Почему проваливаются проекты автоматизации: топ-5 причин + дорожная карта внедрения

Вместе с заместителем директора по развитию компании «Внедренцы и Программисты» Кристиной Шавриной разобрали причины, по которым проекты внедрения ERP ставят на паузу или закрывают, не дождавшись результата. Прочтите, чтобы быть готовыми и принять меры. В конце статьи — бонус: дорожная карта внедрения с подробным списком этапов и документов.
309 77
Почему проваливаются проекты автоматизации: топ-5 причин + дорожная карта внедрения

1. Не хватает денег

Одно из главных препятствий на пути к успешному завершению проекта – отсутствие средств. Согласно исследованию консалтингового агентства Panorama Consulting, 74% внедрений ERP проходят с превышением бюджета.

Это связано с тем, что предсказать стоимость проекта ERP на старте крайне трудно: точность оценок колеблется от +100% до −50%. Помимо очевидных ошибок в планировании, ситуация, в которой заказчик не готов оплатить следующий этап, может сложиться и по другим причинам.

  • Смена высшего руководства. У новых руководителей часто своё видение автоматизации. В частности, они могут решить, что выделенный на неё бюджет неоправданно велик.
  • Проседание доходов. В наши дни экономическая ситуация всё больше усложняется: санкции, прекращение сотрудничества с зарубежными партнёрами, срывы оплаты со стороны клиентов и т.д. В итоге заказчик может быть не готов выполнить договорные обязательства перед подрядчиком.

Что может сделать исполнитель? Заложить в бюджет риски. Осуществлять внедрение по гибкой итеративной модели, в рамках которой проект закрывается поблочно. В таком случае, даже если внедрение свернётся на середине, у клиента останется фиксированный результат в виде одной или нескольких запущенных подсистем.

Желание сэкономить может обернуться дополнительными проблемами: выбирая подрядчика, который предлагает стоимость заметно ниже рыночной, вы рискуете получить некачественно выполненную работу. Или же бюджет незапланированно разрастётся в процессе.

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Что может сделать клиент? Выделить бюджет с учётом рисков. Назначить ответственным на своей стороне сильного руководителя проекта (РП), который сможет отстоять идею автоматизации перед новым директором или собственником.

2. Незаинтересованность руководства

По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», большинство ERP-проектов проваливаются по причине недостаточной вовлечённости руководителей (40%).

Иногда выгоды автоматизации очевидны только IT-директору, финдиректору или другим единичным сотрудникам, имеющим опыт внедрения на прошлом рабочем месте. При этом у них не всегда хватает авторитета или административного ресурса, чтобы продвинуть проект «наверху» и «внизу», среди подчинённых. В то же время гендиректор, у которого есть и то, и другое, может не понимать, что даст компании внедрение. Даже если он не заблокирует проект, то точно не будет подключаться, когда необходимо.

Что может сделать исполнитель? Оперировать в общении с клиентом понятными измеримыми показателями. Демонстрировать кейсы, которые дадут представление, какой эффект в принципе у внедрения 1С.

Например: мы автоматизировали контроль качества на производстве, тем самым оптимизировав производственные расходы и на 3–5% сократив себестоимость продукции.

Что может сделать клиент? Защитить проект перед высшим руководством, подробно объяснив его необходимость.

Цифры, цифры, ещё раз цифры и апелляция к релевантным кейсам других компаний – вот что обеспечит проекту жизнь. Опять же хорошо, если за это отвечает РП с достаточным опытом и компетенциями.

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

3. Разочарование в проекте

Некоторые клиенты ожидают, что у исполнителя есть «волшебная кнопка», при нажатии которой ERP-система интегрируется в процессы. Порой такое идеалистическое представление формируют подрядчики, которые стремятся выгодно продать свои услуги. Постепенно заказчик понимает, что внедрение 1С – длительное мероприятие, требующее в том числе и его участия. И он не всегда к этому готов.

Клиент может побуждать исполнителя быстрее пройти «необязательные» этапы вроде обследования. Однако это сделает только хуже: если не провести обследование, во время внедрения на поверхность будут всплывать всё новые и новые рабочие, технические и организационные детали, а бюджет и сроки расползутся.

Бывает, заказчик, наоборот, интересуется проектом, но исполнитель не погружает его в детали своей работы. Из-за этого клиенту кажется, что проект простаивает, а деньги потрачены впустую.

Что может сделать исполнитель? Объяснить заказчику, какие именно этапы включает в себя внедрение и в чём их функциональный смысл. Зачастую клиент готов вкладываться только в те процессы, которые ему видны и понятны (установка, доработка программы, перенос данных, подключение пользователей). Но это лишь верхушка айсберга. А основная глыба – обследование, описание бизнес-процессов, моделирование и документирование каждого этапа. Необходимо сделать её видимой.

