Материалы с тегом обмен электронными документами

Кредитные организации и таможенные органы с 28 июня 2016 года смогут обмениваться информацией о банковских гарантиях в электронном виде, передает пресс-служба ЦБ. Порядок передачи таких данных регламентирован в положении, изданном Банком России.

Регулятор опубликовал информационное письмо с рекомендациями по условиям договора, который должны заключить для передачи электронных сообщений заинтересованные кредитные организации и территориальные учреждения Банка России.

«Это позволит кредитным организациям оперативно взаимодействовать с Федеральной таможенной службой по банковским гарантиям, выданным не только в бумажной, но и в электронной форме. При этом обмен информацией будет осуществляться по защищенным каналам связи Банка России», - поясняет заместитель Председателя ЦБ Василий Поздышев.

Когда вы подключаетесь к оператору обмена электронными документами и начинаете приглашать контрагентов к обмену, то обязательно узнаете, что вы далеко не первый, кто решился перейти на ЭДО. Некоторые ваши контрагенты уже давно выбрали себе другой сервис ЭДО, через который обмениваются электронными документами со своими партнерами. И самое важное – они не собираются менять оператора.

Перед тем как внедрять обмен документами в электронном виде необходимо выбрать способ, как будет организован электронный документооборот. Об этом предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что существует три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО: веб-клиент, организация с КИС и организация с СЭД.

«Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру», - отмечает  Павел Овчинников.

О том, как правильно выбрать способ организации ЭДО, рассказывает статья «Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения».

Для подключения к электронному документообороту требуется только электронная подпись и регистрация в сервисе. Вместе с тем, сама процедура подключения вызывает у желающих внедрить ЭДО массу вопросов: что делать, как делать и в какой последовательности.

«Многие операторы считают свою работу выполненной в тот момент, когда вы проходите регистрацию, забывая, что переход на ЭДО на самом деле куда более глубокий процесс», - предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт рекомендует обратить внимание на практический опыт оператора ЭДО, а также изучить его инструкцию по настройке рабочего места.

Подробней о том, как выбрать оператора ЭДО, подключиться к сервису и сколько это будет стоить, рассказывает статья «Как подключиться к оператору обмена документами».

Вы решили, что вам пора отказываться от бумажных документов? Обычно, к этому решению приходят двумя путями: когда понимают, что работа с бумагой приносит ощутимые убытки (проблемы с налоговой из-за ошибок и потерь, проблемы с приемкой товара, начислениями налогов и т.п. – все это конкретно мешает бизнесу расти), или когда какой-нибудь большой партнер настойчиво предлагают перейти на новый формат взаимодействия.

Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) привлекают все больше внимания - предприятия взаимодействуют с партнерами, контрагентами, участвуют в гос.закупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных понятий и законодательства, определяющих и регулирующих юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

Если вы твердо решили отказаться от печати бумажных документов и перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, то вам придется, в первую очередь, ответить себе на некоторые вопросы.

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

Есть ли подтверждения получения и прочтения документов контрагентом и насколько такое подтверждение юридически значимо? Возможно ли в суде доказать, что контрагент получил и прочел документ в сервисе?

Ритейл является одним из пионеров в области автоматизации процессов: логистика, складской учет, множество разных поставщиков, магазинов, различные номенклатуры – все это без информационных систем значительно ограничивает рост бизнеса в торговле. Потому возможность обмениваться юридически значимыми документами между контрагентами особо востребована среди торговых сетей, в частности – в интернет-магазинах (e-commerce).

Многочисленные юридические процедуры уже стали предметом оцифровки. Например, в настоящий момент на рассмотрении в Государственной Думе РФ находится законопроект "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", разработанный по распоряжению Правительства России Минюстом совместно с Минкомсвязью и Минэкономразвития.

По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы шаг за шагом вытесняют своих традиционных, бумажных собратьев за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса.

По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы шаг за шагом вытесняют своих традиционных, бумажных собратьев за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса.

В самом конце 2014 года, 25 декабря, постановлением Правительства РФ были утверждены «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

В любой момент ваша компания может получить приглашение к обмену документами в электронном виде через сервис обмена электронными документами. Приглашение может прийти, например, в виде информационного письма от ваших основных клиентов, партнеров или обслуживающей организации. Или вам внезапно позвонят партнеры. Возможно, даже кто-то из вас уже сталкивался с подобными письмами.

Принято считать, что внешний обмен электронными документами – это логическое продолжение автоматизации внутреннего документооборота. Но пока не каждая организация имеет в своем распоряжении корпоративную информационную систему (КИС), поддерживающую полный цикл работы с электронным документом - от создания и согласования до отправки и хранения. Поэтому компании часто сталкиваются с рядом проблем, обусловленных неподготовленностью внутренней структуры делопроизводства к работе с входящими ЭД.

После того как наша организация подключится к сервису обмена оператора ЭДО, мы обязаны каким-то образом уведомить наших контрагентов, с которыми хотим вести электронный обмен? В какой форме необходимо это сделать? Какое соглашение следует заключить о том, что мы будем вести обмен первичкой в электронном виде?

У нас стоит 1С: Бухгалтерия и Управление торговлей, мы хотим обмениваться с нашими контрагентами первичкой и счетами-фактурами в электронном виде. Имеет ли значение, из какой бухгалтерской системы мы будем выгружать документы для отправки?

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.