Управление ФОТ: выбор программного инструмента

В структуру ФОТ входит не только базовая заработная плата за отработанное время, но и разнообразные стимулирующие выплаты, компенсации, взносы в социальные фонды, страховые и иные обязательные начисления. Каждая из этих составляющих может рассчитываться по собственным правилам, которые формируются на уровне конкретного предприятия: от индивидуальных договоров и внутренних политик до отраслевых нормативов и законодательных требований. Поэтому универсального подхода к расчету ФОТ, применимого ко всем компаниям, не существует. 

Кроме того, к планированию ФОТ предъявляются высокие аналитические требования: важен не только общий объем выплат, но и детализация по подразделениям, центрам финансовой ответственности, категориям сотрудников, периодам. Параллельно с этим часто требуется моделирование различных сценариев. Например, оценка последствий повышения окладов на 10% по отдельным департаментам или внедрения новой бонусной системы. 

На практике все это приводит к тому, что выбрать готовое программное решение «из коробки» крайне сложно. Особенно это проявляется в крупных организациях с развитой структурой и нестандартной системой мотивации. Так, на одном из наших проектов клиент, использующий Excel с набором макросов для расчета и моделирования бюджета ФОТ, обратился с вопросом: в какой из программных продуктов — «1С:ЗУП» или «1С:ERP» — целесообразнее перенести текущую систему планирования? 

Разобравшись в задаче, мы увидели следующую картину. Бюджет ФОТ клиента планируется помесячно, с разбивкой по фиксированным статьям расходов (оклад, налоги, премии, проезд, питание и т.д.) и по подразделениям. Расчет производится на основании трех ключевых наборов данных:

• Персональные данные, включая историю кадровых изменений и обезличенные плановые позиции;

• Информация по заработной плате, где фиксируются реальные выплаты с детализацией по категориям сотрудников;

• Ставки отчислений в фонды, применяемые к каждому виду начислений.

На базе этих данных формируется единая таблица, в которой по заданным формулам рассчитываются все статьи бюджета, проводится анализ «что, если?», моделируются различные сценарии. Далее проводится сравнение плана с фактическими данными, полученными из бухгалтерских проводок, с возможностью оценить отклонения по разным периодам и с разной степенью детализации.

Отдельное требование — жесткое разграничение прав доступа к персональным и зарплатным данным, что особенно важно в компаниях с высокой степенью конфиденциальности и сложной структурой. 

Учитывая специфику клиентских требований, мы пришли к выводу, что типовой функционал ни одной из двух систем не соответствует им в полной мере. И в том, и в другом случае требуются определенные доработки. 

На первый взгляд «1С:ЗУП» выглядит логичным выбором для работы с ФОТ. 

Типовой функционал системы действительно охватывает ключевые направления: штатное расписание, категории сотрудников, персональные данные, сведения о заработной плате, налоговых и страховых отчислениях. В системе есть базовые аналитические отчеты и механизмы, позволяющие формировать плановые показатели. Более того, получение фактических данных — одна из базовых задач ЗУП, и реализована она удобно и прозрачно. 

Однако ЗУП не располагает функционалом для сбора всех данных в единую таблицу и возможностью задать алгоритм расчета плановых данных. Информация о текущих и планируемых сотрудниках, кадровых изменениях, подразделениях и категориях хранится разрозненно и недостаточно просто собрать ее универсальным отчетом. 

Например, на расчет влияет не только ставка, но и статус сотрудника (основное место работы или совместительство), дата последнего повышения оклада, а также предполагаемый период действия изменений. В типовом функционале заложенной логики расчета таких сценариев нет — ее приходится разрабатывать отдельно. 

Следующий важный момент — моделирование сценариев. В системах планирования ФОТ одним из ключевых инструментов является анализ «что, если?»: возможность оперативно задать коэффициент изменения — например, +5% к окладу или +10% к бонусам — и тут же увидеть, как это отразится на общей сумме расходов. Такой инструмент помогает принимать управленческие решения на основе цифр, а не интуиции. В базовой версии ЗУП отсутствует описанная функциональность, что делает неизбежной дополнительную доработку системы. 

