Будущее за технологиями. Как и зачем сдавать отчётность в электронном виде

Привет! Вы в блоге «Налоговой правды». Переходите в наш Телеграм-канал, чтобы получать больше актуальных материалов и не пропустить важное. Разбираем кейсы, объясняем решения налоговой, показываем, как снижать риски. Подписывайтесь, чтобы защитить бизнес и не терять деньги!

Почему подавать отчет через интернет удобнее?

Не нужно переводить бумагу и ехать в налоговую. К тому же на подготовку электронной отчётности часто даётся больше дней.

В бумажном виде принимают не всегда.

В некоторых случаях госорганы именно обязывают бизнес отчитываться в электронной форме. Например, отчёт по НДС и все отчёты от компаний, в которых больше 100 сотрудников, налоговая принимает только в таком виде.

Как подать электронный отчёт

Есть 2 способа подачи:

1. Через личный кабинет конкретного госоргана.

2. Через ЭДО — оператора электронного документооборота.

В бумажном виде документы подписываются от руки, в электронном — электронной подписью.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

Операторы ЭДО настраивают документооборот между контрагентами или между компаниями и государством. Такие организации продают программы, благодаря которым возможна сдача отчётности в электронном виде.

В программах отчёты собраны в одном окне — регистрироваться где-то отдельно не нужно, всё можно подписать одной электронной подписью. 

Как правило, в ЭДО есть ещё шаблоны отчётов, функция проверки ошибок в заполненных формах и календарь бухгалтера — график-напоминание о сроках сдачи документов.

Всех операторов ЭДО государство проверяет и включает в реестр https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/search_edo/

Как выбрать программу электронной отчётности

• Количество отчётов. Определите, в какие госорганы нужно отправлять отчёты. Программа «минимум» — это ФНС и Социальный фонд. Чем больше направлений, тем дороже программа — не платите за те, которые не нужны.

• Коммуникация с госорганами. Данные в отчётах могут вызвать вопросы, и тогда госорган направит письмо с требованием пояснений. Если в программе ЭДО нет функции переписки с инстанциями, вы не увидите требование, не сможете ответить и, вероятно, получите штраф.

• Интеграция с системами бухучёта. Интеграция нужна, чтобы формировать отчёт в своей системе бухучёта, а отправлять его через программу ЭДО.

• Работа онлайн. Программы документооборота могут работать офлайн или онлайн. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и там же хранят данные — работать с документами можно только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке.

• Календарь бухгалтера. Календарь напомнит об отчётном периоде. Виды отчётов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. График подстраивается под нужный режим и учитывает госорганы, в которые вы должны сдать отчётность.

• Проверка данных. Функция сверки предупредит о том, что введённые данные не сходятся, — защитит от ошибок вроде лишнего нуля в сумме.

Главное

• Некоторые отчёты, например, отчёт об НДС, можно подать только в электронном виде.

• Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.

• Продумайте, как будете работать с отчётами: офлайн с одного компьютера или онлайн — с нескольких устройств. От этого тоже будет зависеть выбор оператора ЭДО.

Электронная отчётность — уже не тренд, а стандарт. Компании, которые переходят на неё, не только экономят время и ресурсы, но и снижают риски штрафов за просрочку, ошибок в документах и недопонимания с госорганами. Чтобы избежать проблем, важно не просто «отправлять через интернет», а делать это с учётом формальных требований, сроков и нюансов взаимодействия с ФНС, СФР и другими ведомствами.

В «Налоговой правде» мы регулярно публикуем памятки, инструкции и юридически выверенные разборы для бизнеса.