Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой аналог соответствующего бумажного документа — подтверждает факт перевозки грузов автотранспортом, а также расходы на логистику и транспортные услуги.
В каких случаях оформляют ЭТрН
ЭТрН нужна:
Для любых коммерческих грузоперевозок, в которых грузоотправитель или грузополучатель привлекает перевозчика.
ЭТрН не нужна:
Для перевозок, которые осуществляются силами отправителя или получателя груза, с использованием собственного транспорта.
Зачем ЭТрН бухгалтерии
Оформленная в установленном порядке и подписанная всеми участниками перевозки электронная транспортная накладная — это первичный документ бухгалтерского учета, который подтверждает, что:
грузоотправитель передал груз перевозчику;
перевозчик доставил груз получателю;
грузополучатель принял груз и не имеет претензий.
ЭТрН предполагает указание стоимости доставки, а значит, с ее помощью заказчик транспортных услуг может подтвердить произведенные расходы, а перевозчик — полученные доходы.
Налоговая может истребовать транспортную накладную в качестве обоснования расходов на транспортировку и уменьшения базы при расчёте налога на прибыль. Кроме того, транспортная накладная подтверждает принятый к вычету НДС.
Как заполнять ЭТрН
ЭТрН содержит 4 обязательных файла обмена (называют также титулами или разделами) и 4 опциональных. Формат транспортной накладной утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Обязательные разделы:
1 — Погрузка. Грузоотправитель вносит информацию о сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах.
2 — Погрузка. Перевозчик вносит информацию о состоянии груза на момент приёма к перевозке.
3 — Выгрузка. Грузополучатель вносит сведения о приёме товара от перевозчика и состоянии груза.
4 — Выгрузка. Перевозчик вносит информацию о сдаче груза получателю.
Опциональные разделы:
5 — Фиксация стоимости. Перевозчик указывает финальную стоимость перевозки.
6 — Фиксация стоимости. Грузоотправитель подтверждает стоимость перевозки.
7 — Переадресация. Перевозчик вносит информацию об изменении грузополучателя или адреса доставки.
8 — Эстафета. Перевозчик вносит информацию о смене водителя или транспортного средства.
Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Новости ЭДО и цифровизации читайте в телеграм-канале СберКорус.
Что нужно для признания ЭТрН первичным и закрывающим документом
Электронная транспортная накладная станет подтверждением факта хозяйственной деятельности и произведённых расходов при соблюдении следующих условий:
Она оформлена в утверждённом ФНС формате (приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).
Все файлы обмена ЭТрН заполнены верно.
Документ подписан действительными ЭП.
В письме № ЕА-4-26/3976@ от 03.04.2023 ФНС разъясняет, что электронная транспортная накладная для признания первичным документом должна содержать реквизиты, указанные в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». То есть первичным и закрывающим документом ЭТрН, оформленная в утверждённом ФНС формате, будет исключительно при наличии правильно заполненных:
файла обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки (раздел 5);
файла обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки (раздел 6).
Разделы 5 и 6 не являются обязательными к заполнению, если участники грузоперевозки не планируют использовать ЭТрН как первичный и закрывающий документ.
Кроме того, для признания электронной версии документа равнозначной бумажному нужно использовать действительную квалифицированную электронную подпись (КЭП). При этом:
сертификат КЭП должен содержать актуальную информацию о владельце;
в сертификате КЭП должны быть указаны даты начала и окончания срока действия;
подпись может содержать метку доверенного времени — тогда проверка действительности будет осуществляться на дату подписания электронного документа.
Почему бизнесу выгодно использовать ЭТрН
У электронного аналога бумажной транспортной накладной есть несколько весомых плюсов:
Документ не потеряется, не порвётся и не испачкается в пути. Контрагент получит ЭТрН в неизменном виде, а значит, не будет задержек с взаиморасчётами.
В электронную ТН можно быстро внести изменения. Это также обеспечивает оперативность взаиморасчётов при обнаружении ошибок в процессе грузоперевозки.
ЭТрН не нужно дублировать на бумаге. Это гарантирует существенное сокращение затрат на бумагу и хранение документов.
«Транспортный ЭДО»— удобный сервис для обмена ЭТрН и другими юридически значимыми электронными перевозочными документами. Сервис поможет:
оперативно отслеживать и контролировать все процессы доставки груза и подписания документа;
быстро вносить изменения, отправлять и получать скорректированные документы;
безопасно хранить документы и при необходимости мгновенно находить нужные данные;
экономить время и деньги на каждом этапе работы с перевозочными документами.
Для подключения к сервису «Транспортный ЭДО»оформите заявку на сайте.
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KHDdW
Начать дискуссию