Отдельная сложность — управление доступами. Фактическими данными по сотрудникам, как правило, оперирует HR-служба. А вот плановой информацией, например, необходимостью в найме, замещении или изменении фонда оплаты труда, чаще владеют руководители подразделений. В таком случае требуется либо предоставить руководителю отдела ограниченный доступ в программу (что несет риск раскрытия конфиденциальных данных сотрудников), либо передавать информацию в отдел по управлению персоналом, где ее вручную внесут в ЗУП или загрузят из файла (но это требует разработки новой функциональности).

Есть и другие ограничения. Например, требуется разработать функциональность для формирования собственной формы бюджета ФОТ — с фиксированным набором статей расходов, заданной логикой расчета и возможностью сохранять версии бюджета за разные периоды. Поэтому невозможно организовать гибкую работу с планами, особенно если компания проходит через несколько итераций планирования в течение года. 

Кроме того, для проведения план-фактного анализа также нужно создать форму и разработать алгоритмы её заполнения. Нужно обратить внимание и на то, что в крупных и средних компаниях, как правило, отдельно бюджет ФОТ не ведут, а используют его данные в составе мастер-бюджетов.

Ведь ФОТ — только одна из составляющих общей финансовой картины. А итоговый бюджет — это всегда результат интеграции множества показателей из разных систем, будь то Excel-модели, другие решения 1С или специализированные BI-инструменты.

«1С:ERP» позиционируется как мощная платформа для финансового планирования.

Все ключевые инструменты — от развитого модуля бюджетирования, хранения версии бюджета и до план-фактного анализа — здесь уже предусмотрены. Пользователь может работать с различными сценариями, оперативно сравнивать плановые и фактические показатели, задавать параметры для моделирования «что, если?». 

На первый взгляд, все это делает ERP идеальным решением для задач бюджетирования ФОТ. Однако есть нюанс: система не содержит собственной инфраструктуры для работы с кадровыми данными и информацией о заработной плате, если речь идет о типовом сценарии использования в крупном и среднем бизнесе. Встроенный функционал ERP по учету персонала и зарплате достаточно редко используется в крупном и среднем бизнесе, поэтому мы его не рассматриваем. Большинство организаций решают задачи кадрового учета и расчета заработной платы с помощью ЗУП. 

В нашем кейсе в ERP отсутствуют данные по сотрудникам: нет разреза по должностям, категориям, датам кадровых изменений и другим ключевым параметрам, влияющим на расчеты. Чтобы задействовать эти данные при формировании бюджета ФОТ, необходимо создать структуру их хранения в ERP и наладить корректный обмен с ЗУП. Соответственно требуется разработка структуры хранения данных кадрового учета и алгоритмов загрузки из ЗУП с учетом мэппинга подразделений. При этом структура подразделений в ERP и ЗУП в большинстве случаев различается.  

Кроме того, для редактирования кадровых данных в соответствии с новой структурой их хранения потребуется разработка нового документа, а также доработка процедур заполнения и вычисления данных для документа «Экземпляр бюджета».

Нужно отметить и то, что в бюджете ФОТ присутствуют прочие расходы, которые формируются по типам расходов и подразделениям. В ERP фактические данные загружаются и хранятся в разрезе статей расходов и подразделений. Статьи расходов соответствуют видам начислений в ЗУП, но фактические виды начислений не являются типом расхода (относительно проекта внедрения, который мы рассматриваем). Поэтому потребовалась разработка алгоритма заполнения фактических данных по типам расходов.

Наконец несмотря на то, что в ERP можно реализовать функционал анализа «а что, если?» типовыми средствами, для оперативного пересчета итоговых расчетных данных (в моменте) также требуется создание новых возможностей программного решения.

*** 

Мы рассмотрели как достоинства 1С:ЗУП и 1С:ERP, так и наиболее крупные доработки, потребовавшиеся для выполнения требований клиента. При этом нельзя сделать однозначный вывод о том, какая из систем больше подходит для реализации поставленной задачи. 

Каждая из них содержит функционал, позволяющий спланировать бюджет ФОТ, однако объем необходимых доработок в обоих случаях сопоставим. В то же время нужно отметить, что оба решения продолжают развиваться, и в будущем их стандартные возможности могут сократить потребность в кастомизации.