📎 Мастер-класс: прайс и договор. Дадим шаблоны

Представительские расходы: возврат неизрасходованных средств и страховые взносы

Часто возникают вопросы, связанные с выдачей подотчетных средств сотрудникам для покрытия представительских расходов. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник потратил часть выданных средств по целевому назначению, предоставил необходимые оправдательные документы, однако оставшуюся сумму не вернул обратно организации.

Организация приняла решение не удерживать эту сумму из доходов сотрудника, но тут возник другой важный вопрос: подлежит ли данная сумма начислению страховых взносов?

Позиция Минфина РФ: Минфин РФ выразил однозначную позицию в письме от 30 апреля 2025 года № 03-15-06/44169. Ведомство поясняет:

Сотрудник, получивший средства под отчет, обязан представить в указанный срок первичные документы, подтверждающие произведённые расходы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У).

Выплаты физическим лицам в рамках трудовых отношений, не относящиеся к перечню необлагаемых сумм, являются объектом обложения страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).

Компенсации, связанные с исполнением служебных обязанностей, освобождены от взносов только при наличии подтверждающих документов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Так как сотрудник не возвратил оставшиеся средства, а предприятие не удержало их при последующей выплате зарплаты, эти суммы рассматриваются как доход сотрудника и подлежат обязательному обложению страховыми взносами.

Дополнительно обратите внимание:

Сумму невостребованного остатка подотчета организация также обязана включить в доходы физического лица и начислить на нее НДФЛ. Сумма налога подлежит удержанию из ближайших денежных выплат сотруднику (см. письмо Минфина РФ № 03-04-06/98341 от 16 декабря 2019 года).

Если у вас возникли вопросы по данной теме или вы нуждаетесь в консультации по налогам и бухгалтерскому учету, обращайтесь. Наши эксперты всегда готовы помочь вам разобраться в нюансах российского законодательства и минимизировать налоговые риски.