компенсация за использование личного транспорта

Исходя из положений статьи 422 НК не подлежит обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения и др.), а также компенсация за использование им личного автомобиля в служебных целях.

Таким образом, выплаты, исчисленные в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, будут отражаться:

- по строкам 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на ОПС) и подраздела 1.2 (по страховым взносам ОМС) Приложения 1 к разделу 1 РСВ;

- по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на обязательное соцстрахование) к разделу 1 РСВ;

- по строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3 РСВ.

Далее не облагаемые страховыми взносами оплату командировочных расходов и компенсационные выплаты необходимо отразить:

- по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1 РСВ;

- по строке 030 Приложения 2 к разделу 1 РСВ.

По строке 220 подраздела 3.2.1 раздела 3 РСВ будет отражаться база для исчисления страховых взносов на ОПС по работнику за минусом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат.

Нарушение порядка заполнения РСВ может привести к неправильным контрольным соотношениям, в связи с чем налоговые органы вправе будут направить требование о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-15-06/69146 от 23.10.2017.

Сотруднику возмещают стоимость ГСМ на авто, за использование которого он получает компенсацию. Но включить в расходы ГСМ нельзя, утверждает Минфин в письме № 03-03-06/1/52036 от 14.08.2017.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм. Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 утверждены такие нормы.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Физлицо попало в ДТП на личном автомобиле, используемом для выполнения трудовых функций. По соглашению сторон работодатель оплатил часть стоимости ремонта. Облагается ли такая выплата НДФЛ? Ответ на этот вопрос дало УФНС по г. Москве в письме № 20-14/092399@ от 20.06.2017.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется соглашением сторон трудового договора.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Указанные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/21050 от 10.04.2017.

В письме № 03-03-06/1/48789 от 19.08.2016 г. Минфин ответил на вопрос, как учесть в целях налога на прибыль стоимость ГСМ, возмещаемых работникам, использующим личные автомобили в служебных целях.

По мнению ведомства, учесть в расходах возмещаемый ГСМ можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ  в постановлении от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Напомним, что нормы составляют: до 2000 куб. см рабочего объема двигателя включительно - 1200 рублей; свыше 2000 куб. см - 1500 рублей. За 14 лет существования постановления нормы не менялись ни разу.

Пенсионный фонд пытался обложить страховыми взносами компенсации за использование личных транспортных средств, но суды Западно-Сибирского округа его не поддержали.

Пенсионный фонд Новосибирска по итогам выездной проверки ООО доначислил страховые взносы на выплаты компенсации за использование личного имущества (автомобили) двум работникам организации.

В отношении одного работника компенсационные выплаты включены в базу для исчисления страховых взносов на том основании, что используемый им автомобиль зарегистрирован в ГИБДД на его жену. При этом доказательств того, что имущество нажито не в браке или что между супругами заключен брачный договор, Пенсионный фонд не представил.  На основании этого, выводы фонда о занижении базы для начисления взносов признаны судом ошибочными.

В отношении второго работника компенсационные выплаты приняты Пенсионным фондом в размере 1200 рублей, при том, что составляли они 4000 рублей, несмотря на то, что законом предельная сумма компенсации не установлена.

По мнению судей, общество представило необходимые и достаточные доказательства, подтверждающие, что компенсация, выплаченная страхователем застрахованным лицам, связана с использованием личных автомобилей работниками для служебных целей; доказательств, опровергающих использование транспортных средств работниками, которым была выплачена соответствующая компенсация, в служебных целях, Пенсионным фондом не представлено, равно как и не представлено доказательств несоответствия размера возмещения указанных расходов экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности.

АС Западно-Сибирского округа в постановлении № А45-18015/2015 от 27.06.2016 года кассационную жалобу Пенсионного фонда отклонил.

Специалисты УФНС по Иркутской области разъясняют порядок учета в составе расходов при применении УСН  компенсации за использование личного автомобиля.

Ведомство отмечает, что если организация использует в производственных (служебных) целях личный транспорт своих работников, то согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ она также вправе уменьшить полученные доходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Вышеназванные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см 1 200 руб., свыше 2000 куб. см - 1 500 рублей.

Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы), а также путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Вместе с тем, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Таким образом, организация вправе учесть в составе расходов при определении налоговой базы по единому налогу сумму компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. или 1500 руб. при условии, что эти расходы экономически оправданы и документально подтверждены.

Такие разъяснения приводит УФНС по Иркутской области на ведомственном сайте.

Минфин РФ в письме № 03-04-06/35076 от 27.08.2013 приводит разъяснения по вопросу обложения НДФЛ сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях.

В письме отмечается, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления.

Таким образом, освобождению от НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Минфин РФ в своем письме № 03-04-05/24421 от 27.06.2013 разъясняет, подлежат ли налогообложению НДФЛ компенсационные выплаты работнику за использование его личного транспорта в служебных целях.

Ведомство напоминает, что согласно НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, освобождению от НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов, должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.