Материалы с тегом электронные документы

10 марта — День архивов.

Уже представили полки с папками, бумагами и тесные коридоры? Это вы зря. Сегодня поговорим о другом — о хранении электронных документов, а точнее — электронных счетов-фактур.

Об этом — новый пост в блоге компании Synerdocs.

В этом блоге будут собирать все новости про электронные документы.

Подписывайтесь.

Зачем подписываться на блоги компаний?

Мы создали раздел «Блоги компаний» для того, чтобы вы могли общаться напрямую с компаниями, которые работают для бухгалтеров.

И если вы не подпишетесь, то в вашу ленту не будут попадать важные статьи для бухгалтеров. Потому что наша редакция обсуждает с блогерами каждый пост, чтобы они были только самыми полезными для вас.

Подписаться можно в этом списке :

Открыть оригинал изображения (1242x835, 0.5 Мб)

Чем регулируется составление первичных документов в электронном виде? Когда она приравнивается к бумажной? И когда использовать электронную подпись?

В октябре прошлого года мои друзья из Бухсофт проводили эксперимент, в результате которого подключили к отправке электронной отчетности 804 новые организации. И удивилсь

Федеральная налоговая служба России разработала формат и порядок направления Уведомления о получателе документов в электронной форме (Письмо ФНС России от 09.12.2016 N ЕД-4-15/23665@).

В соответствии с положениями статьи 252 НК РФ расходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Согласно положениям статьи 313 НК налоговый учет, на основании которого налогоплательщики исчисляют налоговую базу по прибыли, представляет собой систему обобщения информации на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК.

Налогоплательщик вправе вести регистры налогового учета в электронной форме и (или) на любых машинных носителях. При этом данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера).

Если налогоплательщик при ведении хозяйственной деятельности использует с контрагентами электронный документооборот, в частности, формирует первичные документы в электронном виде с использованием программных продуктов, то следует учитывать следующее.

Согласно статье 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона.

К числу обязательных реквизитов первичного документа относится подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица или лиц, если сделка совершается несколькими лицами.

Первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, подписывается электронной подписью.

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов:

• договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);

• спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);

• акт приемки-сдачи работ (услуг); • счет-фактура, в том числе корректировочный;

• товарно-транспортная накладная; • товарная накладная (ТОРГ-12);

• грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

Такие разъяснения дает УФНС по Удмуртской Республике.

Российский союза автостраховщиков (РСА) фиксирует лавинообразный рост числа заключенных договоров ОСАГО в электронном виде. Об этом сообщил президент РСА Игорь Юргенс.

"Несмотря на праздничные дни, мы увидели взрывной рост интереса к заключению договоров ОСАГО в электронном виде. За первую неделю января число заключенных договоров по сравнению с последней неделей декабря 2016 года выросло в два раза, а в сравнении с первой неделей января прошлого года - в 15 раз", - сказал он.

Так, по его данным, в целом за первую неделю января 2017 года (1-7 января) было продано 15,957 тыс. полисов е-ОСАГО.

"В среднем в неделю в России заключается около 800 тыс. договоров ОСАГО. Исходя из этих данных, можно говорить, что доля онлайн-продаж за первую неделю января составила 2%", - отметил И.Юргенс.

На текущий момент в среднем за сутки заключается 2130 электронных договоров ОСАГО. "С учетом того, что сегодня лишь первый рабочий день и люди только вернулись с отдыха, дальше эти цифры будут расти. Например, за неполный рабочий день 9 января было заключено уже 3 тыс. договоров в электронном виде", - добавил И.Юргенс. Для сравнения, в декабре 2016 года в среднем в сутки заключалось 1063 договора ОСАГО в электронном виде.

По состоянию на 8 января фактические продажи осуществляли 54 страховые компании.

В тройку регионов-лидеров по продаже электронных полисов вошли Краснодарский край, Волгоградская и Ростовская области.

Напомним, на днях Банк России разместил информационное сообщение, в котором заявил, что будет контролировать, как страховщики соблюдают требования по бесперебойности продаж электронных полисов ОСАГО.

В комментариях к этому материалу читатели Клерк.ру из разных регионов пишут негодующие отзывы, отмечая, что им так и не удалось оформить электронный полис.

С 1 января 2017 года все страховые компании, которые имеют лицензию на заключение договоров ОСАГО, обязаны заключать договор ОСАГО в электронном виде на всей территории РФ.

