Техники планирования: Zero-календарь

Наверное, это защитная реакция, чтобы избежать паники. Так что в моей «карте мира» сегодня заново " перетряхиваются" забытые и вводятся новые техники планирования. Я не изобретаю новые методы и системы планирования. Я лишь ищу те техники и их комбинации, которые Хаотик может применять и использовать в данный момент.

Ощущение управления своими процессами, создает внутреннее спокойствие. Да и сам процесс составления комбинаций очень увлекательный.

Про свои условные блокноты я писала вот тут «Матрица списков: 9 блокнотов»

Делюсь

Одна из техник, которую я использую в блокнотах 2,3,4.- это Zero-календарь.

«Zero» в переводе означает ноль. Брайн Харрис предлагает распределять время в календаре до нуля. Zero Calendar Брайана Харриса

Мне именно такой подход не очень нравится. Я не люблю жесткое планирование, мне нужен воздух. Это не значит, что я буду балбесничать в «незаполненные блоки» своего плана. Я точно найду чем заняться! Поэтому в свой Zero календарь в пространстве Работа, я включила лишь основные временные блоки, как расписание уроков в школе.

• 1- Календарь разделен на временные блоки (Планерки) с сотрудниками. Время и тема планерки согласована.

«Планерка» это условное название. В этот промежуток времени входит и планерка с сотрудников в классическом варианте-обсуждение. Или моя работа в одном конкретном секторе. Так что скорее термин «Планерка» — это тема (маршрут) для задач, заданная на определенный промежуток времени.

В своей бухгалтерской фирме я разделила всю клиентскую базу по принципу АВС — анализа. (мое личное правило-не более 10 групп). Сотрудники в курсе, какие фирмы входят в каждую группу. Эта группировка соблюдается и в чек-листах, и в тематиках планерок, и в запланированных мероприятиях по клиентам.

Сделав zero-календарь, я согласовала время «планерок» с сотрудниками, уточнила распределение «тем-групп клиентов» по дням.

Плюс именно этого подхода очевиден. Так, контролируя процессы , мои коллеги не «вываливаются» из своих дел, внезапностью моих задач или вопросов. Таким совместным календарем уменьшается «разрыв» процессов- идет единый поток (как минимум в рамках 1-2 часов). Спокойствие и комфорт в работе — залог нормальной атмосферы в коллективе.

• 2- В календаре зафиксирована «Моя главная тема дня».

Я пробовала разные варианты тем. Но самым оптимальным вариантом оказалось формирование простой темы с учетом группы клиентов (АВС). Так за неделю проходит обзор всей клиентской базы.

В гугл-календаре я создала отдельный календарь «Тема дня» и время мероприятия ставлю 5-6 утра. Так сразу видна тема дня и она не мешается с другими блоками.

• 3-Сами Планерки я тоже схематично формирую по определенному принципу.

Это уже делается накануне «Тематического дня». В бухгалтерском учете по компаниям я выделяю 13 условных пунктов-ориентиров. Все потоки ежемесячных процессов примерно идут вот по такому сценарию:

• 4-Инструмент для Zero-календаря у меня Гугл-календарь.

Я кстати очень долгое время не могла приспособиться к этому инструменту. Меня визуально раздражали «некрасиво» оборванные задачи, которые не впихивались в бланк календаря. Открывая его ощущение бардака только усиливалось.

Мои попытки записывать кратко задачу (чтобы она визуально умещалась в ячейку календаря) тоже неудобно. Так как у меня много задач, в которых надо указывать конкретику (какая фирма, кому делегировать, что сделать, когда и т.д.).

Метки и датировки (если прописывать полностью задачи) у меня в календаре тоже не работают. Так как ворох недоделанных задач потом скапливался как мусор после прибоя на море.

Мое решение в zero-календаре в гугле это создание не «задачи», а «мероприятия». Так четко виден промежуток времени. Минус только в том, что потом трудно отследить выполняемость (в задачах ставится галочка выполнено). Но это не критично. Можно в конце дня в мероприятиях или поменять цвет (была/не была) или проставить +++. Значит смогла поработать в этом запланированном блоке.

В моем Плане дня (блокнот 4) (каркас моего планирования) Это также вплетено- Событие (Мероприятие),проект, Хвосты

Описание План дня «Большая восьмерка»

https://www.klerk.ru/tribune/1988152/535009/

• 5- В Zero-календаре я не планирую дела пространства ЛИЧНОЕ (вне работы).

Сын у меня уже вырос. Но думаю, если бы он был школьником с горой секций и кружков- то такой инструмент отлично бы подошел. И наверное «ключевые» временные личные блоки я бы совместила с блоками пространства Работа.

• 6-Еще я точно включу в свой осенний Zero-календарь : темы-проекты.

Пока я продумываю временные блоки и их «расфасовку». Есть процессы которые затрагивают стратегические цели. Принципом построения я делилась вот тут «Веер возможностей и бизнес процессы».

Про веер возможностей" и планирование по направлениям вот тут/.

7- Хвосты.

Занимаясь ДеХвостингом я уверенно говорю, что Хвосты — это отдельная группа задач и дел, это отдельно выделенное время для них. Пока внутренне и в планировщиках они не будут выделяться в отдельный отсек- они будут постоянно отодвигаться более сильными по приоритетности целевыми задачами, или рутина будет засасыватьсвоей массовостью и бесконечностью.

ДеХвостинг в пространстве Работа — это отдельный промежуток времени и специально выделенный список (метка-Хвост) в планировщике.

Что дает Zero-календарь Хаотику? Охват всех процессов! (у меня в пространстве Работа). Я точно знаю, что вплела в неделю, месяц, квартал полностью все ключевые направления.Мне так спокойнее. Даже отклоняясь от плана внутри дня или недели — я по меньшей мере быстро понимаю какой блок начинает провисать.

Такой календарь можно распечатать-он визуально очень компактен и удобен. Таким планом проще «разговаривать» с сотрудниками. Этот план снижает уровень состояния «не знаю за что схватиться».

«Расфасовку» каждого блока и детализацию я тоже делаю.Но использую другие техники и инструменты.

Что еще есть в моем Zero-календаре на октябрь 2022? Да, Мечта-цель! «Квартальные отчеты заранее».