Подобное аналитическое исследование помогает сравнивать фактические показатели с запланированными, выявлять отклонения и наглядно визуализировать результаты с помощью цветового оформления и символов.
Что мы хотим получить
Для примера мы возьмём простенькую табличку с фактическими результатами продаж и запланированными — в двух столбцах. Наша цель — сформировать отдельный столбец, который наглядно бы показывал, по каким пунктам мы с поставленными задачами по продажам справились, а в каких — недобрали. Превышение плана будет у нас обозначаться зелёным цветом и отмечаться треугольником с вершиной, смотрящей вверх, а недотянувшие до целевых показателей позиции будут рисоваться красным, и сопровождаться таким же треугольником, но смотрящим вниз. Выглядеть это будет примерно так (см. столбец «Результативность»):
Делаем формулу
Чтобы рассчитать процентные значения в этом столбце, нам нужно составить формулу. Для этого встанем в поле R2 (сюда мы и будем вбивать нашу формулу), жмем «=» и приступаем. Чтобы получить процентаж выполнения, нам нужно разницу между фактическим (поле P2) и планируемым (поле Q2) разделить на значение планируемого показателя (то же поле Q2). Формула будет иметь вид =(P2-Q2)/Q2. Протянем её вниз, чтобы рассчитались все строки.
В нашем случае, помимо типов отгружаемых товаров, в таблице присутствует еще и итоговая сумма по позициям, и она отделена пустой строкой, в которой наша формула не сработает — ведь на ноль делить нельзя. Просто удалите содержимое этой ячейки.
Вставляем графические символы
Теперь приступим к графической и визуальной составляющей. Для начала в любом свободном поле нашей таблицы вставим символы треугольничков, смотрящих вверх и вниз соответственно. Перейдем на вкладку «Вставка», далее жмём кнопку «Символ» и в появившемся окошке выберем для нашей ячейки шрифт Arial, и набор символов — «Геометрические фигуры». Здесь интересующие нас треугольнички, они не совсем рядом, но найти несложно. Вставляем в ячейку, готово. Скопируем их — Ctrl+C
Настраиваем нужный формат
Чтобы правильно настроить формат нашего столбца с результатами план-факта, в контекстном меню (правая кнопка мыши) поля R2 выберем пункт «Числовой формат», а далее выбираем «Другие форматы».
В появившемся окошке с настройками в поле «Категория» вместо «Общий» выбираем «Особый», а вместо слова «Основной» вставляем в это поле для ввода наши ранее скопированные символы. Добавим между ними разделитель в виде точки с запятой: так мы отделим то, что будет выше нуля, то есть превышение факта над планом, от того, что будет ниже нуля — наш любимый «отрицательный рост».
Теперь «раскрасим» наши ячейки и укажем, что результат должен выдаваться в процентном формате. Для чего перед нашим треугольничком, что смотрит вверх, проставим в квадратных скобках зеленый цвет (на английском) и добавим 0%. И то же самое проделаем перед треугольничком, смотрящим вниз. В результате наша строка будет иметь такой вид: [green]0%▲; [red]0%▼. Жмём ОК. Протягиваем вниз на все остальные строки (как вариант, все эти действия можно производить и сразу над всей выделенной областью, и если вы делали так — протягивание, разумеется, не нужно). Если редактор ругается на деление на ноль — удаляем содержимое пустого поля.
Готово, теперь наши треугольнички можно удалить, чтобы таблица приобрела более опрятный вид.
Однако описанный способ — компактный и элегантный, но далеко не единственный вариант визуализации план-факт-анализа с помощью опций форматирования. Например, применение встроенных в редакторе документов VK WorkSpace опций условного форматирования позволяет также эффективно визуализировать позиции, по которым план перевыполнен, как и факты «недобора». Например, гистограммами.
Варианты форматирования можно комбинировать. Например, значения больше нуля у нас залиты зеленым цветом, меньше — розовым, плюс, применён набор значков.
Начать дискуссию