Кадровый учет в 2026 году: что нужно знать работодателю

Кадровый учёт – это сбор, обработка, хранение и передача данных о сотрудниках. Ведут его все компании и ИП с наемным трудом. (ст. 68 ТК РФ) 

1.    Оформление трудовых отношений;

2.    Учёт рабочего времени;

3.    Планированного отпусков;

4.    Подготовка отчетности в госорганы (СФР, ФНС, Росстат и др.);

5.    Хранения документов по сотрудникам (в т.ч. уволенным);

7.    Трудовой договор (ст. – ТК РФ):

8.    Заключается с каждым сотрудником;

9.    Содержит условия труда, оклад, режим работы, обязанности сторон.

10. Приказ о приёме на работе (форма Т-1):

11. Издаётся на основании трудового договора;

12. Служит основанием для записи в трудовой книжке и заполнение в личной карточке Т-2.

13. Трудовая книжка (бумажная или электронная):

14. Ведётся на всех работников, кроме совместителей и дистанционщиков;

15. С 2025 года новые сотрудники получают только электронные книжки (п.8 ст. ФЗ № 436-ФЗ)

16. Личная карточка работника (форма Т-2):

17. Содержит персональные данные, сведения о стаже, отпусках, поощрениях.

18. Табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13):

19. Фиксирует фактически отработанные часы;

20. Нужен для расчёта зарплаты, отпускных, больничных.

21. График отпусков (форма Т-7):

22. Составляется ежегодно до 17 декабря;

23. Обязателен для компаний с двумя и более сотрудниками.

24. Штатное расписание (Т-3):

25. Отражает структуру компании, должности, оклады, количество штатных единиц.

26. Локальные нормативные акты (ЛНА):

27. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

28. Положение об уплате труда;

29. Положение о персональных данных;

30. Должностная инструкция (если функционал не прописан в договоре). 

Актуализация должностей. С 01.01.2026 года название должностей в штатном расписании и других документах нужно производить в соответствии с новым классификатором ОКПДТР (016-2025) 

• Удалёнщиков;

• Филиалов в других городах;

• Оптимизации делопроизводства.

При составлении организационно-распорядительной документации применяется ГОСТ Р 7.0.97-2025.

В штатном расписании и трудовых договорах для некоторых категорий работников (с льготами/компенсациями) обязательно указывать код выполняемой функции по ОКЗ (например, для досрочной пенсии или работы во вредных условиях).

• кадровик (штатный или аутсорс);

• бухгалтер;

• секретарь;

• сам руководитель (для микробизнеса).

• бумажный (традиционный);

• электронный (таблицы, 1С, Контур, СБИС);

• смешанный (часть документов в бумаге, часть — в электронном виде).

• ПВТР;

• положение об оплате труда;

• положение о персональных данных;

• иные положения (о премировании, командировках и т. д.).

• входящих/исходящих документов;

• приказов;

• трудовых книжек (если ведете бумажные);

• ознакомления с ЛНА.

• бумажные документы

• электронные документы

• Трудовые договоры, приказы, личные карточки - срок хранения 50 лет (для документов после 2003 года) или 75 лет (до 2003 года);

• Табели, графики отпусков срок хранения - 5 лет;

• ЛНА - постоянно.

• 6‑НДФЛ — ежеквартально в ФНС;

• ЕФС‑1 (подразделы 1.1, 1.2, 2) — в СФР;

• статистические формы — в Росстат.

• за отсутствие обязательных документов или их неправильное оформление — от 30 000  до 50 000  для юрлиц;

• за повторное нарушение — от 50 000 до 70 000;

• за непредставление сведений в СФР (ЕФС‑1) — по ст. 126 НК РФ;

• за невыдачу работнику копии трудовой книжки или справки — от 5000 до 10 000 (ст. 5.39 КоАП РФ).

• Проверьте актуальность штатного расписания и кодов ОКЗ.

• Обновите ЛНА под требования 2026 года.

• Назначьте ответственного за кадры.

• Выберете ответственного за кадры.

• Выберете формат (бумажный/электронный/смешанный).

• Заведите обязательные журналы.

• Настройте систему хранения документов.

• Составьте график отчётности на год.

• Проведите аудит текущих кадровых документов. 

Грамотный кадровый учёт – это не только соблюдение закона, но и экономия времени, снижение рисков споров с сотрудниками и штрафов. В 2026 году важно учесть изменения в классификаторах и стандартах оформления документов.