлевая поездку на выходные.

Позиции, подразумевающей, что в командировках нужно заниматься только рабочими вопросами, придерживаются всего 7% опрошенных.

Исследование проведено сервисом OneTwoTrip for Business.

Авторы исследования указали на дисбаланс между ожиданиями сотрудников и тревел-политиков компаний. С одной стороны, компаниям важно компенсировать командировочные расходы своих работников. В противном случае, если такие поездки регулярно будут приводить к значительным тратам из личного бюджета, то мотивация сотрудника ездить в командировки может существенно снизиться. С другой стороны, если работодатель окажется в этом вопросе слишком щедрым, то сотрудники, судя по результатам опроса, легко найдут этой щедрости применение.

Работодатель решил направить работника-совместителя в командировку. Однако работник заявил, что на тот же день у него запланирована командировка по основному месту работы. Как быть в этой ситуации, пояснил Минтруд в письме № 14-2/В-1 от 05.03.2018.

Труд лиц, работающих по совместительству, имеет свои особенности, регулирование которых осуществляется главой 44 ТК.

При направлении работника в командировку по основному месту работы исполнение обязанностей по другому трудовому договору на условиях совместительства становится невозможным.

При заключении трудового договора по совместительству в случае, если основная работа предполагает командировки, стороны должны урегулировать вопросы, которые могут возникнуть при направлении работника в командировку по основному месту работы.

Согласно пункту 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку.

Соответственно, другим работодателем это время не оплачивается.

Таким образом в случае если работника направляют в командировку по основному месту работы, то на работе по совместительству работник может написать заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

В соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 НК плательщики УСН уменьшают полученные доходы на расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения.

При этом согласно статье 166 ТК под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

ИП не относятся к категории работников. У них отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Следовательно, ИП не может быть направлен в командировку.

Исходя из этого ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть при УСН произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.

Такой вывод содержится в письме Минфина № 03-11-11/11722 от 26.02.2018.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности суточные и полевое довольствие.

При этом расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе учесть для целей налогообложения прибыли организаций только те расходы, осуществление которых не противоречит законодательству РФ.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-03-06/1/79985 от 01.12.2017.

Минтруд в письме № 14-2/В-1012 от 17.11.2017 разъяснил порядок оформления поездок сотрудников в «обособку».

В связи с производственной необходимостью работник головного офиса организации два дня в месяц будет работать в обособленном подразделении, расположенном в ближайшем городе. Является ли выезд данного работника в обособленное подразделение командировкой?

Да, является, ответил Минтруд.

В соответствии с частью 2 статьи 57 ТК к числу обязательных условий трудового договора относится, в частности, место работы работника, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Под местом работы понимается конкретная организация, имеющая свое наименование, содержащее указание на организационно-правовую форму.

При этом местом работы может быть как местонахождение организации, так и филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в той же или в другой местности.

Уточнение места работы с указанием структурного подразделения не является обязательным условием для включения в трудовой договор. Указание структурного подразделения организации и его местонахождения обязательно лишь в том случае, когда работник принимается для работы или переводится на работу в филиал, представительство или иное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности.

Согласно статье 166 ТК служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с пунктом 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 N 749, поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.

По смыслу статей 106, 107, 166 ТК РФ выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни.

 Данный вывод подтверждается решением Верховного Суда РФ от 20 июня 2002 года N ГКПИ02-663.

Таким образом, дни выезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки подлежат оплате согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере.

Такие разъяснения дает Минтруд в письме № 14-2/В-921 от 13.10.2017.

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работнику предоставлено право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

А распространяется ли эта норма на сотрудников, находящихся в командировке? Да, ответил Минтруд в письме № 14-2/В-761 от 18.08.2017.

Когда воспользоваться своим правом приостановки работы, работник решает самостоятельно. Трудовое законодательство не содержит ограничений на приостановление работы во время нахождения работника в командировке.

Сотрудник, возвращаясь из командировки, предъявляет бухгалтеру чеки на оплату ГСМ, гостиницы, и прочих расходов. Одна подлинность этих документов вызывает сомнения. Кроме того, сотрудники находят и иные способы извлечения материальной выгоды от командировки.

Такие ситуации на днях обсуждали читатели нашего форума.

У нас была толпа водителей, отправят их в командировку на 6 дней, командировочные им оплатят за эти 6 дней. А они по факту живут в машине, по ГСМ отчитаются так что туда-обратно можно съездить 2 раза. По факту возвращаются на 3 день и отдыхают втихаря дома. А чеков принесут и отчитаются конечно! И з/плата капает и дома отдыхают!
- titova-tlt

Обсуждая этот вопрос, коллеги разошлись во мнениях. Как выяснилось, некоторые считают, что сотрудники, экономя таким образом, ничего не нарушают и предъявлять им претензии неуместно. Нужно понять и простить. Один из анонимных пользователей полагает, что ночуя в машине вместо гостиницы, сотрудник испытывает дискомфорт, но компенсирует его деньгами, и это справедливо. То же самое, если человек вернулся быстрее в два раза. Он выполнил работу быстрее, ну а поскольку премий от "щедрых" хозяев не дождешься, он забирает ее сам)) и, к слову сказать, правильно делает.
Это сэкономленные водителем деньги, если он их вернет, сделав работу в два раза быстрее и менее затратно - ему никто даже спасибо не скажет, нет у нас в подавляющем большинстве контор системы мотивации, которая поощряет работяг работать лучше.
- Аноним

Высказать свое мнение по этому вопросу можно в теме форума «Обнаружены поддельные чеки в авансовом отчете».

Является ли поездка дистанционного работника в головной офис организации командировкой? Да, ответил Минтруд в письме № 14-2/ООГ-4733 от 09.06.2017.

Чиновники отметили, что поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.