1С на костылях и «Бермудский треугольник» первички: почему ваше ИТ — это проблема управления, а не техники

В прошлой статье про «ИТ-айсберг» мы выяснили: то, что собственник считает «техническим сбоем», на поверку почти всегда оказывается дырой в управлении. Судя по охватам и вопросам, тема задела за живое. Сегодня спустимся в святая святых любого бизнеса — в бухгалтерию.

Там, где ИТ-хаос встречается с финансовой отчетностью, рождаются самые дорогие ошибки.

1. 1С на «синей изоленте»

Большинство компаний живут в иллюзии, что их учет в безопасности, пока «1С открывается». На самом деле, инфраструктура часто держится на честном слове и личных скриптах одного-единственного программиста.

В чем здесь провал управления:

У вас нет документации. Если ваш «Вася» завтра решит сменить сферу деятельности, вы окажетесь перед запертым сейфом, к которому нет ключей.

• Нигилистический взгляд: Если система не описана так, чтобы её мог подхватить другой специалист без проведения углубленного аудита — у вас нет системы. У вас есть «черный ящик», за аренду которого вы платите зарплату.

2. «Бермудский треугольник» документов

Бухгалтерия — это конечная точка любого процесса. Но документы в неё стекаются как попало: PDF в WhatsApp¹, сканы в почте,

«оригиналы когда-нибудь дошлем».

Почему ЭДО не спасает:

Многие внедрили ЭДО «для галочки». Но если регламент позволяет менеджеру оплатить счет подрядчику без прикрепленного в системе электронного документа, менеджер выберет путь наименьшего сопротивления.

• Ошибка управления: Вы купили инструмент (ЭДО), но не изменили правила игры.

• Решение: Регламент должен быть «вшит» в софт. Нет документа в ЭДО — система физически блокирует кнопку «Оплатить». Жестко? Да. Зато первичка всегда в порядке.

3. Регламенты-пустышки: ловушка имитации

Я часто вижу у клиентов папки с надписью «Регламенты» и они даже не в печатном виде, а просто лежат в общих файлах на сервере. Там десятки страниц о том, как «космические корабли бороздят просторы». Это регламенты ради регламентов.

Почему они не работают:

1. Сложность: Если инструкция не помещается на одной странице, её никто не читает.

2. Отсутствие контроля: Если за нарушение регламента ничего не бывает, его не существует.

3. Надежда на сознательность: Вы надеетесь, что сотрудники будут «молодцами», а надо полагаться на архитектуру системы, которая просто не даст совершить ошибку.

4. Регламент «Судного дня»

Спросите своего айтишника: «Что мы будем делать, если база 1С сгорит прямо сейчас?». Если в ответ вы услышите «Ну, я попробую восстановить...», начинайте нервничать.

У вас должен быть короткий регламент (на одну страницу!), где прописано:

• Кто отвечает за бэкап (и кто проверял его последний раз).

• Где он лежит физически (если на том же сервере, что и база — считайте, его нет).

• RTO (Recovery Time Objective): Через сколько часов бизнес снова сможет выставлять счета.

Итог

ИТ-директор нужен не для того, чтобы чинить принтеры. Он нужен, чтобы превратить «ИТ-зоопарк» в предсказуемый механизм, где бухгалтерия не пьет валерьянку перед отчетностью, а собственник владеет своими данными не на словах, а по факту.

P.S. В моем Telegram-канале я выложил «Чек-лист проверки ИТ-безопасности для бухгалтера» и пример того самого регламента на одну страницу, который реально работает. Забирайте, чтобы спать спокойнее: Мой Telegram-канал