факсимильная подпись

Контрагент организации предлагает применять факсимильные подписи при документальном оформлении сделки. Возможны ли в этом случае негативные налоговые последствия при признании организацией расходов по налогу на прибыль и применении вычетов по НДС?

Да, возможны, ответил Минфин в письме № 03-03-06/1/81951 от 08.12.2017.

Порядок оформления первичных учетных документов регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Одним из обязательных реквизитов является подпись лица (лиц), предусмотренного пунктом 6 части 2 Закона N 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц).

Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следовательно, при исчислении налога на прибыль организаций не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.

Что касается НДС, то использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК не предусмотрено.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Налоговая инспекция обнаружила в ходе выезда на фирму счета-фактуры, подписанные при помощи факсимиле. Однако когда инспекторы пришли снова, чтобы произвести выемку, то все счета-фактуры оказались с подлинными подписями. Выходит, компания сама изготовила новые счета-фактуры в ходе проверки, – сделали вывод в инспекции и отказали в вычетах по НДС.

Суд отменил это решение ИФНС, так как:

1) экспертизу давности изготовления документов налоговики не проводили;

2) тот факт, что договоры поставки были исполнены, инспекцией не оспаривается;

3) расходы по оплате данного товара, подтвержденные теми же документами, приняты налоговым органом без возражений.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 поставил окончательную точку в вопросе об исполнении подписей уполномоченных лиц в счетах-фактурах.

Как установлено судами всех инстанций и подтверждено материалами дела, подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, заявленных в подтверждение вычета по НДС, были выполнены путем факсимильного воспроизведения.

Однако, положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в силу которого документы по бухгалтерскому учету должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет за собой отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении № А32-36163/2010 от 10.10.2011 отклонил довод о том, что проставление в счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований НК РФ.

ФАС отметил, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Принимая во внимание, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры, а в силу положений закона о бухгалтерском учете данный первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Вчера Президиум ВАС РФ подтвердил, что подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, выполненные путем факсимильного воспроизведения, свидетельствуют о несоблюдении порядка заполнения счетов-фактур и служат основанием для отказа в вычете.

В обоснование своей позиции по делу налогоплательщик ссылался на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не содержат запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Налоговая инспекция же, напротив, настаивала на том, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

ВАС РФ поддержал довод налоговиков, указав, что счет-фактура, как первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении № А11-4080/2010 от 11.07.2011 подтвердил, что поскольку использование контрагентом в счетах-фактурах факсимильной подписи не являлось очевидным для покупателя, и было установлено только при проведении технической экспертизы, оснований для отказа в вычете не имеется.

ФАС отметил, что дефекты счетов-фактур сами по себе не могут являться основанием для отказа в вычете по НДС, поскольку данные счета-фактуры позволяют определить контрагентов по сделке, их адреса, объект сделки, количество поставляемых товаров, цену товара, а также сумму начисленного налога.

При этом использование налогоплательщиком права на вычет по НДС на основании счетов-фактур с факсимильной подписью является незаконным лишь при условии, что именно такой характер подписи был очевиден для налогоплательщика.

ФАС Поволжского округа в Постановлении № А55-3137/2010 от 04.02.2011 отклонил довод о том, что  выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

ФАС указал, что истцом не представлено письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе при оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи.

Федеральным законом РФ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской [advert=80]отчетности[/advert] в РФ не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Следовательно, судебные инстанции правомерно пришли к выводу о том, что спорные накладные составлены с нарушением требований действующего законодательства и не могут служить доказательством поставки, передачи товара покупателю в соответствии с условиями договора, в этой связи обязанности по их оплате не возникает.

ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 23 марта 2010 г. по делу N А63-4300/2009-С4-9 пояснил, что выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

ФАС отметил, что действующие налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. Кроме того, данные нормы не предусматривают запрет на совершение подписи первичных документов путем проставления штампа-факсимиле.

При этом судом обоснованно учтено заключение между обществом и поставщиками соглашений о применении факсимильного воспроизведения подписи должностных лиц.

Минфин РФ в своем письме № 03-02-08/13 от 15.03.2010 уточняет, имеет ли юридическую силу налоговое уведомление на уплату транспортного налога или налога на имущество граждан, где в графе «подпись» стоит факсимиле представителя налоговой инспекции.

В письме отмечается, что в случае, если обязанность по исчислению суммы налога возлагается на налоговый орган, не позднее 30 дней до наступления срока платежа налоговый орган направляет налогоплательщику налоговое уведомление.

При этом в налоговом уведомлении должны быть указаны размер налога, подлежащего уплате, расчет налоговой базы, а также срок уплаты налога.

Формы налоговых уведомлений на уплату налога на имущество физических лиц и транспортного налога утверждены Приказом ФНС РФ от 31.10.2005 N САЭ-3-21/551@.

Согласно гражданскому законодательству, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

При этом, согласно письму МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@, должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности.

Минфин РФ в своем письме № 03-07-09/31 от 17.06.2009 поясняет право налогоплательщика заявить сумму НДС к вычету по счету-фактуре, подписанному с использованием факсимиле, если в соответствии с условиями договора с поставщиком счета-фактуры визируются с использованием факсимильного аналога подписи.

Ведомство в этой связи отмечает, что поскольку использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено, то счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.