Купить полис можно на сайте страховой компании в интернете, не выходя из дома. Приобрести электронный полис ОСАГО смогут и водители-новички, сведения о которых не содержатся в единой информационной базе. Кроме того, купить электронную страховку можно будет и на новый автомобиль, передает пресс-служба ЦБ.

Процедура покупки электронного полиса достаточно простая, для нее потребуются те же самые документы, что и для приобретения полиса в офисе, – паспорт, водительское удостоверение, ПТС и диагностическая карта (для автомобилей старше трех лет).

Для оформления электронного полиса ОСАГО необходимо пройти регистрацию на сайте страховой компании и получить от нее идентификаторы для доступа в личный кабинет – логин и пароль. Идентификаторы передаются автовладельцу по электронной почте, СМС-сообщением либо при личном обращении в офис страховой компании. Для покупки полиса ОСАГО после авторизации на официальном сайте страховщика необходимо заполнить заявление в электронной форме.

Страховая компания обязана предоставить возможность оплаты электронного полиса ОСАГО банковской картой на своем официальном сайте. Электронный полис ОСАГО будет отправлен на электронную почту. Электронный полис также будет храниться в личном кабинете. Автовладелец также по желанию может получить полис ОСАГО на бланке строгой отчетности, при этом необходимо будет оплатить услуги почтовой доставки. Бумажный полис на привычном бланке строгой отчетности и полис в электронном виде абсолютно равнозначны с точки зрения законодательства.

Автовладельцу, заключившему договор ОСАГО онлайн, необходимо распечатать бланк полиса и возить с собой для предъявления сотрудникам полиции при необходимости.

Страховые компании обязаны обеспечить непрерывную и бесперебойную работу своих сайтов. Банк России установил специальные требования в этом направлении, которые должны будут соблюдать все страховщики. Это позволит избежать ситуаций, когда сайты постоянно «висят» или закрыты на технологические работы и приобрести полис в связи с этим невозможно. Так, например, суммарная длительность перерыва в работе сайта страховщика не должна превышать 30 минут в сутки. При необходимости проведения плановых технических работ (не чаще 1 раза в меся) страховая компания будет обязана разместить не менее чем за сутки до их начала на главной странице своего сайта уведомление с указанием даты и времени их окончания.

Кроме того, информационные системы страховщиков и РСА должны быть настроены таким образом, чтобы обеспечить заключение договора в течение 30 минут с момента направления через сайт надлежащим образом оформленного заявления на страхование. Это позволит пресечь такие злоупотребления, как, например, длительный показ рекламы во время покупки.

Банк России будет контролировать, как страховщики соблюдают требования по бесперебойности продаж электронных полисов ОСАГО.

Дарить или не дарить налоговикам подарки, куда обращаться в случае «беспредела» и почему сейчас вовсе не обязательно быть лично знакомым с руководителем местной ИФНС — эти вопросы до сих пор волнуют многих бухгалтеров.

Так уж сложилось, что история внешнего обмена электронными документами тесно связана с первичкой: именно с электронных актов и счетов-фактур пошла основная практика ЭДО. Однако самые интересные кейсы обмена лежат за пределами обмена бухгалтерскими документами. Сегодня мы приведем три примера наиболее перспективных практик работы с электронными документами.

Основной объем российского рынка электронного документооборота приходится на крупные географически-распределенные корпорации с большой филиальной сетью, в особенности можно выделить производство с подразделениями и филиалами в различных городах, а также ритейловый сектор с развитой региональной сетью магазинов и подразделений.

Давайте по порядку рассмотрим, какими документами сопровождается трудовая деятельность сотрудников, начиная с момента их поиска и заканчивая увольнением.

Переход на электронный документооборот вызывает вопросы у налогоплательщиков (мы уже обращались к этой теме ). Сегодня мы попробуем ответить на часть из них, в том числе на вопросы, связанные с применением определенных форматов электронных документов.

С 9 февраля 2016 года изменится порядок направления в налоговую электронных документов при регистрации юрлиц и ИП.

Это связано со вступлением в силу приказа ФНС РФ от 24.12.2015 №ММВ-7-14/599@, разработанного из принятия Федерального закона № 107-ФЗ от 05.05.2014.

Так, в частности, изменения предусматривают, что электронные документы, которыми обмениваются участники электронного взаимодействия, подписываются усиленной квалифицированной подписью заявителя или нотариуса. Ранее было указано, что требуется просто электронная подпись.

Кроме того, изменены требования к самим электронным документам, направляемым в регистрирующий орган. Так, при наличии у заявителя усиленной квалифицированной электронной подписи необходимые для регистрации заявление, уведомление или сообщение формируются в виде файлов форматов Excel, TIF, PDF.

