Материалы с тегом переход на ЭДО

Может ли интернет-магазин экономить до миллиона рублей в год, отказавшись лишь от бумажного документооборота? Какие выгоды получили Wildberries и Levi’s, когда перешли на электронное взаимодействие с поставщиками? Эксперты Synerdocs ответят на эти и другие вопросы на онлайн-семинаре 26 апреля в 11:00 мск

Онлайн-семинар будет полезен, если вы хотите сократить затраты и «разгрузить» сотрудников, планируете перейти на электронный документооборот с партнерами или уже переводите их на обмен в сервисе. Участие бесплатное.

Регистрация и подробности здесь.

АО «ЕвроСибЭнерго» — крупнейший частный производитель энергии в России и одна из самых больших гидрогенерирующих компаний в мире.

В октябре прошлого года мои друзья из Бухсофт проводили эксперимент, в результате которого подключили к отправке электронной отчетности 804 новые организации. И удивилсь

Современные деловые отношения предусматривают частое сотрудничество людей из разных городов. Однако порой именно наличие больших расстояний причиняет большие неудобства. Отличным выходом из положения может стать решение купить эцп. После этого вы сможете совершенно легально и безопасно заключать договоры, даже находясь в десятке тысяч км от партнера.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Федеральная налоговая служба (ФНС) все настойчивее рекомендует компаниям переходить на электронный документооборот. Часть документов уже и так принимается ФНС только по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), остальные – ждут своей очереди, причем для некоторых она придет в самом ближайшем будущем – в 2017 году.

Переход на обмен электронными документами – процесс формально простой. Вы подключаетесь к оператору ЭДО, приглашаете контрагентов к обмену и начинаете отправлять электронные документы. Но на этом история не заканчивается.

В этом выпуске специалисты Что Делать ТВ ответят на вопросы об электронном документообороте в 1С: какие форматы новых электронных документов, как перейти на на новый формат, как установить новые форматы ЭД для выбранного контрагента?

В компании L’Oréal была внедрена система согласования договоров поставки и поддержки межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами, что позволило значительно ускорить документооборот и сократить расходы на печать и пересылку документов.

Если контрагент использует другой сервис ЭДО, то обмен с ним электронными документами будет осуществляться через роуминг. При этом если роуминг между операторами еще не налажен, то для его организации потребуется инициатива самих пользователей.

Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

«Сама технология роуминга масштабируема, но соглашения о стоимости и уровне обслуживания между операторами могут существенно отличаться. То есть для организации роуминга с каждым дополнительным оператором потребуется дополнительное время», - предупреждает эксперт.

Разобраться с тем, как запустить роуминг между операторами ЭДО и сколько это стоит, поможет статья «Про роуминг электронных документов: строго по делу».

Когда вы подключаетесь к оператору обмена электронными документами и начинаете приглашать контрагентов к обмену, то обязательно узнаете, что вы далеко не первый, кто решился перейти на ЭДО. Некоторые ваши контрагенты уже давно выбрали себе другой сервис ЭДО, через который обмениваются электронными документами со своими партнерами. И самое важное – они не собираются менять оператора.

Компания TerraLink разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен. Также была создана удобная картотека, в которой отражаются все необходимые данные о каждом консультанте.

Основной эффект от внедрения электронного документооборота достигается в процессах развития персонала, таких как подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Об этом рассказывают специалисты компании TerraLink.

«Компании, которые активно инвестируют в развитие и удержание сотрудников, активно применяют электронный документооборот в данных процессах», - отмечают эксперты.

Подробней о том, как объективно оценить необходимость внедрения системы ЭДО для кадровой документации и выбрать подходящую ИТ-платформу, читайте в статье «Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота в процессах управления персоналом?».

При внедрении электронного документооборота бухгалтеру следует обратить особое внимание на порядок обеспечения юридической силы электронных документов. При этом электронная подпись является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что порядок обеспечения юридической силы зависит от того, является ли документ формализованным или нет.

«Документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно», - отмечает Павел Овчинников.

Разобраться с формами и форматами электронных документов, а также с нормативным регулированием их применения, поможет статья «Что надо знать бухгалтеру о переводе его документов в электронный вид».

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.

Сервис ЭДО в «1С» позволяет обмениваться с контрагентами  юридически значимыми электронными документами прямо из программного комплекса «1С:Предприятие». Об этом читателям Клерк.Ру рассказал руководитель отдела технологий сервисов компании «1С» Альберт Салимов.

Эксперт напомнил, что электронный документооборот применяется, если контрагенты договорились об этом, а их технические средства совместимы.

«Встретить контрагента, который тоже работает в 1С, очень легко. Единственное, что надо – получить согласие. У нас эта возможность даже встроена в программу. Есть опция «пригласить контрагента»: одно нажатие – и у него появляется всплывающее окошко с приглашением. Как только согласие получено,  программа запоминает, что этому контрагенту можно выставлять электронные документы», - отмечает Альберт Салимов.

О деталях использования ЭДО в «1С» читайте в интервью «ЭДО да не то!».

Если ваша компания ведет учет в 1С, и вы задумались о переходе на электронный документооборот со своими контрагентами, для вас есть хорошая новость. Сделать это очень просто. Сервис ЭДО в 1С позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами прямо из 1С:Предприятия. Достаточно нажать одну кнопку, чтобы документ был снабжен электронной подписью и отправлен вашему партнеру.

Переход на электронный документооборот вызывает вопросы у налогоплательщиков (мы уже обращались к этой теме ). Сегодня мы попробуем ответить на часть из них, в том числе на вопросы, связанные с применением определенных форматов электронных документов.

Перед тем как внедрять обмен документами в электронном виде необходимо выбрать способ, как будет организован электронный документооборот. Об этом предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что существует три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО: веб-клиент, организация с КИС и организация с СЭД.

«Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру», - отмечает  Павел Овчинников.

О том, как правильно выбрать способ организации ЭДО, рассказывает статья «Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения».

Иногда вопрос «как работать с электронными документами?» вводит в ступор бухгалтеров, которые только-только приступают к обмену документами в электронном виде (ЭДО). Для некоторых понимание процесса подключения к ЭДО заканчивается на моменте «купили электронную подпись и подключились к сервису», а на самом деле впереди интересный и многогранный путь от старой модели работы к новой. Поэтому вам лучше всего заранее решить, как вы в дальнейшем будете работать с электронными документами.