Увольнение в 2026 году. Какие документы работодатель должен выдать: чек-лист для бухгалтера

Работник имеет право уволиться по собственному желанию в любое время, письменно предупредив об этом работодателя не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК). При увольнении работодатель выдает две категории документов. Одни — без заявления работника, другие — по письменному запросу. Требования регламентированы положениями статей 84.1, 136 ТК, пункта 12 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Все документы из этого списка выдавать надо обязательно, иначе компании грозит штраф. Никаких заявлений и запросов от сотрудника не требуются.

Список:

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;

• расчетный листок;

• подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-СТАЖ) за текущий год;

• выписку из персонифицированных сведений о физлицах (замена СЗВ-М) за последний месяц;

• копию раздела 3 РСВ за последние три месяца;

• расчетный листок;

• оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Напомним, что хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника нельзя.

Речь идет о паспорте, ИНН, СНИЛС, военном билете, дипломе об образовании. Эти документы кадровик проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику. Роскомнадзор назначит штраф, если работодатель оставил в личных делах копии документов, которые нельзя хранить. Их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП.

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Кстати, выдать книжку можно и по почте. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте — по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

При увольнение сотрудник может запросить кроме обязательных документов дополнительные бумаги, связанные с его трудовой деятельностью (ст. 62, ст. 84.1 ТК). Это:

• справка о доходах НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ);

• копии приказов о приеме, увольнении, переводах;

• копия трудового договора и дополнительных соглашений;

• справка о работе в районах Крайнего Севера;

• справка о том, что на дату увольнения дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом в этом календарном году он не использовал или использовал их частично.

Справку о доходах НДФЛ (2-НДФЛ) при необходимости работник может получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Обязательные документы должны выдаваться сотруднику в последний рабочий день. Справки и документацию, которые работник запросил дополнительно, нужно выдать в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником (ч. 1 ст. 62 ТК).

Если работодатель не соблюдает сроки, на него могут наложить штрафные санкции по статье 5.27 КоАП. За первичное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо компании заплатит от 1000 до 5000 рублей.

❗️Обратите внимание. Если по каким-то причинам работник не может забрать документы лично, то может это сделать его доверенное лицо, но только имея при себе нотариально заверенную доверенность.

Кроме этого, если сотрудник получить документы лично — например, живет в другом городе, — бумаги можно отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Перед отправкой получите согласие работника на пересылку бумажной трудовой книжки (Письме Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).

Зафиксируйте факт передачи документов. Важно подтвердить, что сотрудник получил все документы. Это защитит компанию в случае споров с бывшими работниками и претензий трудовиков.