Иные документы формируются в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, уточняют в пресс-службе УФНС по Орловской области.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/61 от 11 января 2016 г. уточняет порядок применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль.

В письме отмечается, что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую или усиленную неквалифицированную электронные подписи.

Необходимым условием является соблюдение требований закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Вместе с тем в ведомстве напоминают, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности.

В следующем году формализованная сверка электронных деклараций НДС станет более удобной для налогоплательщиков за счет новых сервисных возможностей.

Об этом в ходе Х практической конференции СКБ Контур «Бухгалтерские новшества 2015-2016» сообщила зам. начальника отдела управления камерального контроля ФНС России Евгения Асташова. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.

Как известно, с 2015 года налогоплательщики, на которых возложена обязанность электронного декларирования (не только по НДС) должны обеспечить электронное взаимодействие с налоговыми органами и направлять квитанцию о приеме документов в электронной форме по ТКС через оператора (п.5.1 ст.23 НК РФ). В случае, квитанция о получении требования о представлении документов или пояснений не направлена в установленный срок, налоговые органы могут приостанавливать операции компании по счетам в банке.

С 2015 года бизнес-процесс камеральной проверки по НДС разделился на две составляющие, напомнила Евгения Асташова.

Автоматизированная проверка с привлечением межрегиональных инспекций по камеральному контролю состоит из следующих этапов:

  • Прием электронной декларации,
  • Проверка декларации на логический контроль,
  • Расчет контрольных соотношений (КС),
  • Автотребование о представлении пояснений по КС,
  • Сопоставление операций контрагентов,
  • Автотребование о представлении пояснений по расхождениям,
  • Обработка формализованных пояснений по расхождениям.
  • Ручная отработка расхождений, которой занимаются ИФНС, включает в себя:
  • Требование о представлении документов по расхождениям,
  • Ручной ввод неформализованных пояснений по расхождениям.
Пояснения по расхождениям, как уточнила Асташова, могут потребоваться в следующих случаях:

Расхождение вида «разрыв»:

  • 1. Непредставление налоговой декларации контрагентом
  • 2. Представление декларации контрагентом с «нулевыми» показателями
  • 3.Отсутствие операции в налоговой декларации контрагента
  • 4. Значительное искажение данных
Расхождение вида «НДС»:

Превышение суммы НДС, принятого к вычету налогоплательщиком -покупателем, в сравнении с суммой НДС, исчисленной контрагентом -продавцом с операции по реализации.

Формализованный документооборот между налоговым органом и налогоплательщиком, включающий в себя двусторонний обмен xml-файлами, помогает оперативно исправлять технические ошибки переноса показателей счетов-фактур в книги покупок и продаж. Но для этого учетная система налогоплательщика  должен иметь возможность автоматизированного учета поступившей информации (что обеспечивается оператором ЭДО). Это экономит время и усилия бухгалтерии, однако сопряжено с финансовыми затратами, отметила представитель ФНС.

В 2016 году, по словам Евгении Асташовой, к формализованному пояснению деклараций НДС добавятся следующие возможности:

  • Удаление сведений, ошибочно отраженных в налоговой декларации,
  • Добавление сведений, ранее не отраженных в налоговой декларации,
  • Пояснение несоответствий, выявленных при расчете контрольных соотношений,
  • Изменение суммы НДС.

ФНС РФ в своем письме № СА-4-7/15871 от 09.09.2015 напоминает, что законодательством о бухучете предусмотрено равенство первичных документов на бумажном носителе и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью.

Кроме того, нормы НК РФ предусматривают, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он вправе направить их в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, документы налогоплательщика могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде только в том случае, если они составлены в соответствии с установленным форматом.

Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

Президент РФ подписал закон об отмене ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Как сообщает пресс-служба Кремля, законом предлагается отменить ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юрлиц с органами государственной власти и органами МСУ, в т.ч. в рамках государственного контроля ([rubricator=111]надзора[/rubricator]), муниципального контроля, лицензирования.

Устанавливается обязанность органов государствнной власти, органов МСУ и организаций, осуществляющих отдельные публичные полномочия, предоставлять по выбору физлиц и организаций информацию в форме электронных документов и документов на бумажном носителе.

Требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме физических лиц и организаций с органами государственной власти, органами МСУ, организациями, осуществляющими отдельные публичные полномочия, и порядок такого взаимодействия устанавливаются Правительством РФ в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».