копии документов

Документы, которые истребуются налоговым органом в порядке ст. 93 НК, должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Налоговый кодекс не требует указания в заверительной надписи сведений о месте хранения документа.

Такие разъяснения дает УФНС по г. Москве в письме № 24-15/176045@ от 14.08.2018.

ФНС уточнила правомерность предоставления налогоплательщику возможности снятия копий материалов выездной налоговой проверки. Соответствующие разъяснения даны в письме от 7 августа 2015 г. № ЕД-4-2/13890.

Ведомство отмечает, что полное отражение в акте налоговой проверки выявленных нарушений, участие налогоплательщика в процессе рассмотрения материалов налоговой проверки служат гарантией соблюдения прав налогоплательщика.

При этом НК РФ не содержит указаний на порядок ознакомления налогоплательщика с материалами выездной налоговой проверки.

Таким образом, право на ознакомление налогоплательщика с материалами проведенной налоговой проверки может включать снятие копий соответствующих материалов.

ФНС РФ в своем письме № АС-4-2/17341 от 29.08.2014 приводит разъяснения Минфина по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы

В письме отмечается, что ведомством могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивку многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшивку) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

ФАС Центрального округа в Постановлении № А64-9123/2012 от 29.05.2013 подтвердил, что поскольку подлинный экземпляр третейского соглашения в материалах дела не представлен, суд обоснованно не принял копию арбитражного соглашения качестве доказательства, которое могло бы являться основанием для передачи спора в третейский суд.

ФАС отметил, что спор может быть передан на разрешение третейского суда при наличии заключенного между сторонами третейского соглашения. Третейским соглашением является соглашение сторон о передаче спора на разрешение третейского суда.

Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Таким образом, непредставление подлинного экземпляра третейского соглашения, на основании которого спор был передан на рассмотрение третейского суда, дает основание суду полагать, что истец не доказал существования соглашения о передаче спора в третейский суд.

В связи с вопросами налогоплательщиков относительно повторного предоставления копий документов при сдаче очередной налоговой декларации Управление поясняет, следующее.

На основании норм п. 5 ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в ходе проведения налоговой проверки налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица.

«Указанное ограничение, - поясняет начальник отдела налогообложения № 2 Управления С.Л. Мехоношин, - не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Данное положение применяется в отношении документов, представляемых в налоговые органы после 1 января 2010 года.

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении № А13-3558/2012 от 08.02.2013 пояснил, что налоговый орган не вправе требовать от налогоплательщика копии документов, оригиналы которых не были возвращены налогоплательщику.

ФАС указал, что в ходе проведения налоговой проверки налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Судебными инстанциями обоснованно отклонены ссылки инспекции на то, что выездная налоговая проверка проводилась на территории общества, и оригиналы актов приема-передачи векселей находились также на территории общества и, соответственно, общество имело доступ ко всем представленным инспекции документам и имело возможность представить соответствующие копии.

Как следует из материалов дела, выездная налоговая проверка проводилась на территории налогоплательщика. Факт нахождения оригиналов документов на территории общества сторонами не оспаривается. Вместе с тем, общество имеет возможность снять копии только тех документов, которыми оно владеет, а спорные акты приема-передачи векселей находились в ведении налогового органа, несмотря на то, что они оставались на территории общества.

Налоговый орган вправе истребовать у проверяемого лица документы, которые ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, однако впоследствии были возвращены проверяемому лицу. Доказательств возврата оригиналов спорных актов приема-передачи векселей инспекцией обществу на момент получения оспариваемого требования не имеется. Поэтому судами сделан обоснованный вывод о том, что требование инспекции об истребовании у общества названных документов не соответствует положениям НК РФ.

Минфин РФ в своем письме № 03-05-05-03/1850 от 31.01.2013 уточняет размер госпошлины, уплачиваемой при подаче заявления в арбитражный суд о повторной выдаче копий судебных документов.

Ведомство отмечает, что до 1 января 2013 года размер госпошлины, которую необходимо было уплатить при подаче в арбитражный суд заявления о повторной выдаче копий решения арбитражного суда, составляла 4 рубля за одну страницу документа, но не менее 40 рублей.

Таким образом, за изготовление четырех копий одного судебного акта (решения) общим объемом 12 страниц, выдаваемых арбитражным судом, государственная пошлина на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 333.21 Кодекса должна быть уплачена в размере 48 рублей.

В тоже время, с 1 января 2013 года при подаче в арбитражный суд заявления о повторной выдаче копий решений, определений, постановлений суда, копий других документов из дела, выдаваемых арбитражным судом, а также при подаче заявления о выдаче дубликата исполнительного листа (в том числе копий протоколов судебного заседания) госпошлина уплачиваться не должна.

В связи с вопросами относительно обязанности по уплате государственной пошлины при подаче в суд заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, определений суда и других документов из дела, Управление поясняет следующее.
 