То же касается внутренней или отраслевой специфики, которая влияет на сроки. Исполнитель должен уведомить о ней заказчика. Например: «У вас сложное производство, спецификации с высоким уровнем вложений и переделов, и для корректной настройки программы требуется дополнительный месяц работ».

Важно обосновать, на что уйдёт это время. Если просто заявить, что «надо больше часов» и не объяснить «почему», всё закончится печально. Минус в вашу карму от заказчика!

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Другой момент: нужно управлять ожиданиями заказчика, синхронизироваться по целям и графикам. И постоянно напоминать, куда мы движемся и где находимся, предупреждая вопросы и беспокойство.

Что может сделать клиент? Вовлекаться в проект и держать руку на пульсе. В этом снова поможет РП, который будет в контакте с исполнителем и сформирует у руководства реалистичное восприятие проекта.

4. Смена целей и содержания проекта в ходе его выполнения

Если такое происходит в середине внедрения, многие уже закрытые этапы придётся выполнять заново. У клиента может не хватить для этого ресурсов.

Цели меняются по разным причинам.

  • Отсутствие чётких ориентиров в самом начале. Иногда клиент хочет автоматизировать процессы по примеру конкурентов, сделать «как у всех». Чтобы понять, как в действительности внедрение может помочь компании и в какую сторону развивать проект, понадобится немало времени. Или же результат внедрения будет неудовлетворительным.
  • Переоценка целей на уровне организации. Нередко принципиально иные цели перед компанией ставит новое руководство: скажем, нынешний собственник ориентируется не на чистой получение прибыли, а на капитализацию.
  • Изменение внешних условий. При изменении внешних условий (например, при закрытии рынков сбыта) компания может нуждаться в перестройке бизнес-процессов. Или же прежняя цель становится недостижимой. Это не так давно произошло с организациями, которые внедряли SAP, покинувший российский рынок.

Что может сделать исполнитель? Работать по стандартам PMBOK (Свод знаний по управлению проектами). На ранней стадии прояснять цели и задачи, контролировать содержание, вовремя корректировать процессы и синхронизировать их с ожиданиями заказчика. Мониторить движение по проекту и постоянно задаваться вопросом: «То, что мы делаем, ведёт нас к цели?». Держать контакт с клиентом, чтобы сразу вылавливать проблемы, несостыковки и риски.

Что может сделать клиент? Сформулировать измеримые и понятные всем заинтересованным лицам цели проекта. Исполнитель может лишь слегка скорректировать их с учётом особенностей системы, однако основная работа лежит на клиенте: именно он как никто другой знает потребности компании.

Совет! Без цели проект лучше не начинать. Иначе попадёте в петлю бесконечных затрат и незавершённых задач.

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

5. Саботаж пользователей

В компаниях, где люди годами работают по одной схеме, проект внедрения может вызвать сопротивление. Представьте сотрудников производственного предприятия, которые уже десять лет вносят данные в Excel или «1С:УПП». К ним приходят подрядчики и сообщают: «Отныне вы работаете по-другому». Если не принять меры, возникнет риск саботажа и полного провала: без участия пользователей система просто не заработает.

Конечно, люди не захотят «ломать» устоявшийся быт и будут вставлять палки в колёса. Это отчасти нормально, так устроена наша психология: человек не любит, когда вмешиваются в его зону комфорта. Важно, чтобы руководство само было морально готово к переменам и могло убедить в этом сотрудников. В противном случае привычка работать в Excel победит.

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Что может сделать исполнитель? На первых же встречах с руководством проговорить, что проект – общая задача, к которой будет подключен весь персонал компании. В общении с остальными сотрудниками доносить ценность внедрения, объяснять, как новое ПО поможет им в ежедневной работе.

Что может сделать клиент? Продумать систему мотивации для сотрудников. Это могут быть как премии за успешный переход, так и взыскательные меры. Закрепить требования к персоналу на бумаге – выпустить официальный приказ, в котором прописано, что такие-то сотрудники привлечены к проекту и должны содействовать команде исполнителя.

***

Как снизить риски, уложиться в бюджет и завершить внедрение в срок? Шансы на успех значительно возрастают, если заказчик знает, какие этапы содержит проект, как он движется и в каких точках требует активного участия. Сориентироваться в этом помогает дорожная карта проекта 1С.

Начать дискуссию

Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

24
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
15
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Интересные материалы

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.