командировочные расходы

Для сотрудника, направляемого в командировку, приобретен электронный авиабилет. Чем подтвердить факт расходы для целей налога на прибыль? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы, являются сформированная автоматизированной информационной системой маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В большинстве случаев размер суточных командированным сотрудникам составляет 700 рублей, выяснилось в ходе опроса, который пошел на нашем сайте. Так ответили 72% респондентов.

Дело в том, что именно эта сумма не облагается НДФЛ, и платить больше работодатели не видят смысла.

Только каждая десятая фирма платит суточные выше этой необлагаемой суммы.

Напомним, Ранее сервисом OneTwoTrip for Business был проведен опрос, в ходе которого 71% командированных сотрудников заявили, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок.

Сотрудница компании, пребывая в командировке, пообедала в кафе и потребовала от работодателя возмещения этих расходов, так как суточных на полноценное питание не хватает.

Бухгалтер компании, обратившаяся на наш форум, в недоумении.

Если сотрудница поела в свое удовольствие в командировке и требует вернуть за это деньги, как ей отказать? Это не представительский расход. Она считает, что суточных маловато. Под отчет ей денег не давали на личное питание. Чек, кстати, горелый какой-то принесла.

- Аноним

Участники обсуждения отмечают, что питание не входит в список командировочных расходов.

Как выяснилось, такой взгляд сотрудников на обязанности работодателя, отнюдь не уникален.

Например, в одной компании сотрудница приложила к авансовому отчету чек на покупку пирожков, которые она купила, чтобы утолить голод в рабочее время.

А в вашей организации сотрудники не требуют компенсации за свои завтраки и обеды?

Обсуждение происходит в теме форума «Питание в командировке и испорченные чеки».

Отражаете ли вы командировочные в РСВ? Такой вопрос обсуждался в нашем сообществе в Фейсбук.

Напомним, в конце прошлого года были опубликованы письма Минфина от 23 октября 2017 г. N 03-15-06/69146 и  ФНС России от 24.11.2017 N ГД-4-11/23829@, в которых ведомства напомнили о необходимости отражать командировочные расходы и компенсационные выплаты с ними связанные, в расчете по страховым взносам.

Большинство бухгалтеров призналось, что отражают в расчете только выплаты, на которые были начислены страховые взносы. Суточные в пределах норматива, компенсационные выплаты и прочие суммы, которые не являются объектом обложения страховыми взносами, клерки предпочитают в отчете не отражать. По разным причинам. Например: из-за сложности настройки бухгалтерской программы для автоматического отражения сумм командировочных в РСВ. Или из-за принципиального несогласия с позицией Минфина и ФНС.

А вы в расчете по страховым взносам указываете суммы командировочных расходов?

71% командированных сотрудников заявляют, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок. 40% бизнес-путешественников признались, что получают от работодателя меньше 500 рублей на сутки поездки, суточные еще 19% составляют от 500 до 1000 рублей.

При этом многие ответившие хотели бы получать в виде суточных до десяти раз больше текущего. 34% респондентов указали, что для покрытия расходов им нужно более 4000 рублей, 28% хватит 3000 рублей, 23% — 2000 рублей, 15% будут удовлетворены суточными в 1000 рублей.

Опрос выявил еще один интересный нюанс поведения сотрудников в командировках. 80% респондентов отметили, что стараются во время поездок найти время для личных дел (встреч с родственниками и друзьями, экскурсий, осмотра достопримечательностей, шоппинга и так далее). 93% опрошенных поддержали так называемый bleisure-туризм — командировки, которые работодатель официально разрешает совмещать с отдыхом, к примеру, продлевая поездку на выходные.

Позиции, подразумевающей, что в командировках нужно заниматься только рабочими вопросами, придерживаются всего 7% опрошенных.

Исследование проведено сервисом OneTwoTrip for Business.

Авторы исследования указали на дисбаланс между ожиданиями сотрудников и тревел-политиков компаний. С одной стороны, компаниям важно компенсировать командировочные расходы своих работников. В противном случае, если такие поездки регулярно будут приводить к значительным тратам из личного бюджета, то мотивация сотрудника ездить в командировки может существенно снизиться. С другой стороны, если работодатель окажется в этом вопросе слишком щедрым, то сотрудники, судя по результатам опроса, легко найдут этой щедрости применение.

В соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 НК плательщики УСН уменьшают полученные доходы на расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения.

При этом согласно статье 166 ТК под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

ИП не относятся к категории работников. У них отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Следовательно, ИП не может быть направлен в командировку.

Исходя из этого ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть при УСН произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.

Такой вывод содержится в письме Минфина № 03-11-11/11722 от 26.02.2018.

Работники, вернувшись из командировки вовремя не сдают авансовые отчеты. Что делать бухгалтеру в этом случае? Облагать командировочные расходы НДФЛ и взносами, пояснил Минфин в письме № 03-04-06/5808 от 01.02.2018.

Пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, включая возмещение командировочных расходов.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм пункта 3 статьи 217 НК об освобождении от НДФЛ сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Что касается страховых взносов, то в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, влечет нарушение установленных законодательством требований, и в таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.