Согласно п. 4 ст. 28 Федерального закона от 27.12.2009 № 374-ФЗ «О внесении изменений в ст. 45 части первой и в гл. 25.3 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившим силу Федерального закона «О сборах за выдачу лицензий на осуществление видов деятельности, связанных с производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» положения пп. 10 п. 1 ст. 333.19 части второй Налогового кодекса Российской Федерации применяются до 1 января 2013 года.
 
В связи с этим, начиная с указанной даты, повторная выдача копий решений, приговоров, судебных приказов, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых судом, а также выдача дубликатов исполнительных документов не относятся к юридически значимым действиям, регулируемым гл. 25.3 «Государственная пошлина» Налогового кодекса.
 
«По данному основанию, - комментирует ситуацию начальник отдела налогообложения №2 Управления С.Л. Мехоношин, - при подаче в суд заявления о повторной выдаче копий решений приговоров, определений суда, других документов из дела государственная пошлина уплачиваться не должна».

Поправка в закон №144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности" вводит новую процедуру изъятия экономических документов в ходе обысков. Об этом в ходе пресс-конференции "Модернизация законодательства  в экономической сфере" заявил уполномоченный при Президенте РФ по защите прав предпринимателей Борис Титов. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.

28 ноября Совет Федерации одобрил поправку в закон №144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности", которая вносит серьезные изменения в процедуру изъятия документов в ходе обыска. Согласно новому варианту статьи 15, изымаемые документы или электронные носители информации должны быть скопированы, а сделанные копии - под протокол переданы лицу, у которого документы были изъяты. Если копирование в ходе обыска представляется невозможным, должностному лицу, изъявшему документы, дается на это срок, не превышающий пять дней.

Поправка устраняет (по крайней мере, в теории) очень большую проблему, когда изъятие документов в ходе обыска наносит серьезный ущерб организации, а то и вовсе парализует ее деятельность.

"Сейчас, как мы знаем, полицейские приходят, изымают документы, зачастую даже неправильно оформляют реестры изымаемой документации, - заметил омбудсмен Титов. - И никто никакой отвественности за это не несет. У меня буквально на днях появилось обращение предпринимателей с Сахалина, где уголовное дело было начато три года назад, все документы изъяты, и до сих пор никто ничего не вернул. И никаких ответов, даже, несмотря на ответные судебные действия".

Впрочем, даже в новом варианте закона говорится о том, что копирование документов или информации с изымаемых электронных носителей не допускается, если это может воспрепятствовать осуществлению оперативно-розыскной деятельности. А значит, автоматически проблема не снимается, и бизнесменам еще не раз предстоит судиться по этому вопросу.

ФНС РФ в своем письме № АС-4-2/16459 от 02.10.2012 уточняет порядок представления в ИФНС заверенных копий документов.

Ведомство сообщает, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации.

При этом заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Приказ ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ предусматривает возможность направлять в ИФНС в ответ на требование не заверенные бумажные копии документов, а их скан-образы или XML-файлы документов в электронном виде по ТКС.

Таким образом, если раньше комплект документов вместе с описью можно было направить в МИФНС только в бумажном виде, то в настоящее время приказом № ММВ-7-6/465@ утвержден формат XML-файла электронного сопроводительного письма, который позволяет налогоплательщикам направлять в налоговую инспекцию бумажные документы в электронном виде.

Аналитик проекта Диадок компании «СКБ Контур» Тамара Мокеева поясняет: «Согласно формату, 14 типов документов можно представлять в налоговый орган по ТКС двумя способами. Первым — в утвержденном или рекомендованном XML-формате — если документ был сформирован в электронном виде и передан через оператора электронного документооборота (ЭДО). На данный момент такие форматы разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала выставленных и полученных счетов-фактур, ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Вторым способом — в виде скан-образов (формат jpg или tif) с заполненными полями мета-информации (таких полей всего 13, однако большая часть из них  — необязательные). Этот способ предусмотрен для документов, которые были сформированы на бумаге».

«Таким образом, для 14-ти документов налогоплательщик может полностью отказаться от печати, заверения копий и почтовых пересылок. Список документов, обрабатываемых в ИФНС в электронном виде, постоянно расширяется. Проверка остальных бумажных документов никак не изменится», - отмечает эксперт.

Ссылки по теме:

ФАС Московского округа в Постановлении № А41-30457/11 от 05.06.2012 отклонил довод о том, что копии муниципального контракта не являются допустимыми доказательствами и не имеют юридической силы ввиду их заверения судебным приставом-исполнителем в отсутствие подлинников документов.

ФАС отметил, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

При этом подлинные документы представляются в арбитражный суд лишь в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.

Ссылки по теме:

Сайты по теме:              

ФАС Московского округа