Как остановить «битву» между складом и бухгалтерией?

Почему расхождения в остатках ведут к доначислениям по НДС, и как учёт по штрихкодам с помощью мобильного софта Клеверенс устраняет эту проблему раз и навсегда? —

Конфликты между складом и бухгалтерией — обычное дело, но их последствия далеко не безобидны. Разные данные в учёте приводят к ошибкам в отчётности, претензиям налоговиков и даже доначислениям НДС. В этой статье разберём:

• Почему склад и бухгалтерия постоянно спорят из-за остатков?

• Как расхождения влияют на налоги и отчётность?

• Почему ручной учёт проигрывает автоматизированному?

• Как мобильные решения Клеверенс помогают синхронизировать данные и избежать проблем?

Казалось бы, и склад, и бухгалтерия работают с одними и теми же товарами и документами, но их цифры редко совпадают. В чём причина?

• Ошибки при ручном вводе данных – опечатки, пересортица, неправильные единицы измерения.

• Несвоевременное отражение операций – товар уже отгружен, но документы ещё не проведены (или наоборот).

• Потери и хищения – если товар «исчез» со склада, но не был списан, возникает разница.

• Разные методы учёта – бухгалтерия ориентируется на первичные документы, а склад – на фактические остатки.

Пример:
На складе осталось 50 единиц товара, а в 1С – 52. Бухгалтер требует объяснений, кладовщик разводит руками. В итоге – бесконечные сверки и недоверие между отделами.

Как это влияет на бизнес?

• Замедляются процессы инвентаризации.

• Возрастает риск ошибок в налоговой отчётности.

• Сотрудники тратят время на выяснение отношений, а не на работу.

Налог на добавленную стоимость – один из самых «болезненных» для бизнеса. И если в учёте есть нестыковки, это может привести к серьёзным финансовым потерям.

Какие риски возникают?

•  Доначисления НДС при недостаче
  Если налоговая обнаружит, что товар числится в учёте, но физически отсутствует, инспекторы могут доначислить НДС – ведь компания, по их логике, «необоснованно» приняла его к вычету.

•  Проблемы при проверках
  Расхождения в остатках – красный флаг для налоговиков. Они могут заподозрить «серые» схемы и инициировать углублённую проверку.

•  Штрафы и пени
  Если ошибки приведут к занижению налоговой базы, компанию ждут доначисления + штраф 20-40% от суммы.

Реальный кейс:
Одна из торговых компаний из-за ошибок в учёте получила доначисление НДС на 800 тыс. рублей. Проблема была в том, что кладовщики не успевали вносить данные о списании брака.

Как этого избежать?

• Внедрить автоматизированный учёт.

• Проводить регулярные сверки.

• Использовать штрихкодирование для минимизации ошибок.

Ручной ввод данных уходит в прошлое. Современные компании переходят на штрихкодирование – это не только удобно, но и значительно снижает количество ошибок.

Преимущества учёта по штрихкодам:

• Исключение человеческого фактора – сканер не допустит опечаток.

• Оперативное обновление данных – информация сразу попадает в систему.

• Скорость работы – приёмка и инвентаризация проходят в разы быстрее.

• Контроль перемещений – можно отследить, где и когда товар был списан или перемещён.

Пример внедрения:

Компания ПЕРФАКОФФ внедрила решение Клеверенс «Магазин 15» с терминалами сбора данных. Благодаря этому приёмка ускорилась в несколько раз, а товары получают штрихкоды сразу при поступлении. Теперь сотрудники работают без ошибок и больше не сталкиваются с проблемой «штрихкод не найден». 

Мобильные решения от Клеверенса позволяют синхронизировать данные склада и бухгалтерии в режиме реального времени.

• Сотрудники сканируют штрихкоды через смартфоны или терминалы.

• Данные автоматически передаются в учётную систему (1С, SAP и др.).

• Бухгалтерия видит актуальные остатки без ручных сверок.

Плюсы для бизнеса:

• Нет расхождений между складом и бухгалтерией.

• Снижение риска налоговых доначислений.

• Экономия времени на инвентаризации.

Кейс:
Производственное предприятие после внедрения Клеверенса в 10 раз ускорили работу, на 99% автоматизировали складские операции и на 100% наладли приёмку по штрихкодам.

•  Больше никаких конфликтов – склад и бухгалтерия работают с единой базой данных.

•  Никаких доначислений НДС – налоговики не найдут поводов для претензий.

•  Экономия времени и нервов – сотрудники больше не тратят часы на ручные сверки.

Вывод: Внедрение штрихкодирования и мобильных решений Клеверенс – это не просто удобство, а способ избежать финансовых потерь и налоговых рисков.