хранение документов

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сколько надо хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/2598 от 19.01.2018.

Читайте о правилах хранения документов в блоге ИПБ России.

Зачем подписываться на блоги компаний? 

Мы создали раздел «Блоги компаний» для того, чтобы вы могли общаться напрямую с компаниями, которые работают для бухгалтеров.

И если вы не подпишетесь, то в вашу ленту не будут попадать важные статьи для бухгалтеров. Потому что наша редакция обсуждает с блогерами каждый пост, чтобы они были только самыми полезными для вас.

Подписаться можно в этом списке :

 Открыть оригинал изображения (1242x835, 0.5 Мб)

 

Налоговики в письме ФНС № СД-4-3/14079 от 19.07.2017 рассказали про хранение счетов-фактур в электронном виде.

Хранение счетов-фактур, (а также подтверждений оператора ЭДО, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе.

Эти документы хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Поскольку счета-фактуры, выставленные налогоплательщиком в установленном порядке в электронной форме, не распечатываются, то пропуски в хронологии счетов-фактур, выставленных в электронной форме, фиксировать в сшиве счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе, не требуется. 

С 1 октября 2017 года вступают в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства № 1137 от 26.12.11о документах, применяемых при расчетах по НДС.

В частности, внесены изменения в пункты вышеназванного Постановления, касающиеся сроков хранения документов.

Сам срок хранения не изменился и составляет 4 года. При этом ранее список документов, подлежащих хранению, был отражен в п.15 раздела II приложения №3. Постановлением Правительства № 918 от 17.08.2017 этот пункт отменен.

Между тем тот же самый список теперь содержится в новом пункте 11 раздела II приложения №1.

Итак, хранить счета-фактуры следует в течение 4 лет. Такой же срок предусмотрен для хранения таких документов как:

книги продаж и покупок;

журнал учета счетов-фактур;

заверенные копии бумажных счетов-фактур, полученные от посредников;

таможенные декларации или их копии;

заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов;

бланки строгой отчетности с выделенной суммой НДС (по командировочным расходам).

Напомним, что срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, оговорен в пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ и по общему правилу составляет 4 года.

Сегодня на нашем сайте завершился опрос на тему хранения таких документов как банковские выписки.

Напомним, этим вопросом озадачилась читательница нашего форума, которая попросила коллег поделиться своим опытом сохранения выписок.

Что же показали результаты опроса? В наш век информационных технологий, когда космические корабли бороздят просторы вселенной, бухгалтеры предпочитают по-старинке иметь под рукой бумажные документы. Подавляющее число наших читателей (68%) распечатывают выписки и хранят их в бумажном виде.

Оставшиеся голоса разделились практически поровну. 16% бухгалтеров выгружают выписки и хранят их в виде файла, а вот 17% опрошенных и вовсе не обеспокоены вопросом хранения таких документов. Ведь выписку можно в любой момент в случае необходимости распечатать из интернет-банка.

Сегодня на Клерк.ру завершился опрос на тему хранения бухгалтерами сданной отчетности.

Как выяснилось, большинство наших читателей (около 70%) хранят декларации, сортируя их по налоговым периодам и аккуратно подшивая в папки.

16% опрошенных также подшивают отчеты в папки, но уже сортируя по видам отчетности – НДС в одной папке, налог на прибыль – в другой.

А вот 12% респондентов вообще не беспокоятся по поводу бумажных отчетов – у них их просто нет. Все хранится в электронном виде.

Некоторые бухгалтеры (2%) бумажной отчетности тоже не имеют, но тем не менее распечатывают квитанции и протоколы о приеме отчетов и хранят эти документы в папках.

Бухгалтер строительной фирмы обратился на наш форум с вопросом: «Должна ли в бухгалтерии храниться исполнительная документация по всем сданным объектам?» Именно на этом настаивает руководитель компании, утверждая, что документы потребуются потом при налоговой проверке, а значит им самое место в бухгалтерии.

Однако автору вопроса не хочется превращать бухгалтерию в архив и хранить документы, которые никакого отношения к бухучету и налогообложению не имеют. Директор требует обоснования такой позиции, и бухгалтер, в свою очередь, решил выяснить мнение клерков на сей счет.

Организация производит СМР. По окончанию работ передаем Исполнительную документацию вместе с КС заказчику. Один экземпляр исполнительной документации храним у себя.
Относится ли ИД к бухгалтерии? Может ли в будущем ее запрашивать ИФНС?
Обязаны ли мы ее хранить на бумажном носителе как подрядчики? Или достаточно акта, что мы ее передали закачку?
Может нам как подрядчику ее можно хранить в электроном виде?
Есть какие то документы регламентирующие хранение ИД?
- KocmosMars

Участники обсуждения, основываясь на своей практике, утверждают, что эти документы ИФНС не запрашивает. От строительной фирмы налоговая, как правило, просит договоры, сметы, счета-фактуры, акты КС-2, справки КС-3.

Обсуждение этого «бумажного» вопроса происходит в теме форума «Архив».

В сегодняшнем выпуске специалисты Что Делать ТВ расскажут о том, какие изменения по НДС ждут налогоплательщиков, реализующих макулатуру; обязан ли работодатель хранить копии трудовых уволившихся работниц-декретниц а также какие новые наказания предлагает ввести Владимир Путин за коррупцию и взяточничество.

Президент РФ Владимир Путин подписал закон, которым устанавливаются особенности хранения документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работника с работодателем.

Федеральный закон № 43-ФЗ от 2 марта 2016 года «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

Законом предусматривается, что срок временного хранения таких документов, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года, – 50 лет.

В пресс-службе Кремля поясняют, что сокращение срока хранения таких документов связано с ведением информационной базы персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования.