командировочные расходы

Сотрудница компании, пребывая в командировке, пообедала в кафе и потребовала от работодателя возмещения этих расходов, так как суточных на полноценное питание не хватает.

Бухгалтер компании, обратившаяся на наш форум, в недоумении.

Если сотрудница поела в свое удовольствие в командировке и требует вернуть за это деньги, как ей отказать? Это не представительский расход. Она считает, что суточных маловато. Под отчет ей денег не давали на личное питание. Чек, кстати, горелый какой-то принесла.

- Аноним

Участники обсуждения отмечают, что питание не входит в список командировочных расходов.

Как выяснилось, такой взгляд сотрудников на обязанности работодателя, отнюдь не уникален.

Например, в одной компании сотрудница приложила к авансовому отчету чек на покупку пирожков, которые она купила, чтобы утолить голод в рабочее время.

А в вашей организации сотрудники не требуют компенсации за свои завтраки и обеды?

Обсуждение происходит в теме форума «Питание в командировке и испорченные чеки».

Отражаете ли вы командировочные в РСВ? Такой вопрос обсуждался в нашем сообществе в Фейсбук.

Напомним, в конце прошлого года были опубликованы письма Минфина от 23 октября 2017 г. N 03-15-06/69146 и  ФНС России от 24.11.2017 N ГД-4-11/23829@, в которых ведомства напомнили о необходимости отражать командировочные расходы и компенсационные выплаты с ними связанные, в расчете по страховым взносам.

Большинство бухгалтеров призналось, что отражают в расчете только выплаты, на которые были начислены страховые взносы. Суточные в пределах норматива, компенсационные выплаты и прочие суммы, которые не являются объектом обложения страховыми взносами, клерки предпочитают в отчете не отражать. По разным причинам. Например: из-за сложности настройки бухгалтерской программы для автоматического отражения сумм командировочных в РСВ. Или из-за принципиального несогласия с позицией Минфина и ФНС.

А вы в расчете по страховым взносам указываете суммы командировочных расходов?

71% командированных сотрудников заявляют, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок. 40% бизнес-путешественников признались, что получают от работодателя меньше 500 рублей на сутки поездки, суточные еще 19% составляют от 500 до 1000 рублей.

При этом многие ответившие хотели бы получать в виде суточных до десяти раз больше текущего. 34% респондентов указали, что для покрытия расходов им нужно более 4000 рублей, 28% хватит 3000 рублей, 23% — 2000 рублей, 15% будут удовлетворены суточными в 1000 рублей.

Опрос выявил еще один интересный нюанс поведения сотрудников в командировках. 80% респондентов отметили, что стараются во время поездок найти время для личных дел (встреч с родственниками и друзьями, экскурсий, осмотра достопримечательностей, шоппинга и так далее). 93% опрошенных поддержали так называемый bleisure-туризм — командировки, которые работодатель официально разрешает совмещать с отдыхом, к примеру, продлевая поездку на выходные.

Позиции, подразумевающей, что в командировках нужно заниматься только рабочими вопросами, придерживаются всего 7% опрошенных.

Исследование проведено сервисом OneTwoTrip for Business.

Авторы исследования указали на дисбаланс между ожиданиями сотрудников и тревел-политиков компаний. С одной стороны, компаниям важно компенсировать командировочные расходы своих работников. В противном случае, если такие поездки регулярно будут приводить к значительным тратам из личного бюджета, то мотивация сотрудника ездить в командировки может существенно снизиться. С другой стороны, если работодатель окажется в этом вопросе слишком щедрым, то сотрудники, судя по результатам опроса, легко найдут этой щедрости применение.

В соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 НК плательщики УСН уменьшают полученные доходы на расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения.

При этом согласно статье 166 ТК под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

ИП не относятся к категории работников. У них отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Следовательно, ИП не может быть направлен в командировку.

Исходя из этого ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть при УСН произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.

Такой вывод содержится в письме Минфина № 03-11-11/11722 от 26.02.2018.

Работники, вернувшись из командировки вовремя не сдают авансовые отчеты. Что делать бухгалтеру в этом случае? Облагать командировочные расходы НДФЛ и взносами, пояснил Минфин в письме № 03-04-06/5808 от 01.02.2018.

Пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, включая возмещение командировочных расходов.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм пункта 3 статьи 217 НК об освобождении от НДФЛ сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Что касается страховых взносов, то в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, влечет нарушение установленных законодательством требований, и в таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
 

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Как быть, если приобретен электронный авиабилет, разъяснил Минфин в письме № 03-03-РЗ/84409 от 18.12.2017.

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

На основании пункта 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. Например, организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Исходя из положений статьи 422 НК не подлежит обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения и др.), а также компенсация за использование им личного автомобиля в служебных целях.

Таким образом, выплаты, исчисленные в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, будут отражаться:

- по строкам 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на ОПС) и подраздела 1.2 (по страховым взносам ОМС) Приложения 1 к разделу 1 РСВ;

- по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на обязательное соцстрахование) к разделу 1 РСВ;

- по строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3 РСВ.

Далее не облагаемые страховыми взносами оплату командировочных расходов и компенсационные выплаты необходимо отразить:

- по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1 РСВ;

- по строке 030 Приложения 2 к разделу 1 РСВ.

По строке 220 подраздела 3.2.1 раздела 3 РСВ будет отражаться база для исчисления страховых взносов на ОПС по работнику за минусом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат.

Нарушение порядка заполнения РСВ может привести к неправильным контрольным соотношениям, в связи с чем налоговые органы вправе будут направить требование о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-15-06/69146 от 23.10.2017.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы.

Документами по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-03-06/1/65253 от 05.10.2017.

Минфин в своем письме № 03-03-06/1/65743 от 09.10.2017 сообщил, что для включения в расходы стоимости электронных авиабилетов на посадочном талоне должен стоять штамп о досмотре. А если его нет? Тогда требуйте справку.

При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Таким образом, в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.