FAQ по работе с иностранными фрилансерами
Если ваша компания планирует прямое сотрудничество с зарубежными исполнителями, эта статья поможет изучить ключевые аспекты процесса и избежать ошибок, последствия которых серьёзно вредят бизнесу.
Договор и документооборот. Что нужно учитывать?
Гражданско-правовой договор оказания услуг / подряда заключается напрямую с фрилансером. Там необходимо указать, что исполнитель — независимое физическое лицо, не связанное с вами трудовыми отношениями, которое не является налоговым резидентом РФ, а потому отвечает за налоговые риски в стране пребывания.
❗ Договор обязательно должен содержать:
предмет работ (услуга или результат), их сроки и этапы
порядок оплаты
условия передачи исключительных прав при создании интеллектуальной собственности
Желательно предусмотреть электронный формат подписания договора. В большинстве случаев подойдут скан-копии. А вот с первичной бухгалтерской документацией это не сработает — в РФ сканы таких документов не признаются обоснованием для расходов.
Подтвердить расходы можно только оригиналами, либо документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП) из российского сервиса ЭДО. Поскольку зарубежные исполнители не могут их использовать, придется организовать обмен бумажными оригиналами. Это — один из трёх «подводных камней» документальной стороны прямого сотрудничества с зарубежными исполнителями.
❗ А ещё
Скорее всего, придётся составлять договор и готовить закрывающие документы на двух языках: русском и языке страны пребывания исполнителя, если там не предусмотрены другие правила.
Нужно готовить закрывающие документы в соответствии с законами двух стран: РФ и юрисдикции исполнителя.
Платежи за границу: как их провести и как пройти валютный контроль?
В некоторых странах СНГ оплаты в рублях через российские банки проходят без ограничений, но нужно убедиться, что банк исполнителя их принимает.
Что касается переводов SWIFT из России — возможно, но очень сложно. Их проводят лишь несколько банков, с ограничениями по направлениям, валюте и суммам.
А ещё учитывайте, что российская компания — валютный резидент, поэтому законность её операций с иностранной валютой и нерезидентами проверяют государство и банки.
Чтобы беспрепятственно проводить оплату за рубеж, нужно заключить с фрилансером валютный договор (может быть частью основного контракта) и зарегистрировать документ в банке. Если сумма до 3 млн. руб., достаточно зарегистрировать в банке контракт.
❗ Также необходимо:
Вести расчёты только через банк в РФ, уполномоченный проводить валютные операции
Вовремя подавать в банк документы о соблюдении валютного законодательства, иначе он может приостановить операции
Отчитываться в ФНС (справки о валютных операциях, закрывающие документы)
В ситуациях, когда нельзя так просто взять и отправить переводы за рубеж, некоторые выбирают расчёты через неттинг — взаимозачет обязательств, но это довольно рискованно. Неттинг между резидентом и нерезидентом РФ допустим только в ограниченных случаях и чреват нарушением валютного законодательства, банковскими блокировками, ошибками в бухучёте и претензиями ФНС.
Какие налоги нужно платить за иностранного исполнителя?
Начисление налогов зависит от наличия или отсутствия у фрилансера статуса налогового резидента РФ.
❗ Если фрилансер — нерезидент:
Компания не является его налоговым агентом в РФ, не удерживает НДФЛ и не платит соцвзносы
Исполнитель декларирует доход из иностранного источника в своей юрисдикции по местному законодательству
Обязательно узнайте, есть ли Соглашение об избежании двойного налогообложения со страной пребывания исполнителя и изучите при наличии.
❗ Если фрилансер — резидент, то компания-заказчик — его налоговый агент в РФ, поэтому обязана удерживать НДФЛ и платить соцвзносы.
Резидентом считается любой иностранец, который провел в России больше 183 дней в течение следующих подряд 12 месяцев (включая дни въезда и выезда).
Получение исполнителем статуса резидента, даже без гражданства, несет в себе риски, связанные с доначислением налогов компании-заказчику. Поэтому в случае налоговой проверки нужно подтвердить, что фрилансер — нерезидент. Для этого потребуются:
сканы всех страниц паспорта исполнителя
доказательства постоянного проживания вне РФ
Какие ещё риски есть у прямого сотрудничества с зарубежными исполнителями?
Во-первых, это риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. Распространено заблуждение, что она грозит только при сотрудничестве с российскими исполнителями. На самом деле нет. Поэтому изучите факторы, которые регуляторы считают маркерами теневой занятости, чтобы вашего иностранного фрилансера не посчитали штатным сотрудником на удалёнке.
Во-вторых, недостаточная налоговая чистота при выплатах в «серые зоны».
«Серыми зонами» считаются:
Низконалоговые юрисдикции, то есть страны, которые дают низкие или нулевые налоги для компаний, ведущих деятельность за их пределами,
Переводы туда всегда вызывают повышенный интерес налоговых органов и банковского комплаенса.
В-третьих, привлечь внимание регуляторов к заказчику может и фрилансер. По закону он обязан декларировать доход из иностранного источника в своей юрисдикции. Если же его заподозрят в сокрытии дохода и, как следствие, уклонении от налогов, начнется проверка.
Налоговые органы из дружественных стран в таких случаях могут направлять запросы в ФНС России. А та, в свою очередь, обращается к компании-заказчику и выясняет всю подноготную взаимоотношений. Даже если у вас в договоре указано, что фрилансер сам отвечает за налоговые риски в стране пребывания, понервничать придётся всё равно.
Как сделать проще и безопаснее регулярное сотрудничество с зарубежными фрилансерами?
Актуальные тренды показывают, что удалёнщиков становится больше, они работают по всему миру, но санкции и законодательство — РФ и локальное — вносят свои коррективы. Поэтому мало найти исполнителя, который качественно решит задачи. Нужно наладить с ним правильные, безопасные отношения.
В условиях регулярного сотрудничества с зарубежными фрилансерами есть всего три варианта сделать процесс проще и при этом остаться в правовом поле:
Создать собственное иностранного юрлицо, если выплаты за рубеж регулярные и объёмные. Однако учитывайте расходы на его содержание, возможности финансирования и другие аспекты.
Работать с фрилансерами в статусе ИП/самозанятых из дружественных стран (Армения, Казахстан, Сербия и др.). Есть риск не найти исполнителя нужной квалификации в подходящей локации, зато проще оформить сотрудничество и оплачивать услуги.
Использовать биржи фриланса, EOR и специализированные HR Tech сервисы. Как правило, они дают готовую финансово-юридическую инфраструктуру для работы с зарубежными исполнителями, но, в зависимости от платформы, возможны ограничения по географии выплат, валютам и суммам.
В 2025 году прямое сотрудничество с иностранными фрилансерами — сложная задача, но её нельзя назвать невыполнимой. Однако нужно тщательно взвешивать все риски.
Информации об авторе
Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно .
Этот комментарий удален.