Как ФНС в 2026 году выявляет нелегальную занятость: чек-лист для работодателя
ФНС видит расхождения в отчетности, регулярные выплаты физлицам, массовую работу с самозанятыми и признаки подмены трудовых отношений договорами ГПХ. Для бухгалтера опасность в том, что схема может выглядеть рабочей несколько месяцев или лет. А затем компании придется объяснять выплаты, пересчитывать НДФЛ и взносы и платить штраф.
Кому полезна статья
Материал для бухгалтеров, главных бухгалтеров, кадровиков, ИП, директоров малого бизнеса и компаний, которые платят самозанятым, физлицам по ГПХ или регулярным подрядчикам.
Какие признаки интересуют ФНС в 2026 году
Признак | Почему это риск | Что проверить |
График периодичности выплат | Похоже на зарплату | Есть ли конкретный результат работ |
Бывший сотрудник стал самозанятым | Похоже на искусственный перевод | Не сохранились ли прежние обязанности |
График и подчинение | Признак трудовых отношений | Кто ставит задачи и контролирует процесс |
Одинаковые акты | Слабое подтверждение услуг | Детализирован ли результат |
Работа на ресурсах компании | Исполнитель похож на штатного работника | Чье оборудование и рабочее место используются |
Что ФНС видит в данных
Налоговая сопоставляет РСВ, 6-НДФЛ, сведения о доходах, банковские операции, чеки самозанятых, данные онлайн-касс, отраслевые показатели и информацию от трудовых органов.
Например, у компании небольшая штатная численность, высокий оборот и регулярные выплаты десяткам физических лиц. Для инспекции это повод спросить, кто фактически выполняет работу и почему эти люди не отражены как сотрудники.
Опасные сценарии
Компания увольняет сотрудников и заключает с ними договоры как с самозанятыми.
Исполнитель работает по офисному графику и подчиняется внутренним правилам.
Оплата фиксированная, ежемесячная, без связи с результатом.
В договоре ГПХ описана должность, а не услуга.
Подрядчик работает только на одного заказчика и не несет предпринимательского риска.
Акты подписываются формально, одинаковыми формулировками.
Чек-лист для бухгалтера
Выгрузить все выплаты физлицам, самозанятым и ИП за последние 12 месяцев.
Отметить регулярные выплаты и бывших сотрудников.
Проверить договоры: в них должен быть результат, а не должность.
Проверить акты: они должны описывать выполненную работу.
Сравнить фактический процесс с признаками трудовых отношений.
Проверить чеки самозанятых и статус НПД на даты выплат.
Подготовить список отношений, которые безопаснее перевести в штат или перестроить.
Подробнее о том, как оформлять отпуска и больничные, расскажем на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Вы научитесь нанимать и увольнять работников, составлять договоры, отчеты по зарплате и кадрам в 1С.
Как оформить ГПХ безопаснее
Договор ГПХ должен описывать услугу, результат, срок, критерии приемки и порядок оплаты. Формулировки вроде «исполняет обязанности менеджера» или «работает бухгалтером» лучше заменить на конкретный объем работ.
Акты должны подтверждать реальность услуги. Чем подробнее описан результат, тем проще объяснить платежи. Если акт каждый месяц одинаковый, без деталей, он слабее защищает компанию.
Как работать с самозанятыми
Самозанятый должен выдавать чек, самостоятельно организовывать работу и не превращаться в штатного сотрудника без трудового договора. Заказчик может ставить задачу и принимать результат, но не должен вводить график, должностные обязанности и дисциплинарное подчинение.
Особое внимание — к бывшим сотрудникам. Не заключайте договоры ГПХ с бывшими сотрудниками, если с момента их увольнения прошло менее двух лет. Если человек недавно работал в штате, а теперь выполняет те же функции как самозанятый, налоговый риск резко растет.
Что делать, если риск уже есть
Ситуация | Первое действие | Дальше |
Много регулярных ГПХ | Разделить разовые и постоянные работы | Постоянные функции оценить для оформления в штат |
Бывшие сотрудники на НПД | Проверьте дату увольнения, сравнить обязанности до и после | Перестроить модель или прекратить рискованные выплаты |
Исполнитель работает по графику | Оценить признаки трудовых отношений | Исключите признаки трудового распорядка: в договоре не должно быть графика работы (типа с 8:00 до 17:00) |
Наталья Горячая, предприниматель, налоговый консультант для малого и среднего бизнеса с опытом более 20 лет, автор просветительского проекта для малого бизнеса #мспживи:
Формализм губителен. Налоговая служба давно не смотрит только на бумагу (договор). Она смотрит на процесс: кто дает указания, чей инструмент, откуда выбиваются чеки. Цифровой контроль тотален. Использование одного IP-адреса или одного устройства для управления личными кабинетами самозанятых — это прямой путь доначислениям. Бывшие сотрудники — «красная тряпка». Перевод штатного персонала в самозанятые (особенно массовый) гарантирует проверку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли постоянно работать с самозанятыми?
Да, если это реальные независимые услуги. Риск появляется, когда самозанятый фактически работает как штатный сотрудник.
Что опаснее: ГПХ или самозанятые?
Опасна не форма договора, а фактическая подмена трудовых отношений. Риск есть и при ГПХ, и при НПД.
Какие документы хранить по самозанятому?
Договор или оферту, чек, акт или иной документ приемки, переписку по задаче, подтверждение результата и проверку статуса исполнителя.
Вывод
Контроль нелегальной занятости строится на данных. Бухгалтеру важно видеть не только сумму платежа, но и реальную модель отношений с исполнителем. Не тяните с оформлением договоров, дополнительных соглашений и актов. Договорились с самозанятым – сразу договор, счет, акт.
Информации об авторе
Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно .
Комментарии
5Наталия, отличная статья. Увы(( о мерах безопасности должен думать руководитель. Главная мысль такова:
если руководитель глупый и жадный, то советы бухгалтера слушать не будет "хоть кол на голове теши" (с).
Был у нас, значит, один кейс. Театр. Актеры - ну чистое ГПХ, куда уж больше. Пришли, отыграли спектакль, получили деньги и разбежались. В сезон — играют, нет сезона или постановка не их - каждый занят своим делом. Пока спектакль катается, идут выплаты.
А у налоговиков есть такой критерий: больше десяти самозанятых, больше трех выплат, вознаграждение свыше 30 тысяч. Мы им объясняем: "Свободные художники, все честно". А они: "Какие свободные, если в театре выступать надо - это ж территория работодателя! Какие независимые, если режиссера слушаются?"
В общем, налоговая и не была против договора ГПХ. Но они хотятели, чтобы договор был с физиком, а не с самозанятым.