электронный архив

Организациям не стоит торопиться с созданием электронных оригиналов универсальных передаточных документов. Об этом в ходе интернет-конференции «Идеальный архив бухгалтерских документов» на форуме Клерк.Ру сообщила Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

В данном случае речь идет об организациях, которые перевели всю первичку в УПД на бумаге и теперь решили делать электронный архив.

«Если речь идет о скан-образах бумажных оригиналов УПД, то все в порядке. Такой электронный архив позволит оптимизировать документооборот, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам. Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде», - отмечает Карина Кассис.

Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM в этой связи отмечает, что организация также может перевести учетную систему обратно на стандартное представление документов и пересылать их в электронном виде.

Напомним, интернет-конференция продолжается, и задать свой вопрос можно, создав новую тему в разделе конференции!

В Тюменской области проводится автоматизация процессов документационного обеспечения мировой юстиции.

C ноября 2013 года оперативный доступ к системе электронного архива мировой юстиции имеют также судьи областного и районных судов. Теперь для обобщения судебной практики нет необходимости доставлять дела в районные суды — можно получить доступ к любому делу, рассмотренному на мировом участке и размещенному в электронном архиве.

Напомним, что проект по созданию системы электронного архива мировой юстиции реализован в 2013 году корпорацией ЭЛАР. Система охватывает 64 участка мировых судей региона, на которых проводится оцифровка всех рассмотренных дел.

В муниципальном учреждении «Архив Нижнего Новгорода» установлен комплекс для перевода документов в электронный вид. Сканеры «ЭЛАР ПланСкан» будут применять специалисты архива, самостоятельно оцифровывая документы.

Сканер не требует от пользователя специальных навыков, а сенсорная панель управления делает процесс интуитивно понятным, говорится в сообщении «ЭЛАР». Кроме того, установленное на сканер программное обеспечение предоставляет полный набор функциональных возможностей по обработке получаемых графических образов.

В Ямало-Ненецком автономном округе продолжаются работы по развитию единой информационно-поисковой системы электронного архива.

Корпорация ЭЛАР поставила пять комплексов планетарного сканирования в архивные отделы администраций муниципальных районов региона, говорится в пресс-релизе. ЭЛАР оснастила архивные отделы администраций Красноселькупского, Пуровского, Тазовского, Шурышкарского и Ямальского районов Ямало-Ненецкого АО планетарными сканерами Элар ПланСкан серии «С». Оборудование будет использоваться для создания электронного фонда пользования и включения муниципальных архивов ЯНАО в контур единой информационно-поисковой системы региона.

В Российской национальной библиотеке прошло совещание директоров федеральных и центральных региональных библиотек. Об этом говорится в сообщении корпорации ЭЛАР.

В рамках встречи было проведено заседание Экспертного Совета по цифровым копиям, главным результатом которого стало утверждение «Рекомендаций по оцифровке материалов из фондов библиотек».

Рекомендациями, в частности, ратифицированы три обязательных типа электронных копий, которые создаются в рамках плановой оцифровки объектов хранения. Это мастер-копия, содержащая максимальное количество информации, пользовательская копия высокого или среднего разрешения и служебная копия низкого разрешения. Документом также определен состав оборудования для оцифровки.

Завершен совместный комплексный проект НПБ «Экологические инновации» и корпорации ЭЛАР по электронной обработке документов по имуществу государственных учреждений для Министерства культуры РФ.

В ходе проекта были осуществлены сканирование и индексирование документов из почти семисот организаций. Полученные в результате оцифровки 100 000 образов были подвергнуты сепарации: предварительно разделены операторами на документы, принадлежащие конкретным организациям, а затем на документы, относящиеся к объектам имущества.

Поисковый гигант Google представил электронный архив, в котором собраны конституции разных стран.

Инициатива призвана помочь государствам в составлении текстов своих конституций. Изучать архив можно при помощи поисковых инструментов, которые будут находить и сравнивать отдельные положения, заложенные в основных законах государств. Такой архив придется особенно кстати тем странам, которые недавно пережили политический кризис или военный конфликт, отмечает «Би-би-си».

Ознакомиться с проектом можно здесь.

Российский гуманитарный научный фонд (РГНФ) наполнит и модернизирует свой электронный архив. Корпорация ЭЛАР стала победителем конкурса на выполнение работ по оцифровке документов и усовершенствованию системы электронного архива Фонда.

Задача РГНФ – финансовая и организационная поддержка научных исследований в области гуманитарных наук. Фонд ежегодно проводит почти 100 конкурсов по истории, археологии, этнографии, экономике, философии, филологии, психологии и педагогике и другим дисциплинам, поддерживает более 3 000 проектов, рассматривает около 10 000 заявок. Эта деятельность предполагает обработку большего объёма информации, связанной с получением заявок, отчётов и проведением экспертиз.

Оцифровка ранее представленных документов и создание системы электронного архива стали для организации эффективным инструментом обеспечения сотрудников оперативным и регламентированным доступом к информации и гарантии её сохранности.

