Как выбрать клининговую компанию для уборки офисных помещений

Две важнейшие составляющие: качественное ТЗ и грамотная калькуляция

Качественное техническое задание — это фундамент, который гарантирует, что результат будет соответствовать вашим ожиданиям по всем параметрам, а точный расчет необходимых услуг и их стоимости, позволит обойтись без «сюрпризов» в будущем.

Описательная часть содержит все сведения, касающиеся самого объекта, такие как перечень всех внутренних помещений, зоны отапливаемых парковок, этажность здания (й), график работы (если есть разница, то летний и зимний).

Также важно обратить внимание на то, какие расходные материалы потребуются, и кто их приобретает: сам заказчик или подрядчик по чистоте.

Ресурсная часть включает список необходимого уборочного оборудования, а также требования заказчика к спецодежде работников подрядчика. 

Убедиться, что клининговая компания имеет лицензию на проведение дезинфекции

С 1 марта 2025 года все компании, занимающиеся дезинфекцией, дезинсекцией и дератизацией, обязаны получить лицензию (Постановление Правительства №337 от 20.03.2024). Это важное нововведение, которое повышает ответственность в сфере безопасности. Некомпетентные действия, такие как использование неподходящей химии или ошибки персонала, чреваты не только повреждением поверхностей, но и риском для здоровья людей.

Использование профессиональных дезинфицирующих средств теперь разрешено только организациям, имеющим лицензию и штат сотрудников с соответствующей подготовкой. Заказчикам услуг рекомендуется в обязательном порядке проверять наличие у исполнителя данного разрешительного документа.

Возможной альтернативой могла бы стать замена на санитарную обработку, но, если по СанПиН требуется именно дезинфекция (например, в школах, ТЦ), это не только нереализуемо, но и опасно.  Это ставит под удар заказчиков услуг клининга  – управляющие компании или владельцев зданий, которые по закону отвечают за санитарное состояние, а дезинфекция предписана для большинства объектов.

Сверить налоговую нагрузку контрагента с нормативными показателями ФНС

С 2024 года, согласно письму ФНС России от 26.04.2024 № СД-4-2/4985@, налоговые органы настоятельно рекомендуют компаниям при заключении договоров самостоятельно проверять налоговую нагрузку контрагентов и нормативную совокупную фискальную нагрузку. Это важно, чтобы избежать рисков вовлечения в незаконные налоговые схемы. Такую проверку можно выполнить в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Заключить налоговую оговорку

ФНС определяет налоговую оговорку как «особые условия в договоре между хозяйствующими субъектами, позволяющие взыскать убытки с нарушивших гарантии и заверения контрагентов в случае предъявления претензий со стороны налоговых или правоохранительных органов» и рассматривает ее как гарантию того, что в цепочке поставок участвуют только реальные компании.

Включение в договор условия о налоговой дисциплине по НДС дает налогоплательщику возможность:

• Взыскать с контрагента сумму не принятого к вычету НДС как имущественные потери, ссылаясь на статью 406.1 ГК РФ.

• При этом, не требуется доказывать наличие и размер убытков, достаточно подтвердить наступление согласованного обстоятельства – уведомления от налогового органа о наличии у контрагента-поставщика неурегулированных налоговых разрывов.

Образец договора соглашения о налоговых заверениях при заключении контракта на профессиональную уборку можно найти на сайте Инфоресурс.

 ***

Сотрудничество с «белой» клининговой компанией обходится дороже, но при этом дает уверенность в качестве и защиту от возможных проверок. Заказчик платит за прозрачность в расчетах, высокое качество уборки и спокойствие — все работники официально трудоустроены. В условиях повышенного внимания ФНС такой подход становится не просто предпочтительным, а обязательным.