По итогам открытого аукциона Федерального архивного агентства компания ЭЛАР получила право на выполнение работ по переводу описей группы фондов региональных государственных архивов в формат электронных баз данных.

ЭЛАР обработает описи из архивов Республик Коми и Мордовия, Алтайского края, Псковской области и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Работы проводятся в рамках федеральной целевой программы «Культура России 2012-2018 годы» с целью обеспечения сохранности описей региональных государственных архивов, совершенствования организации доступа пользователей и сотрудников к имеющейся информации.

Калининградская область стала первым российским регионом, реализовавшим проект по сканированию всего востребованного фонда записей актов гражданского состояния. Специалистами корпорации ЭЛАР были отсканированы все востребованные архивные фонды ЗАГС Калининградской области за 1946-2003 годы. Это 8 750 актовых книг, содержащих около 2 млн. актовых записей.

В течение 2013 г. будет создан информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им электронных учетных карточек. Ресурс будет загружен в модернизируемую поисково-справочную систему «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.

Корпорация «Элар» создала в Минэкологии Московской области систему электронного архива, предназначенную для организации долговременного хранения и использования электронных копий документов и их учетных данных.

Проект направлен на повышение эффективности деятельности сотрудников подмосковного министерства, у которых появился удобный инструмент для поиска архивных и автоматической загрузки новых документов, сообщили CNews в «Элар». В рамках работ создан электронный информационный ресурс Минэкологии: проведено сканирование и индексирование документов по обращениям граждан.

В систему электронного архива загружено около 1 500 дел, а также входящая и исходящая служебная корреспонденция, существующая в формате базы данных.

Справки из архивов Пермского края можно получить через интернет. Как сообщает пермский региональный сервер, этой услугой могут воспользоваться не только жители Пермского края и других регионов страны, но и те, кто ранее работал в Прикамье, а теперь живет за рубежом.

Электронный образец запрашиваемой справки может получить любой пользователь, заполнивший анкету на сайте агентства по делам архивов Пермского края. Бумажный оригинал доставят почтой. Те, кто воспользовался этой услугой, отмечают быстроту выполнения запроса — время ожидания справок сократилось в разы.

Корпорация «Электронный Архив» представила комплексное решение «Электронный архив вуза». Приоритетными задачами программы являются: внедрение новых образовательных технологий и принципов организации учебного процесса, совершенствование управления административно-хозяйственной и ресурсообеспечивающей деятельностью (бухгалтерия, кадры, документооборот).

Внедрение электронного архива, с одной стороны, позволяет вузам эффективнее использовать собственные информационные ресурсы, делает их более доступными для учащихся, с другой, улучшает коммуникационные процессы между всеми подразделениями учреждения.

174 Google

Поисковый гигант Google разместит на своих ресурсах газетные публикации за последние 250 лет. Для этого компания намерена отсканировать миллиарды архивных статей, опубликованных за прошедшие два с половиной века.

Издательства, задействованные в проекте, смогут получать определенный доход от размещения рекламы рядом с их отсканированными материалами.

Публикации будут размещены на сайте компании в том же самом виде, в каком они были изданы на бумаге. Пользователям будет также предоставлена возможность поиска по каждому из экземпляров газет. Точное количество газет, архивы которых планируется разместить на сайте, руководство компании пока не уточнило.

В Петербурге прошла конференция "Сохранение культурного наследия библиотек, архивов и музеев". Корпорация "Электронный Архив" (ЭЛАР) представила на семинаре технологии в области реставрационного оборудования и материалов.  Выступление было подкреплено демонстрацией образцов работы на листодоливочных и ламинационных машинах, а также представлением самих материалов. В ходе возникшей дискуссии были даны развернутые ответы специалиста ЭЛАР, которые позволили аудитории узнать детали работы реставрационного оборудования и подробности реализованных ЭЛАР проектов.

Корпорация "Электронный Архив" - компания в области разработки комплексных решений, предназначенных для преобразования больших массивов информации в электронный вид, создания, наполнения и оснащения корпоративных электронных архивов, поставки и сервисного обслуживания профессиональной техники.

По материалам ITGuide

BCArchive - это инструмент для сжатия и архивации файлов "повышенной безопасности". Он позволяет создавать архивы и хранить их в недоступности от любопытных глаз при помощи шифрования и защиты паролем. Вам достаточно кликнуть правой кнопкой мыши по файлу, который хотите архивировать, и выбрать соответствующую опцию в контекстном меню.

Кроме этого, вы можете выбрать из большого количества методов шифрования тот, который вы хотели бы использовать. Вся процедура происходит достаточно просто и быстро. Только не забывайте выбирать надежные пароли, поскольку если вы будете продолжать использовать в качестве универсального пароля свое собственное имя, программы, подобные BCArchive будут просто бесполезными.

По материалам Hardwareportal